Des archives décentralisées pour la commune nouvelle de Longuenée-en-Anjou (49)

Créée en 2016, la commune nouvelle de Longuenée-en-Anjou (6.500 habitants) a opté pour une répartition des services municipaux dans les quatre communes déléguées qui la composent. L’enfance-jeunesse et les ressources humaines, l’urbanisme, les finances et la comptabilité ainsi que le secrétariat général, le social et la communication sont donc exercés sur quatre sites distincts. « Cette organisation présente notamment l’avantage de maintenir un accueil dans toutes les communes déléguées, tout en évitant le problème des agents isolés », soutient Emmanuel Leguay, directeur général des services de la commune.

Un archivage dans chaque commune déléguée

Cette solution décentralisée suppose cependant de mettre en place un service adapté d’archivage des documents. « Nous avons pris l’option de regrouper les archives historiques sur un site central et de rassembler dans les communes déléguées les archives des services qu’elles hébergent depuis la création de la commune nouvelle. » Les documents papier sont donc stockés sur le lieu de travail des agents qui en ont besoin. Pour les documents numériques, des évolutions sont en cours. Jusqu’à la fin de l’année 2021, ils restent accessibles sur les quatre serveurs des communes déléguées, puis ils seront regroupés sur un seul serveur, avec une nouvelle arborescence, qui contribuera à l’uniformisation des pratiques et à la rationalisation de la gestion des archives. « Ce serveur commun nous aidera également à développer la dématérialisation et à réduire la consommation de papier », fait valoir Emmanuel Leguay.

Faire appel à un archiviste qualifié

Pour exécuter ce travail dans les règles de l’art, la commune nouvelle s’est appuyée sur les archives départementales du Maine-et-Loire. Depuis le milieu des années 1990, le département a créé un dispositif d’archivistes itinérants. Il permet de répondre aux demandes des communes qui souhaitent être accompagnées dans la mise en ordre de leurs archives. Christophe Gandon, responsable des relations auprès des collectivités locales au sein des archives départementales du Maine-et-Loire, se rend dans les communes qui font appel à ses services. Il procède d’abord à un diagnostic de la situation des archives, il évalue le temps nécessaire à la réorganisation des archives municipales ou intercommunales avant de mettre la collectivité en relation avec un archiviste professionnel. Il appartient ensuite à la collectivité de l’embaucher sous la forme d’un contrat à durée déterminée et de négocier sa rémunération.

Un service complet

À Longuenée-en-Anjou, la rémunération de l’agent contractuel à durée déterminée est calquée sur le premier échelon de la grille d’attaché de conservation du patrimoine. Sa prestation sur une durée de près de deux ans porte aussi sur la formation des agents, afin qu’ils deviennent autonomes sur l’archivage. En outre, précise Emmanuel Leguay, « il apporte une valeur ajoutée sur la définition de la nouvelle arborescence numérique élaborée avec chacun des services concernés, pour l’adapter à leurs nécessités de fonctionnement. Une commune de 6.500 habitants ne pourrait s’offrir les services d’un archiviste aussi qualifié à demeure ». Complément appréciable, le service des archives départementales assure un contrôle scientifique et technique de la prestation effectuée par l’archiviste itinérant.

Un accompagnement à titre gracieux

Le coût de ce service pour la collectivité, hors achat de matériel, se circonscrit à la rémunération de l’archiviste. Les archives départementales du Maine-et-Loire ont fait le choix de réaliser gracieusement pour les collectivités territoriales le diagnostic, la mise en relation et le suivi de la mission d’archivage. « C’est peut-être une des raisons du succès de ce service, qui n’a cessé de croître depuis sa création », se réjouit Christophe Gandon. « Au milieu des années 1990, un ou deux archivistes itinérants travaillaient seulement une partie de l’année, aujourd’hui ils sont 13 et leurs périodes d’inactivité sont extrêmement réduites. » Avec pour conséquence d’offrir aux collectivités un solide dispositif d’archivage.