Convocations et délibérations : faut-il garder la preuve ?

Si le fonctionnement du conseil municipal repose sur les dispositions du CGCT, également applicables à celui des assemblées délibérantes des EPCI (CGCT, art. L.5211-1), il bénéficie également des précisions apportées par la jurisprudence administrative.
 

La loi nous rappelle que toute convocation du conseil municipal est faite par le Maire (art. L.2121-10). Mentionnée au registre des délibérations et affichée à la porte de la mairie (art. R.2121-7) ou publiée, la convocation indique les questions portées à l'ordre du jour. Elle est adressée par écrit, au domicile des conseillers municipaux ou, s'ils en font la demande, envoyée à une autre adresse ou transmise de manière dématérialisée par Internet.
 

Dans les communes de moins de 3 500 habitants, la convocation est adressée trois jours francs au moins avant celui de la réunion, tandis que dans les communes de 3 500 habitants et plus, le délai de convocation est fixé à cinq jours francs. Dans ces communes de 3 500 habitants et plus, une note explicative de synthèse sur les affaires soumises à délibération doit être adressée avec la convocation aux membres du conseil municipal (art. L.2121-11 et L.2121-12). Ces conditions s’appliquent aux EPCI qui comptent au moins une commune de 3500 habitants et plus.
 

Le délai de 3 jours (ou 5 jours) francs ne commence à courir que le lendemain du jour où la convocation est adressée aux conseillers municipaux et n’expire que le lendemain du jour où les 3 jours (ou 5 jours) sont passés. Un délai de 3 jours (ou de 5 jours) entiers doit donc être compté entre la date à laquelle les convocations sont adressées et la date de la réunion du conseil municipal (CE, 3 juin 1983, n° 31680). Du bon respect de ces formalités dépend la légalité des décisions prises par l’assemblée délibérante. Aussi, la commune ou le groupement concerné doit rester en mesure de rapporter la preuve de l’accomplissement des formalités exigées par la loi.
 

A cet égard, le Conseil d’Etat vient de considérer que la personne qui soutient que les délais légaux d'envoi des convocations à un conseil municipal n'ont pas été respectés, alors que ce respect ressort des mentions du registre des délibérations du conseil municipal, doit apporter des éléments circonstanciés au soutien de son affirmation. En l'absence de tels éléments, ses allégations ne sauraient conduire à remettre en cause les mentions précises du registre des délibérations qui, dans ces conditions, font foi jusqu'à preuve du contraire.
 

En outre, dans cette affaire, si les " lettres circulaires " de convocation produites par la commune ne mentionnaient pas le nom et l'adresse de chacun des élus, cette seule circonstance ne saurait suffire à caractériser une méconnaissance des dispositions de l'article L. 2121-10 du code général des collectivités territoriales (CE, 8 juin 2016, n°388754).
 

Les décisions du conseil municipal revêtent la forme de délibérations qui doivent être signées par tous les membres présents à la séance, ou elles indiquent la cause qui a empêché les conseillers présents de signer (CGCT, art. L.2121-23). Le Conseil d’Etat a précisé que le respect de ces modalités de signature étaient suffisantes pour rapporter la preuve de leur existence sans que ces délibérations mentionnent outre cette signature, le nom, le prénom et la qualité des signataires en application de l’article 4 de la loi du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations (CE, 22 juillet 2016, n° 389056).