Bourgogne : une salle dématérialisée des marchés pour tous les acteurs publics de la région

Réunions publiques, mailing, porte-à-porte, communication via tous les réseaux locaux... la direction des marchés publics du conseil régional ne ménage pas ses efforts pour informer toutes les collectivités locales bourguignonnes (communes, départements, intercommunalités) mais aussi tous les établissements publics (Sdis, offices HLM, hôpitaux, établissements d'enseignement,...) sur le groupement d'achat en voie de constitution à l'échelle régionale pour la mise en oeuvre de la plate-forme e-bourgogne. Même la nouvelle élue régionale en charge des marchés publics, la vice-présidente Martine Vandelle, a pris son bâton de pèlerin pour porter ce projet d'envergure aux quatre coins de la Bourgogne.
De quoi s'agit-il ? De créer une plate-forme unique offerte à l'ensemble des donneurs d'ordre publics pour assurer la dématérialisation des appels d'offres mais aussi de tous les marchés publics quel que soit leur montant. Les avantages ne manquent pas. Cette solution clé en main permet à toute collectivité de répondre à l'obligation légale de dématérialisation des procédures prévues à l'article 56 du Code des marchés. Il suffira juste de disposer d'un ordinateur et d'une connexion à internet haut débit. L'intérêt réside aussi dans la mutualisation des coûts et des développements informatiques. Les coûts de publication des appels d'offres seront inférieurs à ceux pratiqués sur le marché et la publication des consultation pour les marchés à procédure adaptée sera gratuite.

Effet de publicité maximisé

Quant aux entreprises, elles trouveront en ligne, à une seule adresse, tous les besoins d'achat des collectivités publiques de Bourgogne. Une démarche pertinente quand on sait que 80% des candidats aux marchés publics de Bourgogne sont bourguignons. Ceux-ci pourront télécharger les différents documents relatifs à un appel d'offre, y répondre par voie dématérialisée dans un cadre sécurisé (avec signature électronique) et visualiser ensuite le suivi donné à ses réponses. Un service d'alerte par mail, par SMS ou par téléphone permettra d'informer les entreprises qui le souhaitent de la publication des nouveaux marchés. Cette plate-forme devrait ainsi maximiser l'effet publicité des avis mis en ligne, avec pour conséquence, une augmentation du volume des réponses et donc une optimisation dans le choix des prestataires.
"Une fois connue des différentes entreprises, cette plate-forme pourra constituer une publicité suffisante et permettre d'éviter les insertions presse pour nos marchés inférieurs à 90.000 euros et constituer ainsi une source d'économie", escompte Florence Trinh, directrice du service des marchés publics au conseil régional.

Porteur de solidarité entre acheteurs publics

Chaque collectivité gérera son propre compte en toute indépendance et confidentialité et s'occupera de la publication de ses avis. "La dématérialisation des procédures impose une plus grande rigueur aux acheteurs publics pour définir par écrit leurs besoins et spécifier leurs critères de choix des offres", prévient Florence Trinh.
Le regroupement des acheteurs publics au sein d'une même plate-forme est en même temps porteur de nouvelles solidarités et incitera sans nul doute à la multiplication des achats groupés. Il est d'ores et déjà envisagé la création d'une banque de données de cahiers des charges, d'outils d'aide à la rédaction des marchés publics pour les petites communes, la mise en ligne de catalogues de produits et services des fournisseurs, la dématérialisation des paiements.
Dans une deuxième phase de développement de e-bourgogne, il est prévu que les collectivités transmettent de façon électronique les marchés en préfecture pour le contrôle de légalité, les pièces comptables et l'archivage, avec l'objectif du 100% dématérialisation à l'horizon 2007.

Formation d'accompagnement au changement

Difficile d'imaginer le fonctionnement de cette plate-forme à laquelle devrait participer plus de 2.000 collectivités sans coordination et appui technique et humain. "On s'oriente vers la création d'une structure de gestion de la plate-forme, une sorte de GIP extérieur au conseil régional", confie Florence Trihn. A cette structure de faire vivre et dynamiser la plate-forme, d'apporter une assistance téléphonique comme de proposer des améliorations et de nouveaux développements en fonction des remontées des utilisateurs (acheteurs et fournisseurs).
La délégation régionale du CNFPT proposera, pour sa part, des formations d'accompagnement au changement pour tous les personnels concernés. Parallèlement, la région prévoit un gros plan de communication/formation en direction des entreprises, via les chambres consulaires et les fédérations professionnelles. Objectif : qu'elles aient le réflexe de consulter les marchés sur la plate-forme mais aussi d'y répondre en ligne et les inciter à dématérialiser aussi leurs factures.
La "salle virtuelle des marchés publics" de Bourgogne, financée à part égale par le conseil régional et l'Etat (plan gouvernemental Adele)  pour un coût d'investissement total de 1 million d'euros, devrait être opérationnelle au 1er janvier 2005. Elle constitue la première brique d'une plate-forme de services à destination des entreprises et des citoyens bourguignon. Un premier pas vers l'administration électronique?

Emmanuelle Yohana / EVS pour Localtis
 
 

"Il faut réinventer tout le circuit de validation par voie électronique des procédures d'achat"

Florence Trinh, directrice du service des marchés publics à la région Bourgogne revient sur la mise en place de la dématérialisation des achats au sein même des services du conseil régional. Un changement culturel en marche...

Avez-vous déjà testé au conseil régional de Bourgogne, pour vos propres achats, des procédures de dématérialisation ?

Oui, nous avons lancé notre propre plate-forme de dématérialisation des achats en janvier 2004 pour justement se rendre compter des différents problèmes grandeur nature qui peuvent se poser et en tirer des enseignements pour la future plate-forme e-bourgogne. Nous mettons en ligne sur ce site les avis de publicité de tous nos marchés, avec la possibilité pour les fournisseurs de télécharger toutes les pièces du dossier de consultation. Nous leur proposons également un service gratuit d'alerte par mail sur les nouvelles publications de nos différents marchés. Ils peuvent aussi répondre par voie électronique pour les marchés à procédures adaptées (procédure qui ne nécessite pas de signature électronique). C'est dans le domaine de la maîtrise d'oeuvre (architectes) que nous avons jusqu'à présent reçu le plus d'offres dématérialisées. Par contre, nous n'avons pas encore testé les réponses par voie électronique pour les marchés formalisés.

Quelle réorganisation au sein des services cette dématérialisation des achats induit-elle ?

Il ne s'agit pas tant d'une réorganisation des services que de nos procédures. Car nos services sont déjà organisés de façon centralisée : les fonctions juridiques, achats, organisation de la commande publique et paiement des marchés sont réunies dans une seule direction des marchés publics. Une configuration plutôt idéale pour mettre en oeuvre ce projet. Par contre, il nous faut réinventer tout le circuit de validation par voie électronique des procédures d'achat, via un système de code d'accès différencié selon que la personne intervient pour ouvrir un document, l'attester, l'analyser, le modifier, le transmettre ou le signer. Je suis plutôt confiante sur l'appropriation de ces procédures dématérialisées par les agents du service : ils se sont déjà facilement adaptés à la mise en ligne des avis de publicité.

Votre objectif affiché est d'aboutir à une "dématérialisation des achats à 100%". Qu'en est-il ?

C'est effectivement notre souhait. Il nous paraît logique de poursuivre jusqu'au bout la chaîne de dématérialisation des achats au-delà de la mise en ligne des avis et de la réception des offres par voie électronique. L'idéal serait de pouvoir notifier le choix d'attribution, transmettre les pièces justificatives au Trésor général payeur ou au contrôle de légalité par voie électronique. Des projets de dématérialisation sont déjà en cours au niveau du Trésor public (programme Hélios) et du contrôle de légalité (projet Fast). Nous avons des contacts avec le Minéfi et la préfecture à ce sujet, notamment pour veiller à l'intéropérabilité des différentes plate-formes. Nous voudrions que ce projet aboutisse rapidement.

Quid des collectivités bourguignonnes qui auront raté le coche, qui n'aurait pas pris de délibération avant le 30 juin pour adhérer au groupement d'achat ?

Plus d'un millier de collectivités ont déjà manifesté leur intérêt pour rejoindre le groupement d'achat, certaines ont déjà pris leur délibération. Aucune, en tout cas, n'a manifesté de refus. Nous allons relancer les 200 plus grosses collectivités pour qu'elles n'oublient pas cette date butoir. Dans l'hypothèse où une petite collectivité n'aurait pas pris de délibération, elle pourra quand même utiliser gratuitement la plate-forme pour la dématérialisation de ces marchés à procédure adaptée, mais pas pour les appels d'offres.

Un calendrier très serré pour un lancement opérationnel au 1er janvier 2005

Depuis fin mai, la société chargée de metttre en oeuvre le projet de la plate-forme est choisie. Après différentes étapes d'ajustement, la dématérialisation devra être opérationnelle début 2005.

28 mai 20004 : désignation de l'assistant à maîtrise d'ouvrage (société Valoris) chargé d'accompagner le projet jusqu'à sa mise en oeuvre.

30 juin 2004 :  date butoir impérative pour les collectivités pour adhérer (gratuitement) au groupement d'achat. Elles devront avoir adopté, au plus tard à cette date, une délibération les autorisant à passer une convention de groupement d'achat pour la mise en oeuvre de la plate-forme e-bourgogne.

1er juillet 2004 : lancement d'un appel d'offre par dialogue compétitif avec au minimum trois à cinq candidats.

Mi-septembre 2004 : notification du marché.

Octobre-décembre 2004 : premiers tests.

1er janvier 2005 : lancement opérationnel de la plate-forme de dématérialisation des achats.

2005-2006 : développement de nouvelles fonctionnalités : dématérialisation des paiements et du contrôle de légalité.

E-bourgogne : une future plate-forme de services pour les citoyens et les entreprises

La dématérialisation des achats n'est que la première brique de la plate-forme e-bourgogne. Cette expérimentation nationale pilote d'administration électronique, lancée fin 2003, s'inscrit dans le cadre du plan gouvernemental Adele.

La plate-forme e-bourgogne proposera aux citoyens et aux entreprises des services fournis par l'ensemble des organismes publics présents sur le territoire bourguignon. Deux premiers services seront opérationnels dès 2005 : la dématérialisation des marchés publics et le dossier unique d'aide aux entreprises. Des services destinés aux citoyens seront progressivement mis en ligne : la déclaration unique de changement d'adresse et d'autres actes de la vie courante (en relation avec "monservice-public.fr") ainsi que l'orientation pour l'accès à la formation. Les conditions de mise en oeuvre de la dématérialisation du contrôle de légalité seront par ailleurs étudiées au cours de l'année 2005. D'autres développements sont envisageables, comme par exemple l'organisation des transports scolaires ou la mise à disposition du cadastre numérisé.
"L'expérimentation menée en Bourgogne servira de support à l'extension de dispositifs similaires en France", souligne la convention de partenariat adoptée le 7 novembre 2003 entre l'Etat et le conseil régional pour ce projet.
Budget prévisionnel de e-bourgogne : 10 millions d'euros, financé à part égale par l'Etat et la région.