Comment communiquer des documents administratifs ?

Cette fiche question/réponse est extraite du document publié par Mairie-conseils en avril 2014 : Les 101 questions que vous allez vous poser … et leurs réponses – Manuel à destination des élu(e)s des communes de moins de 3 500 habitants.

Vous êtes sollicité par les demandes de communication de documents administratifs les plus divers : délibérations, arrêtés, permis de construire, documents d’urbanisme, ...
 

Les modalités de communication des documents administratifs

L’accès aux documents administratifs s’exerce au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de la collectivité par une consultation gratuite sur place, sauf si la présentation de document ne le permet pas, ou par la délivrance d’une copie (1). Si le demandeur exige une copie, celle-ci peut lui être délivrée à la condition que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document.
 

Le coût de la communication

Des frais de reproduction peuvent être facturés sans toutefois que ces frais ne puissent excéder le coût de cette reproduction. Après délibération du conseil municipal, vous pouvez demander au maximum un montant de 0,18 € pour des copies délivrées sur des pages de format A4 en impression noir et blanc, 1,83 € pour des copies délivrées sur une disquette ou 2,75 € pour des copies faites sur cédérom (2). Les copies de documents délivrées sur des supports autres que ces derniers font l’objet d’une tarification déterminée par votre commune. En revanche les charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l’envoi du document ne peuvent être facturées au demandeur. Si la communication est faite par courrier électronique, elle est sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique.
 

Les demandes abusives

Si la loi prévoit que lorsqu’une administration est saisie d’une demande de communication d’un document qu’elle ne détient pas, elle est tenue de la transmettre à l’administration détentrice et d’en avertir l’administré, vous n’êtes pas tenu de donner suite aux demandes abusives, en particulier par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique.
 

(1) Loi n°78-753 du 17 juillet 1978
(2) Arrêté du 2 octobre 2001