Puy-de-Dôme

Mutualisation des services : un parcours volontariste et enrichissant

Commande publique

Clermont Communauté (Puy-de-Dôme) conduit avec prudence une opération de mutualisation de ses services qui permet de mettre aussi bien les services de l'EPCI à la disposition des communes membres que les services des communes membres à la disposition de la communauté. Le succès de cette mutualisation s'appuie sur le sens de la négociation, la patience et le pragmatisme.

Réduire les dépenses en évitant les doublons entre administrations et partager les savoir-faire sont les deux objectifs principaux de l'opération de mutualisation des services de Clermont Communauté. En application de la loi du 13 août 2004 permettant de mettre aussi bien les services d'un EPCI à la disposition des communes membres que les services des communes membres à la disposition des EPCI, Serge Godard, président de Clermont Communauté, communauté d'agglomération (créée en 2000), a impulsé dès 2005 un rapprochement des administrations de la communauté et de la ville de Clermont-Ferrand. "Il s'agissait aussi de voir s'il était possible d'étendre cette mutualisation aux vingt autres communes de la communauté, en fonction des besoins et des compétences de chacune et de ce que pouvait apporter notre EPCI", note Jean-Pierre Henriot, directeur général adjoint de Clermont Communauté. Les premières conventions sont entrées en vigueur dès 2005.

Un ingénieur assainissement de la ville sous l'autorité de la communauté

La mutualisation des services des communes pour le compte de la communauté concerne la ville-centre, Clermont-Ferrand et dix-huit autres communes. Pour Clermont-Ferrand sont concernés l'assainissement, l'entretien de la voirie d'intérêt communautaire, l'entretien et la maintenance du patrimoine bâti communautaire situé sur le territoire de la ville, le pilotage et le suivi des conventions Anru (Agence nationale pour la rénovation urbaine), le protocole et les manifestations, le SIG et une mission conseil sur les investissements, notamment en matière d'équipements nautiques. Avec les autres communes, le champ de mutualisation est globalement le même : entretien de la voirie communautaire avec les dix communes les plus importantes disposant de moyens techniques, entretien du patrimoine bâti et organisation des manifestations.
La communauté ne disposant d'aucun service assainissement, eaux pluviales et usées, il s'est avéré plus simple de mutualiser les services de la ville-centre. Clermont Communauté a pris une compétence se limitant au contrôle de la station d'épuration, des gros collecteurs et des bassins de collecte d'eau pluviale de la ville, cette dernière continuant de gérer 80% de l'assainissement. La ville-centre a mis à disposition une équipe, équivalent six temps plein, rémunérée par la communauté pour 20% du temps de travail des agents qui restent en place dans les services de la ville. "Pour leur part d'activité liée à la communauté, l'ingénieur assainissement de Clermont-Ferrand est sous l'autorité de la communauté et vient discuter de son budget comme tout service communautaire. Il est aussi amené à suivre les procédures de marchés publics en vigueur dans l'EPCI", précise Jean-Pierre Henriot. Et d'ajouter : "Mais il est parfois difficile de faire adopter cette démarche dans certains services. Il arrive que des agents souhaitent rester sous l'autorité de la ville et dans ce cas  le circuit de décision pour leur part d'activité communautaire relève d'une double autorité alourdissant ainsi les procédures."
Le coût de la mutualisation des services des communes vers la communauté d'agglomération s'élève à 1 million d'euros par an pour trente-huit emplois équivalent temps plein qui restent présents dans les services des communes membres.

Des groupes de projets font aboutir les conventions de mutualisation

Dans le sens EPCI vers les communes, la communauté met à la disposition de la ville, en facturant ses services, un ingénieur chargé du système d'information géographique (SIG) pour 50% de son temps de travail. Elle a aussi mis en place un espace public numérique (EPN) dans un premier temps sur huit communes : la municipalité met à disposition un local et un animateur, la communauté fournit le matériel informatique et un poste d'encadrement des animateurs. En aide directe, la communauté apporte à titre gratuit aux communes des conseils et formations pour l'utilisation des logiciels libres, l'accès à une plateforme de dématérialisation des marchés publics et la mise en place de sites intranet municipaux. "Actuellement, nous disposons d'un juriste supplémentaire qui a un rôle de veille et d'assistance juridique pour les communes membres", précise Jean-Pierre Henriot.
Du point de vue de la méthode adoptée pour finaliser la mutualisation, des groupes de projets font aboutir des conventions délibérées et signées par l'EPCI, la ville et les vingt communes. Le principe retenu est que la communauté n'investit pas en propre dans des services déjà existants dans les communes membres. Le coût conventionné des services doit rester proche du prix de marché. "Il nous est arrivé, par des avenants à une convention, de redresser des coûts trop élevés ou trop bas par rapport au prix de marché", précise Jean-Pierre Henriot

Une opération plus aisée pour les nouveaux services

Concrétiser cette opération de mutualisation n'a pas été sans difficulté. Des différences culturelles sont apparues entre l'EPCI, institution récente, et des communes ayant des habitudes de travail plus anciennes. Par exemple, au niveau des services informatiques, la communauté a dû renoncer provisoirement à la mutualisation de ces services et a opté pour un mode d'échange plus informel. L'EPCI se contente de louer à la ville le transport de données par fibres optiques. "Il faut du doigté et un sens de la négociation pour réaliser de tels changements ! Généralement les écueils sont plus importants quand l'EPCI et les communes ont déjà mis en place leurs propres services. En adoptant une procédure de mutualisation négociée, évitant le tout communautaire ou le tout communal, nous avons souhaité que chaque entité de la communauté préserve son identité. En organisant deux fois par an une réunion entre les DGS et ingénieurs concernés, nous souhaitons aussi apporter une vigilance accrue aux questions d'évaluation et d'arbitrage. La réussite de la mise en œuvre de la mutualisation nécessite prudence, patience et pragmatisme. Et si nous rencontrons un échec, il faut le reconnaître et en discuter", observe Jean-Pierre Henriot.
Et de conclure, après quatre années d'expérience, que la mutualisation de services donne globalement satisfaction aux élus et services. Il est même envisagé d'étendre la mutualisation à d'autres secteurs :"La mutualisation a permis aux cadres et personnels des collectivités de mieux se connaître, de rapprocher des cultures d'entreprises parfois différentes, de s'interroger sur la manière de travailler de chacun et de mieux observer ce que font les autres en adoptant une attitude plus ouverte. Nous avons pu observer que s'appuyer sur les compétences et la connaissance de terrain du personnel des services existant apportaient pour les taches assumées un véritable gain de temps. Il est certain que nous avons réalisé d'importantes économies financières même si ces dernières restent encore difficile à évaluer avec précision."

A cet effet, il est prévu en 2009 de missionner un contrôleur de gestion qui évaluera les résultats financiers des conventions de mutualisation, notamment pour les services d'entretien des bâtiments.

Xavier Toutain, pour la rubrique Expériences des sites Mairie-conseils et Localtis
 

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Nombre de communes : 21
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Serge Godard

Président

Jean-Pierre Henriot

Directeur général adjoint

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Assistante de direction, direction des service généraux
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