Cherbourg dématérialise le contrôle de légalité

La dématérialisation des actes soumis au contrôle de légalité figure parmi les 140 mesures du plan Adele (administration électronique) lancé par les pouvoirs publics en février 2004. Parmi elles, le programme "Actes" (Aide au contrôle de légalité dématérialiSé), élaboré par le ministère de l'Intérieur, offre la possibilité aux collectivités d'envoyer, sous forme électronique, les actes soumis à l'obligation de transmission au préfet dans le cadre du contrôle de légalité. C'est dans ce contexte que la mairie de Cherbourg-Octeville (42.000 habitants) signe une convention avec la préfecture de la Manche, au mois de septembre 2007, en vue de la dématérialisation des délibérations du conseil municipal. Pour la commune, plusieurs facteurs expliquent ce choix : "Nous disposions déjà d'une expérience dans le domaine de la télétransmission avec la dématérialisation des bulletins de salaire des agents et le paiement par Internet des factures de restauration scolaire, accueil périscolaire, études surveillées, centres de loisirs et crèches. Par ailleurs, le départ en retraite d’un agent du secrétariat général nous a incité à réfléchir à une meilleure rationalisation des tâches", explique Dominique Olier, directrice de l'administration générale à la mairie de Cherbourg-Octeville.

Réduction des coûts, traçabilité, sécurité juridique, gain de temps…

En pratique, la nouvelle procédure repose sur une répartition des tâches bien définie. Chaque direction prépare ses projets de délibération sur l'intranet municipal, à partir d'un modèle au format Word et d'une grille regroupant toutes les informations nécessaires à la dématérialisation, notamment celles relatives à la nomenclature des actes. À l'issue du conseil municipal, les agents du secrétariat général complètent la feuille d'entête de chaque délibération, en fonction des décisions prises puis transforment les documents - y compris les pièces annexes - en format PDF. Une fois les étapes de relecture et de validation effectuées, la délibération est envoyée à la préfecture, via une plateforme de télétransmission sécurisée (certificat électronique de classe 3). Pour Dominique Olier, les avantages de la dématérialisation sont nombreux, comme la réduction des coûts (absence de frais postaux), la traçabilité, la contribution au développement durable (réduction de la consommation de papier et des besoins de transports), la sécurité juridique et surtout le gain de temps : "L'obtention de l'accusé de réception de la préfecture intervient dans un délai très court, de l'ordre de quelques minutes seulement." Autre bénéfice : chaque direction peut désormais récupérer sa délibération sous forme dématérialisée sur l'intranet, sans qu'il y ait de retour papier par le secrétariat général. "Cela nous évite d'être sollicité directement par chaque direction qui souhaite savoir à quelle étape en est sa délibération." Enfin, cette procédure permet de valoriser le rôle des agents : "Ils ressentent cette évolution comme une professionnalisation de leur métier. Des tâches matérielles fastidieuses ont été supprimées, favorisant un gain de temps non négligeable qui leur permet de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée." Financièrement, l'investissement reste raisonnable : "L'abonnement annuel à la plateforme de dématérialisation revient à 2.500 euros et l'achat de deux certificats électroniques s'est élevé 300 euros."
Depuis 2007, 579 actes soumis au contrôle de légalité ont fait l'objet d'une transmission dématérialisée. Pour la mairie, ce bilan positif ouvre de nouvelles perspectives : "En plus des délibérations du conseil municipal, nous envisageons de télétransmettre d'autres actes au contrôle de légalité comme les arrêtés, les actes de police du maire ou les décisions du Maire prises par délégation du conseil municipal", annonce Dominique Olier. L'utilisation de cette procédure permet une application très rapide de la décision. Cela pourrait être très utile en cas de prise d'une décision en urgence en matière de voirie, de stationnement ou de fermeture temporaire de locaux.

Pascal Clouet / PCA pour la rubrique Expériences du site Mairie-conseils