Quelles sont les nouvelles règles relatives à la mutualisation des archives au niveau intercommunal ?

Constat

La problématique des archives soulève de nombreuses questions de moyens (voir par exemple le débat sur la conservation du Journal officiel en version papier), à l’heure où le numérique prend une place de plus en plus importante et où la dématérialisation des procédures est encouragée dans de nombreux domaines.

Réponse 

Afin de répondre à des objectifs de réduction des coûts, la loi permet aux communes qui le souhaitent de confier en dépôt leurs archives (celles qu’elles produisent ou reçoivent) au service d’archives de l’EPCI dont elles sont membres, ou au service d’archives de la commune membre désignée par l’EPCI pour cela. 
Il ressort de ces dispositions, qu’au terme des délais de 120 ans pour les registres d’état civil, et de 50 ans pour les autres documents n’ayant plus d’utilité administrative, mais devant tout de même être conservés, ces archives peuvent être déposées au service départemental d’archives pour les communes de 2.000 habitants ou plus. Celles qui comptent moins de 2.000 habitants en ont l’obligation de principe, mais elles ont également la possibilité de conserver leurs archives au-delà de ces délais (ou de continuer à les confier aux services évoqués ci-dessus) sur déclaration au préfet, et après accord du directeur du service départemental d’archives.

En vertu des articles R213-10 et suivants du code du patrimoine, “sous le contrôle technique et scientifique de l’Etat”, une convention détermine le périmètre de la convention, la répartition des missions entre les différentes parties, les moyens de fonctionnement et les compétences des agents chargés de cette mission. Ainsi, cette mutualisation entraîne la mise en commun des moyens humains et matériels, des compétences et des savoir-faire. Par l’intermédiaire de la convention, les parties s’entendent sur l’aspect financier de la convention, définissant une méthode pour la détermination de ce coût.  
Les parties signataires à la convention devront recevoir annuellement un rapport sur la conservation des archives numériques définitives, l’Etat doit en recevoir une copie dans les deux mois suivant son achèvement.  

 
Les archives numériques mutualisées doivent répondre aux normes suivantes:  

1. La sécurité et la redondance des infrastructures logicielles et matérielles ; 
2. La gestion du cycle de vie des données et de leurs métadonnées ; 
3. La présence de mécanismes destinés à assurer l'intégrité et la lisibilité dans le temps des informations ; 
4. La traçabilité de l'ensemble des actions effectuées dans le système d'archivage électronique ; 
5. La garantie de restitution de tout ou partie des données et de leurs métadonnées, ainsi que des informations de traçabilité afférentes.

Références : articles L.212-11 et suivants, et R212-1 à R212-18-2 du Code du patrimoine