La commune doit-elle toujours tenir ses registres d'état civil en double exemplaire ?

Constat : La loi n° 2016-1547 du 18 novembre 2016 de modernisation de la justice du XXIe siècle a modifié les conditions de la tenue des actes de l’état civil.

Réponse : L’article 40 du code civil rappelle le principe dans son alinéa 1 : « Les actes de l'état civil sont établis sur papier et sont inscrits, dans chaque commune, sur un ou plusieurs registres tenus en double exemplaire. » L’un des registres est détenu par la commune et le second registre est détenu par le tribunal de grande instance (article 10 du décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil). Ce dispositif permet de garantir aux administrés leur identité. En effet, en cas de feu ou de destruction de l’un des lieux, les actes pourront être préservés par ailleurs.

L’article 40 du code civil pose ensuite une exception dans son alinéa 3 : « Par dérogation au premier alinéa, les communes dont les traitements automatisés de données de l'état civil satisfont à des conditions et à des caractéristiques techniques fixées par décret sont dispensées de l'obligation d'établir un second exemplaire des actes de l'état civil. » Cette disposition permet donc aux communes de ne pas respecter l’obligation de tenir à jour deux registres. Pour cela, il est nécessaire qu’elles disposent d'un traitement automatisé des données de l'état civil.

Il est de plus nécessaire de respecter des conditions qui sont indiquées dans l’article 13 du décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil :

• le délai de mise à jour des données doit être inférieur à 24 heures, -
• les données doivent être hébergées sur un site distinct de celui où sont tenus les registres des actes de l'état civil,
• il faut que l’outil et les locaux répondent aux conditions de sécurité et de sureté et enfin qu’il puisse y avoir un transfert du registre au service d’archives compétent.
   

Lorsque toutes ces conditions sont remplies, le maire de la commune prévient le procureur de la République et le traitement automatisé des données a lieu. Cependant, le procureur de la République peut exercer un contrôle sur le respect des conditions et en cas de faille, après une demande de mise en conformité non respectée, il ordonnera la fin du traitement automatisé et la reconstitution du second registre d’état civil.

Au niveau pratique, l’article 11 du décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil permet que l’hébergement du traitement automatisé se fasse de plusieurs manières , selon que la commune est une commune déléguée, une commune nouvelle, ou bien encore que l’hébergement est délégué à une autre personne morale (de droit public, voire de droit privé sous conditions).