L’acculturation des agents, première action du Grand Poitiers dans sa démarche d’Open Data
Désignation d’un réseau de référents dans les services, conférences, concours et « data sandwich »… Autant d’outils pour lever les freins des citoyens mais aussi des agents au recueil et à la diffusion des données. Une stratégie d’acculturation garante d’un open data durable et efficient.
© Banque des territoires
C’est en 2015 que le Grand Poitiers a amorcé sa politique d’ouverture des données. Dans la feuille de route de l’agglomération poitevine, le préalable indispensable était un dispositif d’animation pour acculturer les agents à la donnée. La raison ? « Nous savions qu’un certain nombre d’agents étaient réticents », expose Séverine Ferrant, responsable du centre d’activité valorisation de la donnée au Grand Poitiers. Pourquoi recueillir des data, avec quels usages, pour quels publics ? Voilà quelques-uns des freins exprimés par les collaborateurs de la collectivité. Une méfiance qui se retrouve aussi chez les citoyens.
30 référents
Très vite, afin d’alimenter le portail de l’agglomération, un réseau de référents data a été constitué. Leur mission : jouer les ambassadeurs des données auprès de leurs collègues, recenser les besoins, faciliter l’ouverture des données, expliquer la pertinence de la démarche. Apprendre, par exemple, à passer d’un fichier Excel à un recueil plus accessible des data, via des tableaux de bord réguliers.
« Certains, comme le référent du service de l’eau qui produit des cartographies et tableaux de bord toute la journée, passent 100 % de leur temps sur le recueil de données ; d’autres, moins aguerris, ou parce qu’ils ne manient qu’un seul jeu de données, y consacrent 5 % de leur temps de travail. Se pose la question de la professionnalisation, admet Séverine Ferrant. On ne peut pas faire monter en compétence tous les référents de manière harmonisée ».
« Data sandwich » ouverts aux habitants
En pratique, les référents se rencontrent tous les deux mois pour faire un point, juste avant le « data sandwich » ouvert aux habitants. « A la pause méridienne, nous invitons les référents data et tous les usagers intéressés à des conférences ou ateliers : éthique de la data, témoignage d’Open Food Lab, ateliers « datatruc » pour manipuler des data, gestion des données personnelles sur son smartphone, création de graphiques sur la plate-forme Open Data de la collectivité… ». Jusqu’à 50 personnes ont participé à ces « data sandwich », qui ont désormais lieu en visio.
En 2019, le service valorisation des données a organisé un concours de cartographie pour tous les agents de la collectivité. Sujet libre, tout type de support pouvant être utilisé. Parmi les productions réalisées : une aquarelle du territoire avec la localisation des différentes fonctions, une représentation du centre-ville en relief avec du carton-plume, un jeu sur la mobilité à base de cubes…
Impliquer les cadres et managers
En 2019 également, au mois de mai, un forum a réuni 110 cadres de la communauté urbaine et de la ville pour les sensibiliser à l’open data et démystifier des sujets comme le Big data, l’intelligence artificielle. Avec au programme des ateliers pratiques, du datajournaliste et un stand montrant des exemples d’usages. De quoi surmonter la frilosité des managers. Car les directions des services n’accordent pas à tous les référents data la même reconnaissance. « La question de la légitimité se pose encore auprès des directions. Après cinq ans, les réticences sont toujours là, mais bien moins prégnantes », témoigne Séverine Ferrant.
Autre levier pour les impliquer : la création d’un portail unique – avec un volet interne et un volet externe - qui sert aux habitants comme aux services (avec des données plus riches). « Sur le portail ils ont toutes les informations : comptes-rendus des conseils communautaires, horaires de bus en temps réel, agenda culturel, délivrances des permis de construire, etc. », énumère Séverine Ferrant.
Acculturation des élus et soutien aux communes
Au vu du remaniement politique intervenu au Grand Poitiers en 2020 – plus de la moitié des maires de la communauté urbaine ont été renouvelés -, le service valorisation des données va mettre en place un cycle d’acculturation destiné aux élus, « car le portage politique est essentiel », ajoute Séverine Ferrant. En parallèle, l’équipe va aider les agents des communes du Grand Poitiers à mettre des données sur les sites communaux, telles que les menus des cantines, le budget, les délibérations… Aujourd’hui, le réseau de référents s’essouffle quelque peu, le télétravail n’arrangeant guère la situation. Aussi le service de Séverine Ferrant réfléchit à un autre fonctionnement, par exemple via des cafés-data plus informels, en interne uniquement, ouverts à tous les agents et non aux seuls référents.
Interaction entre le SIG et l’Open Data
Le système d’information géographique du Grand Poitiers dispose de sa propre plate-forme, à usage interne mais celle-ci est connectée à la plateforme Open Data. Les données géographiques ayant un intérêt pour l’usager sont « moissonnées » pour être publiées sur le portail Open Data. L’équipe de Séverine Ferrant, constituée de huit agents (dont trois dédiés à l’Open Data et cinq au SIG), est à la manœuvre. A cela s’ajoute un petit budget de 10 000 euros par an pour faire appel à des prestataires extérieurs pour des conférences, par exemple.
Communauté urbaine du Grand Poitiers
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