Administration numérique - Avec demarches-simplifiees.fr, l'Etat passe à la vitesse supérieure

C'est en rappelant l'objectif de positionner la France en champion mondialement reconnu de l'administration numérique, que Mounir Mahjoubi, secrétaire d’Etat au numérique, a présenté ce jeudi 1er mars l'outil demarches-simplifiees.fr. Ce service qui s'adresse à toutes les administrations publiques, doit permettre de "dématérialiser n'importe quelle démarche administrative en quelques minutes et sans aucun développement".
Ce service en ligne a été développé afin de numériser les quelque 1.500 démarches identifiées par la Direction interministérielle du numérique et du système d'information et de communication de l’État (DINSIC) comme non encore numérisées, en vue de l'objectif des 100% de services publics dématérialisés en 2022. Selon Philippe Vrignaud, en charge du projet, cette plateforme productrice d’e-formulaires pourrait générer une économie de l’ordre de 30 millions d’euros, à raison de 20.000 euros par procédure lorsque celle-ci est numérisée par un tiers privé.

Demarches-simplifiees.fr, mode d'emploi

Testée depuis deux ans sous le nom de Téléprocédures Simplifiées (TPS), la plateforme ouverte à des organismes publics volontaires leur a déjà permis de dématérialiser près de 1.000 procédures, de recueillir plus de 13.000 dossiers, et de réduire de 50% les délais de traitement des administrations qui l’utilisent.
La DINSIC ouvre désormais demarches-simplifiees.fr à toutes les administrations, leur permettant de générer un formulaire et son process de traitement (champs de saisie, désignation d’un agent en charge de l’instruction, etc.) dans un format volontairement sobre et générique.
Deux intégrations natives font la fierté des développeurs de la DINSIC : l’outil FranceConnect, qui permet l’authentification unique et sécurisée des administrés, et le recours aux interfaces de programmation informatique (API) de l’État, donnant accès à de nombreux jeux de données récoltées par l’État plate-forme (API entreprises, API particulier, données cartographiques, données Insee, Infogreffe, DGFIP ou encore registre national des associations). Ces deux outils permettent l’auto-remplissage partiel dès la constitution d’un dossier, en respect de l’engagement “Dites-le-nous une fois” inscrit dans le plan de modernisation de l’action publique, qui consiste à aller chercher les informations le plus possible là où elles existent déjà.

Un service résolument conçu pour répondre aux besoins des usagers et agents

La mutualisation des informations entre les différentes administrations, si elle facilite le "parcours usager", permet surtout de réduire la charge administrative qui pèse sur les agents instructeurs : gain de temps lors de la saisie et réduction du taux d’erreur permettent, in fine, de réduire significativement le taux de dossiers rejetés, une optimisation des efforts administratifs censée impacter des milliers d’actes.
Grâce à des fonctionnalités collaboratives et un système de messagerie intégré, développé sur le modèle des réseaux sociaux, les administrations pourront facilement demander des pièces complémentaires aux administrés, ou bien co-instruire un dossier avec les agents concernés. "Avec l’Anah (Agence nationale d’amélioration de l’habitat, ndlr), on a réussi à réduire une démarche de 16 mois à 4 mois, en mettant en réseau les dizaines d’agents impliqués dans le processus administratif", témoigne Henri Verdier, directeur de la DINSIC.
Côté usagers, la plateforme rationalise toute interaction avec les administrations, d’abord en réduisant le nombre de pages de Cerfa ou les pièces complémentaires demandées (récupérées via une API), puis en ouvrant la possibilité, via un tableau de bord des dossiers en cours, de suivre pour chacun d’entre eux les décisions prises par les différents agents instructeurs concernés. On pourra uploader jusqu’à 200 Mo de documents pour chaque formulaire, ce qui permettra, à horizon 2022 selon le plan Action Publique 2022, de traiter en ligne les demandes d’urbanisme.

"L’Etat plateforme produit de la puissance mise à disposition de ses partenaires"

Mounir Mahjoubi insiste sur le fait que "c’est la première fois qu’on est dans une démarche plateformisée : on pense l’informatique comme un légo, chaque brique conçue doit être utilisable par tous les autres utilisateurs".
De fait, l’outil a été conçu par une équipe dite de "start-up d’Etat", c’est-à-dire une équipe de développeurs relevant de la DINSIC travaillant dans une culture particulière d’innovation, de performance et d’intérêt général. "L’essence de la start-up d’Etat, c’est d’échouer rapidement, de corriger et de sortir une nouvelle version une semaine plus tard", décrit Henri Verdier. Un processus itératif qui a permis, en deux ans de prototypage, d’améliorer le produit au jour le jour grâce aux retours des partenaires testeurs. Avec cette méthode, "la DINSIC se positionne comme un offreur de solutions à tout l’écosystème des administrations publiques", commente Mounir Mahjoubi.
Parmi les partenaires venus témoigner du succès de cette période d’essais, Richard Smith, sous-préfet du Pas-de-Calais, a présenté l’exemple fructueux du recours à la plateforme dans le cadre d’un appel à projets de la préfecture à destination des quartiers prioritaires de la ville. Chacun des témoins a souligné la disponibilité de l’équipe des développeurs.
La libre mise à disposition du code source de demarchesimplifiees.fr relève d’une même volonté de renforcer l’État plateforme, qui encourage la mutualisation des efforts de développement et d’innovation. Le gain est également financier : utiliser les codes sources disponibles pour créer de nouveaux services permet aux administrations de réaliser des économies non négligeables.

100.000 dossiers numériques en 2018

Les équipes de la DINSIC ont déjà numérisé en propre 133 démarches, en plus du millier de formulaires en ligne développés par les partenaires testeurs. L’objectif est d’atteindre 500 démarches en 2018, permettant alors de traiter au minimum 100.000 dossiers par voie dématérialisée.
Dans un souci de transparence, la liste des démarches dématérialisées sera publiée en ligne, ainsi que celle des procédures en cours de numérisation. Les citoyens pourront saisir les administrations sur ce tableau de bord du "100% démat" en signalant toute démarche manquante dans le plan de numérisation, la DINSIC estimant qu’elle n’est pas infaillible sur le repérage des très nombreux formulaires existants.