Gestion électronique de documents : une intercommunalité de 6.200 habitants gagne en efficacité (25)

La communauté de communes des Balcons du Lomont (Doubs, 12 communes) est située en zone périurbaine entre Montbéliard et la Suisse où travaille une partie de ses 6.200 habitants. Elle compte une quinzaine d’agents, qui sont répartis au siège situé dans la ville centre Blamont, et dans les trois antennes décentralisées -accueillant les services action sociale, enfance jeunesse et informatique - qui maillent le territoire de la communauté.

Gain de temps et motivation des personnels

La gestion électronique des documents (GED) est apparue comme un moyen très commode de partager les données à distance. Y compris pour les élus qui doivent parfois parcourir de longs kilomètres sur des routes sinueuses pour récupérer leurs courriers. Le gain de temps n’est pas la seule raison qui a orienté l’intercommunalité vers la GED. "Nous avions aussi la volonté de mettre en place un classement plus rigoureux et d’intégrer tous les moyens de communication numérique au sein d’un même système pour gagner en efficacité, indique Claude Perrot, le président de la communauté. La mise à disposition de nos collaborateurs d’outils innovants est, par ailleurs, un facteur de motivation intéressant."

Mise en place de la GED mutualisée avec la ville centre

Le fonctionnement de la GED est très simple. Il reprend en mode numérique les termes de l’archivage classique : armoires, rayons, classeurs, intercalaires, dossiers. "Tout repose sur l’audit de départ qui permet de créer une architecture adaptée aux besoins et aux habitudes de la collectivité", précise le directeur en charge du projet, Marc Lacombe. La mise en place de la GED a été mutualisée avec la ville de Blamont. Après l’étape d’audit, consistant à observer et analyser finement les méthodes de classement, d’archivage et de traitement des courriers entrants et sortants dans les deux collectivités, une architecture globale de gestion des documents a été définie avec un prestataire retenu. L’intercommunalité et la ville ont acquis chacune un serveur informatique et les licences des cinq logiciels nécessaires, dont deux pour la mairie (voir encadré ci-dessous).

La GED s’adapte aux besoins et aux habitudes des collectivités

Au final, huit postes GED sont prévus : six pour la communauté de communes et deux pour la ville. "Pour l’instant, il n’est pas utile d’en équiper davantage", remarque le directeur en charge du projet. Dans un premier temps, trois postes GED ont été installés au siège de la communauté de communes et deux à la mairie de Blamont. Les trois antennes déconcentrées de l’intercommunalité recevront chacun un poste prochainement. Les formations des agents concernés se sont déroulées à distance sur une journée, de même que l’installation des logiciels et d’un pare-feu pour assurer la sécurité contre les risques de piratage. L’ensemble de ces démarches - depuis l’audit jusqu’à la mise en route effective des premiers postes GED - s’est déroulé sur un peu moins d’un an. "Le système est doté d’un moteur de recherche, mais la simplicité de la méthode de classement permet presque toujours de retrouver les documents sans avoir à l’utiliser. À l’usage, nous constatons un gain de temps important tant au niveau de la production de documents qu’à celui de la gestion des courriers entrants", se félicite le directeur.

Les élus s’y mettent également

Quelques élus, dont le président, sont en train de tester l’interface qui permettra de consulter leur courrier à distance via internet. L’accès est en lecture seule et la confidentialité est préservée par des codes. "Ce dispositif est un très bon moyen pour les élus d’accéder aux dossiers, souligne le président de la communauté de communes. L’un des objectifs du prochain mandat est qu’ils le prennent en main, pour leur épargner bien des déplacements."

GED dans une intercommunalité de 6.200 habitants : quels coûts ?
L’achat des serveurs pour un montant de 10.000 euros a été financé à hauteur de 30% par la dotation d’équipement des territoires ruraux (DETR). Les 70% restants ont été pris en charge aux deux tiers par la communauté qui s’est doté d’un serveur plus puissant et à un tiers par la ville. Le coût des logiciels, comprenant la licence, les mises à jour et la maintenance, s’élève à 4.400 euros par an sur une durée de 60 mois entièrement à la charge de la communauté en contrepartie de l’installation accueil à titre gracieux de son siège dans les locaux de la mairie.

Victor Rainaldi pour la rubrique Expériences des sites www.mairieconseils.net et www.localtis.info