Mutualisation progressive en Saint-Gaudinois

La mutualisation s'effectue essentiellement entre les services de la communauté du Saint-Gaudinois (Haute-Garonne, 21 communes, 21.862 habitants) et de la ville centre, Saint-Gaudens (12.142 habitants). "La mutualisation a touché quatre services : la communication, l'entretien des stades, les affaires juridiques et les marchés, la documentation", précise Jean-Paul Fabé, vice-président délégué au développement économique et maire d'Estancarbon.

Du personnel communautaire supplémentaire sans recrutement

Pour chaque service mutualisé, les agents de Saint-Gaudens et de la communauté ont été regroupés. Pour la communauté, seuls deux agents ont été concernés : un chargé de mission communication et un attaché territorial chargé des marchés. La ville, quant à elle, a mis à disposition dix-sept de ses agents au profit de la mutualisation : cinq agents des services communication, six des services juridique et marchés, un agent de la documentation et l'équipe de cinq techniciens chargés de l'entretien des stades. Concrètement, trois services ont déménagé dans les locaux de la communauté, seul le service juridique et marchés restant en mairie. La mutualisation a donc permis à la communauté de communes de bénéficier de personnels supplémentaires sans avoir à recruter.

La convention de mutualisation

La convention de mutualisation fixe les conditions de mise à disposition, et les modalités de remboursement de la collectivité bénéficiaire. S'ils travaillent dans des services mutualisés, les agents restent néanmoins sous l'autorité de leur administration d'origine. Côté budget, pour la communication, les frais sont partagés à parts égales. Pour le service juridique et des marchés publics, la clef de répartition prend en compte la totalité des dépenses liées aux appels d'offres (frais de fonctionnement et investissements) : pour l’exercice 2009, la ville a conservé 81% des dépenses à sa charge. Pour la documentation, le ratio est calculé à partir du nombre d'agents de chaque collectivité bénéficiaire du service. Enfin, pour l'entretien des stades, la répartition est calculée en fonction du niveau d'utilisation du service.

Mutualiser permet d’améliorer les services et les équipements à moindre coût

La mutualisation a permis d'harmoniser l’organisation de la communication des 21 communes membres (charte graphique, procédés, documents internes…) et d'optimiser les ressources (libre accès à la photothèque de la communauté, achats groupés pour la logistique événementielle…). La communauté et la ville centre ont également réalisé des économies de personnel. Par exemple, la communauté n'a pas eu besoin de recruter un technicien pour l'affichage, la ville en ayant déjà deux à son service. La ville a ainsi économisé 50% sur les charges de l'agent travaillant dorénavant pour le compte de la communauté. "Les communes gardent certaines initiatives dans le domaine de la communication : par exemple, elles publient toujours leur propre journal", souligne Stéphane Bortolotto, directeur des ressources humaines de la communauté de communes.
Pour l’entretien des stades, la nouvelle organisation a permis de mieux planifier le travail des techniciens et de gagner en réactivité. Avant la mutualisation, les 21 communes membres faisaient régulièrement appel à des prestataires pour l'entretien ponctuel de leurs stades et terrains de grand jeu (décompactage, scarification…). En 2008 et 2009, la communauté s'est équipée du matériel nécessaire (décompacteur, aérateur-regarnisseur, remorque, tondeuse hélicoïdale) pour assurer ces opérations. L'investissement s'est élevé à 150.000 euros". "Aujourd'hui, les interventions sont programmées deux fois par an en moyenne sur chaque commune possédant un stade, et la plupart d’entre elles ont vu la qualité de leur équipement s’améliorer pour un moindre coût", précise Jean-Paul Fabé. Des réductions nette de dépenses sont aisément réalisables : par exemple, la ville et la communauté ont désormais un seul abonnement pour les revues professionnelles, soit une économie de 15 % sur ce poste.

Prochaine étape : mutualiser les ressources humaines

La communauté et Saint-Gaudens vont poursuivre cette démarche en 2011 en mutualisant les ressources humaines. Dès 2009, le directeur des ressources humaines a été mis à la disposition de la ville centre, et pilote les services RH des deux collectivités. Il en est de même pour le responsable du service financier qui a été mis à disposition par la commune centre pour gérer les budgets des deux collectivités. La mutualisation sera renforcée avec la mise en commun des services du secrétariat, de la formation et de la paie (aspects réglementaires, fusion des logiciels). En revanche, la gestion des carrières, des congés et des absences resteront gérées séparément, les statuts des agents de la communauté et de la ville n'étant pas encore harmonisés.

Laura Henimann / PCA pour la rubrique Expériences du site www.mairieconseils.net