En Normandie, les DDE développent le suivi des permis de construire sur internet

Dans les départements du Calvados, de la Seine-Maritime et de la Manche, un usager suit sur internet l'instruction de sa demande de permis de construire, étape par étape. Cette démarche inédite a été initiée en 1999 par la direction départementale de l'équipement (DDE) du Calvados qui a ainsi créé le premier site des services déconcentrés de l'Equipement. La démarche relevait d'un constat simple, qu'explique Jean Hénaut, chargé du volet informatique du projet à la DDE : "Perturbés dans leur travail par les appels constants des demandeurs légitimement désireux de connaître la situation de leur dossier, les agents instructeurs avaient des difficultés à répondre à toutes les demandes. Les pièces sont-elles bien parvenues, des services annexes ont-ils été consultés, la décision a-t-elle été prise par le maire ? Il nous fallait mettre au point un système qui permette un accès direct et automatique à ces détails." La mise en oeuvre de l'outil a nécessité une année de préparation et misait tout d'abord sur le minitel, très utilisé alors. L'idée d'un site internet a ensuite été retenue, avec pour principe de ne pas contraindre les agents à des saisies supplémentaires. Ce sont en moyenne 7.000 à 8.000 permis de construire qui sont instruits chaque année à la DDE du Calvados.

Le fonctionnement n'est pas modifié

"Nous avons mis en place une procédure automatisée de remontée de l'information et de mise en ligne", poursuit Jean Hénaut. Outre l'aspect technique avec d'importantes contraintes d'usage, il a fallu régler les problèmes administratifs comme la déclaration à la Commission nationale de l'informatique et des libertés. "De nombreuses réunions ont été organisées en amont dans les collectivités afin de présenter le contenu du site. Il était important qu'il y ait une véritable coopération avec l'ensemble des partenaires", explique Sophie Boyer, webmaster à la DDE du Calvados. Favorablement accueilli, le site est rapidement monté en puissance, passant de 150 consultations par mois durant sa première année à une moyenne de 800 consultations aujourd'hui. Ce sont autant de coups de téléphone qui n'arrivent plus à la DDE. Les instructeurs se consacrent davantage à leur travail de suivi des permis.
La même procédure a été adoptée avec succès par les DDE de la Seine-Maritime et de la Manche. "Ce nouveau service n'a en rien modifié le fonctionnement de l'instruction, ni les procédures en place avec les collectivités locales", précise Christophe Enderlé, adjoint au directeur du service aménagement du territoire à la DDE de Seine-Maritime. Toutefois, dans ce département, il reste encore un important travail d'information et de communication à réaliser autour du dispositif mis en place.

Une utilisation intelligente des nouvelles technologies

Alfred Trassy-Paillogues, député-maire d'Yerville, une commune de 2.500 habitants qui enregistre annuellement une quarantaine de demande de permis de construire, avoue ne pas connaître ce dispositif. Il le considère néanmoins avec bienveillance : "C'est à mon avis une utilisation intelligente des nouvelles technologies. Elle permet de rapprocher le citoyen des services publics." A Montville, 5.000 habitants, en Seine-Maritime également,la mairie dit "ne pas avoir connaissance de ce dossier" non plus. Ici, on privilégie "un contact direct avec la DDE pour rattraper l'important retard dans l'instruction des permis". Le département de la Manche commence pour sa part la phase de développement de ce service. L'outil devrait se révéler particulièrement utile face à l'explosion du nombre de demandes d'instruction : 8.800 permis de construire en 2005, soit une augmentation de 18%.
Le ministère de l'Equipement songe désormais à étendre ce service à l'ensemble du territoire. "C'est une prestation qui entre dans la stratégie d'une meilleure information aux usagers préconisée par le ministère", conclut Brigitte Phémolant, sous-directrice du droit de l'urbanisme à la direction générale de l'urbanisme, de l'habitat et de la construction.

Willy Oriou / Innovapresse Rouen pour Localtis

"L'opération est totalement transparente"

Etienne Cool, maire d'Orbec (Calvados, 2.700 habitants), participe à l'échange d'informations avec la DDE sur l'instruction des permis de construire.

Comment s'est organisé le partenariat avec la DDE ?

Le plus simplement du monde. Nous avons eu des contacts informels avec les services de la DDE qui nous ont expliqué l'intérêt de ce nouveau service pour les pétitionnaires, à charge pour nous d'en informer les candidats lors du dépôt de demande de permis de construire. Nous mettons à leur disposition en mairie des plaquettes d'information fournies par la DDE.

Est-il nécessaire d'établir un partenariat mairie-DDE ?

L'opération est totalement transparente pour la mairie et ne demande aucune formalité ni participation financière. Ce sont les agents instructeurs de la DDE qui retiennent les informations utiles et les renvoient vers le site web.
Quels sont les avantages ou les inconvénients du système ?
Le dispositif offre une réelle liberté car il permet au pétitionnaire de pouvoir suivre l'instruction de sa demande de permis sans contrainte d'horaires ni de disponibilité des services de la DDE ou de la mairie. En revanche, un tel outil ne doit pas se substituer systématiquement au dialogue direct car certains dossiers justifient des explications spécifiques.

L'utilisation du web peut-elle être élargie à d'autres services ?

Le département du Calvados lance une opération dans laquelle des mairies proposeront un accès internet vers d'autres services comme l'ANPE ou la CAF. Cela va au-delà d'une diffusion d'informations techniques puisqu'il sera possible de dialoguer en direct avec un agent par l'intermédiaire d'une webcam. On imagine l'intérêt d'une telle offre notamment dans les zones rurales.

Une procédure "gagnant-gagnant"

Un accès plus aisé aux informations contenues dans les dossiers d'instruction de permis de construire, sans alourdir les tâches des agents instructeurs : la formule fait mouche. Seule contrainte supplémentaire, celle de la communication.

La procédure de transmission des informations par internet n'a pas d'incidence sur les documents fournis par les communes. Le dossier papier est rempli à la main comme auparavant et les informations traitées par les services instructeurs de façon classique comme dans toutes les DDE. Chaque soir, un logiciel procède à l'extraction des données enregistrées par les services instructeurs sur le système de saisie des autorisations d'urbanisme interne à l'Equipement et baptisé WinADS. L'alimentation de la base de données se fait automatiquement via le serveur central du centre technique de l'Equipement situé à Bordeaux. Les informations sont accessibles en ligne quelques heures plus tard. Tous les dossiers instruits par la DDE sont accessibles en ligne avec un code d'accès personnel. A condition de connaître le numéro complet du dossier et sa date de dépôt, saisis dans WinADS, le pétitionnaire accède alors à la date d'arrivée en DDE, à l'état de l'instruction (demande de pièces complémentaires, par exemple) ou de la consultation éventuelle d'autres organismes (architecte des Bâtiments de France...), à l'étape de remise au maire de l'avis formulé par la DDE.
C'est au moment où l'usager dépose sa demande de permis de construire en mairie qu'il est informé de cette possibilité de suivi sur internet. La DDE propose aux mairies un kit contenant des fiches d'information. Quant aux élus, ils ont été personnellement avisés de l'existence de ce nouveau service par le chef de subdivision de DDE de leur secteur.