Le Rhône organise des marchés transversaux à l'échelle du département

Recenser, définir et regrouper les besoins de façon transversale, au niveau de la collectivité et pas seulement au niveau d'un service donné, avant de lancer un achat : le conseil général du Rhône a fait sien cet impératif. Un nouveau service des achats mis en place en 2003 est en charge notamment d'organiser ce regroupement des achats à l'échelle du département, en s'appuyant sur des services "chefs de file" compétents.
Premier à se lancer : la direction du parc de Parilly (parc départemental périurbain de 180 hectares boisés, dont 30 hectares de terrain de sport, un stade d'athlétisme et un hippodrome) désigné comme site pilote pour six marchés où elle représente l'acheteur le plus important : outillage, quincaillerie, matériels espaces verts, consommables espaces verts, matériaux et équipement de construction.
La première étape a consisté à identifier, à partir de l'analyse des achats de l'année précédente, les lignes de nomenclatures budgétaires sur lesquelles il y avait dépassement du seuil des 90.000 euros et donc obligation de passer un appel d'offre. Il a fallu ensuite regrouper les services départementaux concernés par ces marchés (jusqu'à une quinzaine au total) et recenser leurs besoins le plus précisément possible.

Perçu comme un intrus

Logique sur le papier, cette démarche s'est heurtée à quelques réticences sur le terrain. "Notre service, en charge de cette collecte, a pu être perçu comme inquisiteur et intrusif par les autres services habitués à gérer leur budget en toute autonomie", souligne Pascal Goubier, directeur du parc de Parilly. D'où de nombreuses réunions d'explication : "Notre rôle n'était pas d'interférer dans les choix des achats de chaque service mais juste de recenser ce dont chacun avait besoin, afin de rédiger au plus juste le cahier des charges commun." Avec un impératif : définir chaque besoin en terme de caractéristiques techniques et non pas de marque, comme certains en avaient l'habitude.
La tâche n'avait rien d'évident pour le service qui montait ces marchés pour la première fois sans aucune notion préalable des documents à élaborer, des procédures ou des délais. La direction du parc de Parilly, avec un acheteur et une assistante, épaulés par un service des achats en création, a finalement bouclé le dossier administratif des six marchés, après avoir déterminé pour chacun la forme (lots, marché unique, fractionné...) puis fixé la durée (1 an, reconductible ou non...). Les élus ont validé ces décisions au cours de deux réunions en commission d'appel d'offres.

Conformité juridique

Pascal Goubier tire un bilan globalement positif de cette démarche. Les services ont bénéficié de la sécurité juridique : "Cela permet d'être rassuré par rapport à des soupçons de délit de favoritisme car tous les services sont tenus au respect des mêmes règles."
Pour le prix, le marché des matériels agricoles (tondeuses, taille-haies, remorques,...) a obtenu une remise de 20% contre 15% auparavant (mais pour une commande 5 fois supérieure). Le recensement à l'unité près du nombre de machines souhaitées a permis d'établir un CCTP avec des quantités exactes et non un ratio de 1 à 4 et, du coup, d'obtenir des prix plus intéressants.
Pour les autres marchés, et notamment les consommables en espaces verts, le regroupement des commandes n'a pas forcément permis de réaliser des gains financiers. "Avec les appels d'offre, nous avons perdu nos possibilités de négociation avec des petits fournisseurs locaux pour qui le parc de Parilly représentait le deuxième plus gros client." Le fait de ne recourir désormais qu'à des fournisseurs capables de livrer sur tout le département a pu aussi augmenter les frais. Par ailleurs, deux marchés ont été déclarés infructueux faute d'offres. Un sérieux travail de communication auprès des fournisseurs potentiels est prévu. Les enseignements tirés de cette première expérience doivent permettre d'améliorer encore cette démarche de regroupement des achats pour les quatre nouveaux marchés à passer en 2004.

Emmanuelle Yohana / EVS Conseil pour Localtis

"Promouvoir une vision économique des achats et pas seulement juridico-administrative"

Marie-José Clot, directrice du service Achat du conseil général du Rhône, détaille la nouvelle politique achat impulsée par sa collectivité.

Quel est le rôle du service Achat que vous dirigez ?

C'est un nouveau service créé en 2003. Il existait alors un service des marchés axé sur les procédures et la sécurité juridique et deux services des moyens généraux qui avaient compétence pour certains marchés (fournitures de bureau, mobilier..) mais ne couvraient pas les besoins de tous les services. La plupart des services géraient leurs achats de façon décentralisée et autonome. La direction générale a souhaité mettre en place une nouvelle politique achat qui permette d'avoir une vision plus globale des achats au sein du département, conformément au code des marchés de mars 2001. Il s'agit aussi de mieux rationaliser nos achats dans un souci d'économie de gestion et pas seulement de respect des procédures juridiques et administratives.
Notre service Achat, avec aujourd'hui huit agents (onze à terme), ne fonctionne pas comme une centrale d'achat mais vient accompagner et coordonner les achats des services, avec cette vision globale des achats et une approche plus économique.

Le regroupement interservices des commandes à l'échelle du département, comme pour les six marchés élaborés par le parc de Parilly, correspond à cette vision économique de votre politique achat ?

Oui, bien sûr. L'objectif est de standardiser nos achats et de réaliser des achats plus efficaces. Nous avons commencé avec ces six marchés en 2003. Cette démarche transversale de recensement des besoins à l'échelle de l'ensemble des services n'avait jamais été faite jusqu'à présent, faute de service légitimé pour cela. Cela nous a pris beaucoup d'énergie car il a fallu expliquer la démarche aux différents services ainsi que les missions du nouveau service Achat. Nous avons pour cela organisé un séminaire Achat du 11 mars au 27 juin 2003, à raison de deux jours par semaine.
Autres marchés transversaux réalisés : les marchés de livres, un marché de consommables informatiques isolés du marché des fournitures du bureau (économie de 30% par rapport aux tarifs précédents avec le même fournisseur). D'autres marchés sont en cours.
Si la vision transversale est nécessaire, elle n'est pas forcément la meilleure solution au niveau des procédures pour des achats un peu complexes.

Quelles sont vos priorités pour cette année ?

Evidemment, nous travaillons sur l'application du nouveau Code des marchés en vigueur depuis le 10 janvier dernier, avec comme priorité de mettre en place d'ici septembre un guide de procédures internes pour les achats au sein du département. Nous réfléchissons aussi à l'élaboration d'une nomenclature adaptée. Par ailleurs, le service poursuit diverses études économiques pour analyser certaines pratiques d'achat et réfléchir à une stratégie plus efficace (par exemple : gestion du parc automobile, impression des documents réalisée en interne ou en externe). Des formations de professionnalisation ont déjà commencé fin 2003 pour les agents du service achats et vont se poursuivre. Elles concerneront ensuite les acheteurs dans les différents services.
Nous sommes encore au démarrage de l'activité de notre service Achat. Il y a encore bien des choses à mettre en place et à améliorer.

Modalités des six marchés de fournitures en espaces verts

Fournitures d'outillage

Marché scindé en trois lots : outils à main, outils de jardin, outils électroportatifs.

Fournitures en quincaillerie

Marché à bons de commande.

Matériel espaces verts

Marché scindé en huit lots, selon le type de matériel : tondeuse auto-tractée, tondeuse auto-portée, souffleur à dos, taille-haies, débroussailleuse, remorque, tronçonneuse, aspiro-broyeur souffleur.
Critères de sélection selon:
1- le nombre et le type de machines de prêt
2- le prix
3- le nombre de camions atelier
4- le volume de réparations par an
5- le nombre de mécaniciens

Consommables pièces détachées en matériel pour espaces verts

Marché scindé en six lots. Marché à bon de commande avec un ratio de 1 à 4.
Critères de sélection selon:
1- délai de livraison sous 48 heures
2- % de remise sur catalogue
3- % de remise sur catalogue morte saison

Matériaux de construction

Marché à bons de commande. Déclaré irrecevable car documents erronés de l'unique proposition.

Equipement pour la construction

Marché à bons de commande. Déclaré infructueux faute de proposition.

Les achats du département du Rhône en quelques chiffres

En 2003, le montant global des achats du conseil général du Rhône est de 140.989.719 euros HT (227.152.312 euros HT si on inclut le musée des Confluences), dont 79.447.631 euros HT (165.610.223 euros HT si on inclut le musée des Confluences) réalisés avec des marchés formalisés.
Au total, 639 marchés formalisés ont été passés l'an dernier.