Le maire peut-il réglementer les modalités d'accès aux documents administratifs ?

Constat 

En principe, les documents administratifs sont de plein droit communicables aux personnes qui en font la demande (1). Pour être communicable, l’objet de la demande doit être un document de nature administrative, formellement achevé, et que l’administration a effectivement en sa possession. Certains documents sont non communicables par nature et d’autres font l’objet d’une communication restreinte tel que les documents dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, au secret médical et au secret en matière commerciale et industrielle (2).

Réponse

Le demandeur peut choisir dans quelles formes s’effectue la communication (3). Il dispose pour cela de trois modes d’accès, à savoir la consultation gratuite sur place, la reproduction à ses frais et l’envoi par courrier électronique sans frais (4). Il n’est pas exclu que la communication puisse prendre une autre forme que celles prévues. Toutefois, le demandeur ne saurait exiger de l’administration qu’elle lui communique un document sous une forme incompatible avec les moyens matériels dont elle dispose. Il apparait donc que le droit d’accès s’exerce dans les limites des possibilités techniques de l’administration et que cette dernière n’est pas tenue de se plier à toutes demandes relatives à la forme de la transmission (5).

Cependant, ce droit d’accès doit se concilier avec le bon fonctionnement du service public et peut donc subir quelques aménagements. C’est ainsi qu’a été jugé légal un arrêté du maire prescrivant que les administrés souhaitant obtenir communication d’un document administratif devaient en faire la demande par écrit (6). Alors même que ni les dispositions de la loi du 17 juillet 1978, ni celles du décret pris pour son application, ne prévoient la forme que doit revêtir une demande d'accès aux documents administratifs, le maire peut, en sa qualité de chef des services de la commune et sur le fondement de son pouvoir d'organisation du service, définir les modalités des demandes de communication des documents administratifs fondée sur ces dispositions, dans le but de concilier le droit d'accès à ces documents reconnu aux citoyens avec le bon fonctionnement des services placés sous son autorité. Un tel arrêté doit cependant être motivé par un impératif de bon fonctionnement des services et ne doit pas porter une atteinte disproportionnée au droit d’accès.

L’administration peut également élaborer un règlement de consultation des documents administratifs qui préciserait les modalités d’exercice du droit d’accès, notamment les heures, les lieux des consultations et les conditions de consultation en fonction de l’état de conservation des documents communicables, en veillant à ce que ces prescriptions ne privent pas les citoyens de leur droit d’accès.

Par ailleurs, l’administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes abusives (7) qui ont manifestement pour objet de perturber le bon fonctionnement des services. Tel est notamment le cas en présence de demandes répétitives, ou portant sur un volume de documents significatif. Néanmoins, si le droit d’accès aux documents administratifs peut faire l’objet d’aménagements pour ne pas nuire au bon fonctionnement des services, ces aménagements ne doivent pas avoir pour effet de priver le demandeur de son droit d’accès. Par exemple, l’administration ne peut pas contingenter le nombre annuel de demandes de communication émanant d’un même demandeur (8).
 

Références: 1) Article L.311-1 du Code des relations entre le public et l’administration ;
2) II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978 ;
3) CADA avis n° 20064455 du 12 octobre 2006 ;
4) Article 4 de la loi du 17 juillet 1978 modifié par l’ordonnance du 6 juin 2005 ;
5) CADA conseil n° 20071782 du 3 mai 2017 ;
6) Conseil d’Etat, 11 avril 2018, n° 409590 ;
7) Article 2 de la loi du 17 juillet 1978 ;
8) CADA avis n° 20090004 du 15 janvier 2009.