Clamart supprime les pièces justificatives grâce à l’API des impôts

« A Clamart, chaque année nous avions une file d’attente devant la mairie pour l’inscription à la cantine et aux activités périscolaires. Une attente qui s’expliquait par la nécessité pour les familles de produire des pièces justificatives pour le calcul du quotient familial » explique Jean-Didier Berger maire de Clamart. Une situation qui a conduit la mairie à s’intéresser dès 2017 aux connecteurs proposés par l’Etat pour autocompléter les formulaires.

Formulaire prérempli

Ces connecteurs, ou application programming interface (API), vont chercher le revenu fiscal de référence nécessaire au calcul directement dans les bases de la direction générale des finances publiques (DGFIP). « Avant, les agents devaient vérifier les justificatifs, les photocopier puis saisir les données dans le logiciel. Désormais cette donnée (base sur les revenus n-2) est directement intégrée dans le formulaire en ligne accessible via le portail famille » se félicite Aurélie Coutant, directrice de la relation usagers à la mairie de Clamart. Et si les citoyens évitent un déplacement, la procédure gagne aussi en fiabilité et en confidentialité « car avant les agents pouvaient se tromper et accédaient, malgré eux, à toutes les informations confidentielles figurant sur le relevé d’imposition papier».  

Adaptation au portail famille

Simple dans son concept, le déploiement du service a nécessité un fonctionnement en mode projet. L’éditeur de la collectivité (Agora) n’était ainsi pas familier de cette API, l’application métier et les formulaires en ligne devant être adaptés (coût : 18000 euros). « La formule de calcul des quotients familiaux est par ailleurs spécifique à chaque commune. Nous n’avons par exemple pas la même conception de la notion de « part » que les impôts, pour qui un enfant revient à 0,5 part alors que c’est une part entière chez nous » détaille Aurélie Coutant. L’Api est enfin soumise à une habilitation qu’il a fallu obtenir auprès de la DINUM (ou « jeton »), seules les entités habilitées pouvant prétendre à utiliser une donnée aussi sensible que le revenu fiscal de référence.

Accompagnement des agents

Le projet nécessite ensuite un accompagnement des agents municipaux.  Libérés de la saisie des données, les agents d’accueil voient leur rôle évoluer. Dans un premier temps ils ont dû expliquer aux usagers la nouvelle procédure, voire leur montrer sur un écran. Ils continuent par ailleurs de traiter les cas particuliers – comme liés à un brusque changement de situation des parents – et accompagnent les personnes dans l’incapacité de réaliser les formalités en ligne. Un nombre minime comme le montrent cependant les statistiques de la mairie : désormais pour les 2800 familles concernées (6000  enfants) 85% des formalités sont réalisées en ligne.

D’autres possibilité de simplification

Avec cette première API, la collectivité a ouvert un champ de possible nouvelles simplifications. L’offre d’API de l’Etat ne cesse ainsi de s’étoffer avec 70 connecteurs répertoriés sur le portail gouvernemental pour récupérer (par exemple) les données de la CAF, le Kbis des entreprises ou encore le statut d’étudiant boursier… « Autant de pistes intéressantes mais qui nécessitent des investigations et de la chefferie de projet. Ce qui nous manque c’est une sorte de parcours pour aider les collectivités à appréhender ce chantier de simplification » relève Aurélie Coutant. La simplification des formulaires passe en outre par un toilettage de la formalité elle-même en se demandant notamment si toutes les pièces demandées sont justifiées…. Enfin, la simplification concerne aussi l’offre de téléservices de la collectivité. A cet égard, la ville a dû renoncer pour l’heure à fusionner son portail citoyen avec son portail famille, gérés actuellement par deux éditeurs différents».