Dématérialisation des procédures : premiers pas satisfaisants à la communauté de communes du Bassin de Pompey

Dès le début de son mandat, en 2008, le président de la communauté de communes du Bassin de Pompey, Laurent Trogrlic avait souhaité engager une démarche de dématérialisation des procédures. Un pas en avant qui ne se justifiait pas seulement par les économies induites. "Mon intention était à la fois économique, écologique et environnementale, résume-t-il. Cette démarche m’a paru absolument nécessaire, même si, dans ce domaine, nous étions précurseurs, sans beaucoup de références autour de nous, d’exemples et de retour d’expériences… Aujourd’hui, je suis convaincu que ces pratiques seront usuelles au cours des prochains mandats."

20 minutes au lieu de 24 heures pour prévenir les élus !

La réflexion a d’abord été engagée en interne pour identifier les procédures les plus faciles à dématérialiser : c’est ainsi que dès 2009, il n’y avait plus de notes de service et de demandes de congés des 130 agents sur papier : "Toutes les demandes de congés, confirme Cécile Dumoutier, chargée du secrétariat de l’assemblée de la communauté de communes, sont effectuées via l’extranet, créé en parallèle à la dématérialisation. En même temps, nous avons aussi procédé à la convocation des élus par télétransmission, envoyant par voie électronique les délibérations et l’ensemble des documents associés aux séances du conseil communautaire. Avec d’importantes économies de papier à la clé, puisqu’il y avait précédemment 40 à 60 documents à imprimer. Et un gain de temps énorme : il suffit de 20 minutes au lieu de 24 heures avant pour prévenir les élus !" Ces nouvelles habitudes ont été accompagnées d’investissements pour un montant de 80.000 euros : création d’un extranet, aménagement d’ordinateurs et d’écrans pour les élus, acquisition d’un logiciel de signature électronique, choix d’un tiers de confiance et installation d’un système de vote électronique.

Une télétransmission qui monte en puissance avec les services de l’Etat

En parallèle, la communauté de communes travaille à la dématérialisation des procédures comptables avec les services de l’État (préfecture et Trésor Public) : "Il a fallu attendre que nos partenaires soient équipés fin 2009 - début 2010 de moyens de télétransmission et qu’ils disposent d’un tiers de confiance". Une première convention, qui portait sur les paies et les actes administratifs, a ainsi été signée en 2009 avec le Trésor Public.
Depuis fin 2009, la communauté de communes a élargi la télétransmission aux actes soumis au contrôle de légalité de la préfecture : arrêtés, contrats du personnel, délibérations, conventions et avenants. "Nous sommes actuellement, dans l’attente de l’accord de la préfecture pour procéder de même avec les pièces de marchés publics, les documents d’urbanisme et les documents budgétaires", précise la chargée du secrétariat. Toutes ces télétransmissions sont rendues possibles par le recours à un tiers de confiance, CDC Fast : "Il s’agit d’une plateforme sur Internet sur laquelle nous déposons les documents pour qu’ils soient certifiés et horodatés avant transfert sécurisé - et donc non modifiables - vers la préfecture." Dès réception, celle-ci appose son tampon qui vaut accusé de réception et le retourne par voie électronique à Pompey.

Privilégier la formation des élus à ces nouveaux usages

Conformément aux dispositions légales, le président a accordé une délégation de sa signature électronique à quelques agents qui deviennent ainsi les référents dans les échanges avec les services de l’État : concrètement, au lieu de signer manuellement les documents, ils doivent renseigner un code secret avant d’effectuer l’envoi. "Le protocole imposé par la préfecture est très simple à suivre, reconnaît la chargée du secrétariat. Nous gagnons en temps et en efficacité, sans changer d’ordinateurs. Au niveau des services, ces changements se sont mis en place très facilement. Sans difficulté pour les agents." Les difficultés sont plutôt venues des élus, qui n’ont pas l’habitude de telles pratiques et qui ont donc fait l’objet de formation : "Ils ont vraiment envie de jouer le jeu, mais cela reste une difficulté pour certains. D’ailleurs au moment du vote du budget, nous avons pris le parti de mettre à leur disposition des sorties papier. Privilégier la formation des élus ! C’est le conseil que je donnerai à des collectivités qui s’engageraient sur cette voie".
Pour l’instant, la communauté de communes est encore dans l’obligation d’imprimer les documents, car il n’existe pas encore, en matière d’archivage, de solution reconnue par les Archives nationales pour conserver durablement ces données sur support informatique.

Michel Léon, Titres & chapos pour la rubrique Expériences des sites www.mairieconseils.net et www.localtis.info

De substantielles économies :
• une réduction de 18 % de la consommation de papiers en 2009 et à nouveau de 13,9% en 2010 : la consommation d’un agent est passée en deux ans de 30 à 13 kg.
• 3.500 euros d’économies par an (soit 570 euros de papiers, 800 euros de frais de reproduction, 2.000 euros de frais d’affranchissement, 144 euros de coûts de collecte).