Gestion de la flotte automobile : Saint-Fons (69) opte pour la location longue durée

Depuis 2003, six véhicules légers (type Clio) sur les cinquante que compte le parc automobile (véhicules légers et utilitaires) de la ville de Saint-Fons (Rhône, 15.700 habitants) sont en location longue durée (LLD). Trois véhicules utilitaires en contrat LLD sont également inscrits au budget 2005. Une formule dont la municipalité est largement satisfaite et qu'elle souhaite progressivement choisir à chaque fois qu'il faudra remplacer un véhicule vétuste, au lieu d'investir dans une nouvelle acquisition (elle n'a par contre aucune opportunité pour ses gros véhicules, aucun loueur n'ayant encore investi ce créneau).
L'avantage ne se situe pas forcément au niveau des coûts comparatifs : "La LLD constitue un petit surcoût inférieur à 10% par rapport à l'achat, estime Pascal Rondot, le directeur général des services. Mais elle offre plus de tranquillité, des services supplémentaires, tel le remplacement du véhicule en cas de vol ou d'accident, et permet une gestion centralisée de la flotte automobile." Le choix de la LLD est aussi politique. La nouvelle équipe municipale, élue en mars 2001, a souhaité importer les méthodes de gestion du privé, étudiant les avantages comparatifs de l'investissement/location pour le parc automobile comme pour les photocopieurs et l'informatique. En optant pour la LLD, les élus préféraient avoir des coûts fixes en section fonctionnement plutôt qu'un budget investissement fluctuant selon les demandes d'acquisition de nouveaux véhicules.

Etre vigilant sur le forfait kilométrage

Sur les quatre sociétés candidates, c'est Ald (filiale de la Société générale) qui a remporté le marché d'une durée de quatre ans. Le contrat comprend la location, la maintenance et le petit entretien, le remplacement du véhicule en cas d'immobilisation, le suivi informatique, les vignettes automobiles. Par contre, Saint-Fons a choisi de ne pas inclure la carte essence ni l'assurance pour lesquels la ville avait déjà un contrat pour sa flotte automobile. Elle n'a pas pris non plus l'option changement de pneumatiques, jugée peu intéressante au regard du nombre de kilomètres parcourus annuellement.
"Un des points décisifs de l'élaboration du cahier des charges, c'est de bien optimiser le forfait kilométrage", souligne Pascal Rondot. Saint-Fons a exigé un forfait de 50.000 km sur 4 ans sur la base d'un kilométrage global (c'est-à-dire que les dépassements kilométriques d'un véhicule peuvent être compensés par un autre véhicule qui a peu roulé). De plus, les kilomètres non faits dans la limite de ce forfait ne sont pas facturés. La collectivité a également négocié de pouvoir modifier à tout moment, par avenant, le forfait kilométrique à la hausse ou à la baisse. Selon le DGS, le recours à la LLD présente d'autant plus d'intérêt que les véhicules loués roulent beaucoup. Il note également que, contrairement à ce qu'il pensait au départ, la location de véhicules diesel s'est avéré moins chère que la location de véhicules essence.

Suivi centralisé de la gestion des véhicules

Grâce au reporting très complet du prestataire, le recours à la LLD a surtout permis d'instaurer une gestion centralisée de la flotte automobile. La collectivité reçoit en effet chaque mois, avec la facture, un rapport sur chaque véhicule (suivi kilométrage, consommation essence, état des lieux, estimation des besoins de maintenance à venir). Cela permet à la direction des services techniques, en lien avec l'atelier qui centralise les besoins d'intervention sur chaque véhicule, de faire un suivi analytique des différentes données et une gestion prévisionnelle sur la mécanique. Parallèlement, la ville a désigné un référent par véhicule (celui qui le conduit ou le responsable du service concerné).
Si le recours à la LLD est transparent pour les utilisateurs, cela a bouleversé quelque peu les habitudes du personnel. Le mécanicien municipal a eu des difficultés les premiers mois pour savoir ce qui était pris ou non en charge dans le contrat, donc ce qui restait de son intervention ou non (vidange, changement des essuie-glaces...). Le DGS craint aussi qu'en cas de panne mécanique hors du territoire communal, le réflexe des agents soit d'appeler l'atelier municipal au lieu de joindre le numéro d'appel d'urgence vers le prestataire prévu par le contrat LLD.
A terme, la multiplication du recours à la LLD risque de favoriser l'externalisation de la maintenance et de la gestion de l'ensemble des véhicules légers de la commune.

Emmanuelle Yohana / EVS Conseil pour Localtis

"L'externalisation de l'entretien/réparation permet de réduire les coûts de 40 à 100%"

Pour Bernard Roland, consultant spécialisé en gestion de la flotte automobile, les économies possibles sont à rechercher dans l'externalisation des prestations entretien/réparation.

La tendance actuelle dans les collectivités locales semblent être un recours croissant à la location longue durée (LLD). Qu'en est-il ?

Effectivement, il y a un effet de mode : beaucoup de collectivités constatent que les entreprises privées passent massivement à la LLD et se disent pourquoi pas nous. C'est notamment une tendance forte pour les véhicules haut de gamme roulant beaucoup. Cette solution est également envisagée au moment du renouvellement d'un parc de véhicules vieillissants : quand le budget investissement n'est pas suffisant pour acheter de nouveaux véhicules, il apparaît parfois plus rapide de recourir à la LLD. Il y aussi des conseils généraux qui testent la LLD pour les travailleurs sociaux amenés à effectuer de fréquents déplacements professionnels, au lieu de leur rembourser les frais kilométriques de leurs véhicules personnels. Mais il faut voir qu'au final, la LLD ne dépasse guère 3% dans la gestion des flottes automobiles des collectivités. Une goutte d'eau !

Quels sont les avantages de la location longue durée par rapport à l'achat de véhicules ?

J'y vois surtout des inconvénients ! Au niveau financier, le recours à la LLD est en tout cas toujours 20 à 25% plus cher que l'acquisition de véhicules. Pour trois raisons. Premier facteur discriminant : les collectivités ne peuvent pas récupérer la TVA en LLD comme elles peuvent le faire en cas d'achat. Deuxième facteur : alors que les collectivités ne sont pas assujetties à la taxe professionnelle, en cas de LLD elles la paieront indirectement au loueur car il intégrera cette taxe, à laquelle lui est soumis, dans son prix de location (surcoût moyen de 3,5% du loyer annuel du véhicule). Enfin, il faut savoir que les remises consenties par les constructeurs automobiles aux loueurs sont moins élevées que celles dont peuvent bénéficier les collectivités, via l'Ugap ou leurs marchés publics.
Nous conseillons rarement de passer en LLD, sauf s'il y a un gros problème de budget d'investissement empêchant l'acquisition rapide de nouveaux véhicules dont la collectivité a besoin.

Quelles sont les recommandations que vous préconisez dans vos audits pour améliorer la gestion et rationaliser les coûts des parcs automobiles des collectivités ?

La bonne solution sur le plan économique, en tout cas pour les véhicules légers, c'est de profiter des conditions d'achat compétitives offertes aux collectivités et d'externaliser les prestations entretien/réparation. Si un garage intégré bien géré devrait normalement coûter moins cher que le recours à un garage privé (pas de TVA sur la main-d'oeuvre, remise sur les pièces détachées, prix du lubrifiant moins cher...), il s'avère dans les faits qu'on arrive à des coûts 40% à 100% plus élevés. Donc, soit la collectivité parvient à améliorer sa gestion et réduire ses coûts, soit il vaut mieux qu'elle sous-traite au privé pour réaliser des économies.
Deux façons alors d'externaliser. La première, que nous préconisons, est de négocier un forfait maintenance/réparation tout compris avec les constructeurs, avec un tarif mensuel préfixé. La deuxième, est de payer au coût réel chaque intervention auprès d'un garage privé, ce qui suppose un contrôle étroit des factures.

Quelles sont les précautions à prendre ou les précisions importantes à ne pas omettre dans l'élaboration du cahier des charges pour un marché de prestations entretien/réparation des véhicules ?

Il faut veiller notamment à demander plusieurs cotations dans le bordereau de prix pour se prémunir en cas de dépassement kilométrique par rapport au forfait initial. Au-delà du forfait avec le constructeur, c'est surtout sur le volet des services complémentaires susceptibles d'être apportés par le concessionnaire qu'il y a des marges de négociations. Par exemple, en négociant la gratuité du convoyage des véhicules qui ont besoin d'être révisés ou réparés, le prêt d'un véhicule de courtoisie en cas d'immobilisation de son véhicule, les délais de livraison des pièces détachées, le lavage des véhicules à chaque passage en maintenance...

 Vichy : quand la taille du parc automobile ne permet pas de rentabiliser la création d'un garage

Alors que la ville de Vichy revient aujourd'hui sur son choix de la location de véhicules longue durée (LLD), préférant finalement investir dans de nouvelles acquisitions, la communauté d'agglomération de Vichy Val d'Allier vient pour sa part de lancer un marché pour 18 véhicules en LLD.

La ville de Vichy (Allier) a souscrit en 2001 et 2002 un contrat LLD pour 20 véhicules tourisme (sur un parc de 130 véhicules tourisme + utilitaires). Un contrat d'une durée de trois ans pour une facture mensuelle de 207,57 euros par véhicule (location et maintenance d'une Clio climatisée sur la base de 15.000 km maximum par an, non inclus l'assurance, la carrosserie, les pneumatiques). Un choix apparemment motivé par le souci de dégonfler le budget investissement. Mais la ville a fait depuis ses calculs : la LLD lui coûte presque deux fois plus cher que l'acquisition de nouveaux véhicules de même modèle (revendus au prix argus au bout de trois ans). Elle a donc décidé de revenir à l'option achat, en profitant notamment des prix compétitifs de rachat des véhicules qu'elle avait en LLD. Par contre, la ville, ayant fermé son garage intégré depuis plusieurs années, continue d'externaliser toutes les prestations d'entretien et de réparation.
La communauté d'agglomération de Vichy Val d'Allier a pour sa part choisi de rester en location longue durée. C'est la deuxième fois qu'elle lance un avis d'appel public à concurrence pour la location de 18 véhicules sur 3 ans (marché à procédure adaptée, date limite de réception des offres fixée au 26 novembre), soit plus de la moitié de son parc automobile constitué de 33 véhicules au total. "Dans la mesure où la taille de notre parc automobile ne permet pas de rentabiliser la création d'un garage intégré et l'embauche de personnel mécanicien, l'option LLD se révèle plus avantageuse pour nous", estime le directeur des services techniques. Selon lui, les tarifs appliqués pour ce marché pourraient même être plus favorables que pour le précédent marché car la concurrence s'est élargie.