Marchés publics : OpacVosges fait la promotion de la dématérialisation

Etablissement public industriel et commercial, OpacVosges gère un parc de 18.000 logements sociaux répartis sur 110 communes du département. Il loge ainsi près de 35.000 personnes, soit 9% de la population des Vosges. Dans le cadre de la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics (Code des marchés publics du 1er janvier 2005), le pouvoir adjudicateur publie en ligne les avis d'appels publics à la concurrence et les documents de la consultation. Cette réforme conduit les collectivités à proposer la procédure de réponse électronique aux entreprises et les informer sur cette pratique. "Nous constatons que ces procédures n'ont pas, à ce jour, le succès escompté. Si les collectivités ont tout intérêt à entrer dans ce processus de modernisation, elles s'investissent encore trop peu dans cette démarche et n'informent pas les entreprises sur les avantages de la réponse électronique", explique Régis Courroy, responsable des achats à OpacVosges. Dès 2004, l'Opac s'est intéressé à ce dispositif, en raison des avantages multiples pour les entreprises : accès gratuit et facilité aux marchés publics, alerte électronique, cahiers des charges téléchargeables jusqu'à la date butoir, dépôt des offres sécurisé, allègement des frais de réponse.

Promouvoir et faciliter la réponse électronique

En janvier 2005, OpacVosges avait mis en ligne sa première plateforme destinée aux entreprises, mais elle ne permettait la réponse électronique que dans le cadre de procédures adaptées. Ce dispositif, développé en interne par le service informatique et opérationnel pendant deux ans, leur permettait de télécharger le dossier de candidature et de déposer leur réponse. Positive, cette première étape avait pourtant ses limites. "Pour les appels d'offres, le Code des marchés publics prévoit la signature électronique. Or, à l'époque nous n'avions pas le matériel nécessaire. Pour ce type de consultation, nous passions par une plateforme prestataire", explique le responsable des achats. Les deux autres principaux bailleurs sociaux du département, l'Office public de l'habitat de l'agglomération d'Epinal et Le Toit Vosgien, manifestent leur intérêt pour la démarche d’OpacVosges, et en mars 2009, les trois organismes signent une charte pour faciliter l'accès des entreprises à la dématérialisation. "A travers 25 mesures, chacun s'engage à mieux faire connaitre la dématérialisation auprès des entreprises. En plus d'une assistance téléphonique et des permanences, OpacVosges propose un atelier hebdomadaire sur l'utilisation de la plateforme des marchés", souligne Régis Courroy. Depuis septembre 2009, les trois bailleurs sociaux publient leurs avis d'appels d'offres sur une nouvelle plateforme commune, accessible via le site institutionnel de chaque Organisme. Le coût d'acquisition de la plateforme s'est élevé à 15.000 euros et l'abonnement annuel est de 2.300 euros. Liés par une convention, ils se répartissent les frais selon de nombre de marchés publiés.

Les entreprises adhèrent à la démarche, les bailleurs réalisent des économies

 Aujourd'hui, près d'une entreprise sur deux a remis son offre de manière électronique. "Sur ce total, on remarque que plus de la moitié des offres électroniques est déposée par les entreprises de moins de 10 salariés. Il est vrai que la procédure est très simple et que l'achat du certificat pour la signature électronique reste peu onéreux (240 euros sur trois ans). La dématérialisation facilite le travail et allège les frais des entreprises", indique Régis Courroy. Du côté d’Opac Vosges, la dématérialisation allège les procédures et permet de recentrer le travail des équipes sur l'activité d'achat. Par exemple, les cahiers des charges sont élaborés de manière plus pertinente. Depuis qu'il s'est engagé dans cette démarche, l'office a fait des économies réelles (70.000 euros par an) en matière de papeterie, de frais postaux de consommation d'électricité et d'impression.

Laura Henimann / PCA, pour la rubrique Expériences du site Mairie-conseils