E-administration - Label "Intranet territorial" 2008 : 55 candidatures déjà riches d'enseignements

Jean-Jacques Heilaud, président de l'Association des professionnels internet et TIC des collectivités territoriales (Apronet), a présenté le 11 septembre à l'occasion du salon Inop 2007, à Nantes, les premiers éléments de l'Observatoire de l'intranet territorial. Réalisé dans le cadre du label "Intranet territorial", lancé en juillet, le président a dressé un premier état des lieux en présence de Maryse Carmes, présidente du comité scientifique, et de Jean-Philippe Lefevre coordinateur du Club intranet de l'Apronet. 12 régions et départements, 22 intercommunalités et établissements publics et 21 villes ont déposé un dossier, effectivement recevable.
Quelles sont leurs fonctionnalités ? Quels services y sont proposés ? Les premières réponses sont déjà riches d'enseignements.
Près de 41% des intranets candidats existent depuis plus de 5 ans, contre 20% créés dans l'année. A 54%, l'initiative émane de la direction générale des services, suivie de près par la direction des systèmes d'information (41%). Dans 26% des cas, ils ont été créés à la demande des élus. Mais c'est le service informatique qui prend en charge sa gestion pour 39% des répondants, contre 24% pour la direction générale.
Afin de sensibiliser les agents, les réunions d'information ont été majoritairement préférées (85%), à la diffusion de modes d'emploi (57%), de notes de services (46%) ou de plaquettes (31%). Pour les inciter à utiliser cet outil, 81% sont obligés de passer par l'intranet pour certaines tâches. La formation (74%), les réunions de sensibilisation (70%), un plan de communication interne (65%) ont également été fortement mobilisés. Dans 39% des cas, les agents ont même une obligation stricte de participer à son alimentation. Car c'est l'information (98%) qui arrive en tête des fonctionnalités, juste devant la coordination des agendas/plannings/projets (93%), la communication des notes de services, newsletter, e-mail (91%), la gestion des bases de données, SIG (87%) ou l'usage d'outils collaboratifs (72%). Les fonctions dans le domaine de l'intelligence collective (43%), de la formation ou de la gestion des compétences (28%) ne sont encore qu'émergentes.
Les informations des intranets sont très majoritairement organisées par thème (85%), loin devant une approche par organigramme des services (30%) ou par métier (20%). Les responsables de sa mise à jour, quotidienne en général (78%), se trouvent le plus souvent dans les services directement concernés (78%). Le lien avec le site internet de la collectivité est rarement automatique (15%), parfois manuel (17%). Enfin, pour évaluer la pertinence de l'intranet et piloter son évolution, les statistiques (78%) et les enquêtes auprès des usagers (59%) sont privilégiées par rapport aux outils de reporting que sont les tableaux de bord (15%).
Prochaine étape du label "Intranet territorial" : les candidats peuvent encore compléter leurs dossiers d'ici le 1er octobre. Le label comprendra plusieurs niveaux de qualité dans trois catégories : villes et communes, régions et départements, intercommunalités. Le jury pourra en outre attribuer des mentions spéciales (innovation, qualité du mangement, etc.). Les premiers lauréats seront dévoilés le 3 décembre prochain à Lyon à l'occasion des Interconnectés - 4es Rencontres intercommunalité et TIC.

Luc Derriano / EVS