Quelles sont les nouvelles règles relatives à la mutualisation des archives au niveau intercommunal ?

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Infrastructures numériques, données

Organisation territoriale, élus et institutions

Constat

La problématique des archives soulève de nombreuses questions de moyens (voir par exemple le débat sur la conservation du Journal officiel en version papier), à l’heure où le numérique prend une place de plus en plus importante et où la dématérialisation des procédures est encouragée dans de nombreux domaines.

Réponse 

Afin de répondre à des objectifs de réduction des coûts, la loi permet aux communes qui le souhaitent de confier en dépôt leurs archives (celles qu’elles produisent ou reçoivent) au service d’archives de l’EPCI dont elles sont membres, ou au service d’archives de la commune membre désignée par l’EPCI pour cela.
Il ressort de ces dispositions, qu’au terme des délais de 120 ans pour les registres d’état civil, et de 50 ans pour les autres documents n’ayant plus d’utilité administrative, mais devant tout de même être conservés, ces archives peuvent être déposées au service départemental d’archives pour les communes de 2.000 habitants ou plus. Celles qui comptent moins de 2.000 habitants en ont l’obligation de principe, mais elles ont également la possibilité de conserver leurs archives au-delà de ces délais (ou de continuer à les confier aux services évoqués ci-dessus) sur déclaration au préfet, et après accord du directeur du service départemental d’archives.

Un décret vient d’être publié portant application des articles 61 et 62 de la loi dite CAP (liberté de la création, architecture et patrimoine) du 7 juillet 2016, codifiés aux articles L.212-11 et L.212-12 du code du patrimoine. Ce texte prévoit que la mutualisation des archives numériques devra se faire "sous contrôle technique et scientifique de l’Etat", sachant qu’il était déjà prévu que ces archives numériques puissent être déposées avant même l’expiration de leur durée d’utilité administrative.
En outre, la mutualisation devra faire l’objet d’une convention en déterminant le périmètre, la répartition des missions et le niveau de service attendu, ainsi que les moyens alloués aux agents qui seront mobilisés. Elle devra fixer des indicateurs de suivi en vue de la publication d’un rapport annuel. Le cadre financier sera également précisé dans ce contrat, sur la base d’un coût de fonctionnement déterminé par les parties. Les services techniques et de maintenance informatique devront bien sûr veiller à la sécurisation la plus stricte de leurs procédés.

Références : articles L.212-11 et suivants et décret n° 2017-719 du 2 mai 2017.
 

 

Le service de renseignements juridiques et financiers

Un service gratuit destiné aux communes de moins de 10 000 habitants, aux communes nouvelles et aux intercommunalités.

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Du lundi au vendredi de 9h à 19h (prix d'un appel local)

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