Territoires vendômois mise sur la data pour piloter ses politiques publiques

Dès sa création en 2017, Pascal Brindeau, président de la nouvelle communauté d’agglomération Territoires vendômois (65 communes dans le Loir et Cher) et maire de Vendôme, a souhaité se doter d’outils de pilotage, pour éclairer les décisions de la collectivité et être en capacité d’évaluer, à termes, l’efficacité de ses politiques publiques. Un dossier dont a été chargée Agnès Bourgait auparavant directrice des finances d’une des quatre communautés de communes fusionnées et désormais directrice de la qualité et du contrôle de gestion au sein de la nouvelle entité. Laurent Brillard, actuel président-maire, a donné délégation à deux élus pour suivre le déploiement de la démarche à l’agglomération et à la ville.

Analyse des services mutualisés

« Dans un premier temps, nous avons choisi de nous concentrer sur la création de tableaux de bord pour chacune des 33 directions dont 22 accueillent des services mutualisés » explique Agnès Bourgait. Elle a pour préoccupation de suivre la mutualisation d’une grande partie des services entre cinq entités : agglomération, ville de Vendôme, CCIAS, CCAS et pôle nautique, un point d’autant plus sensible que les élus des communes membres avaient de fortes exigences de transparence sur les coûts servant de base à la refacturation.

Trouver les bonnes données

Concrètement, le projet s’est appuyé sur l’offre de service de Manty dont la solution collecte les données des applications métier pour générer des tableaux de bord et des indicateurs. « A première vue cela peut paraitre simple, mais une fois que l’on a défini l’indicateur, il faut aller chercher la bonne donnée au bon endroit » relate la directrice de la qualité et du contrôle de gestion. Ce travail est aussi l’occasion de constater que certaines rubriques ne sont pas renseignées, que les services ont parfois des utilisations différentes d’un même champ et des modalités de suivis avec des périodicités différentes (mensuelles, hebdomadaires, années civiles, années scolaires, etc.). Le risque est réel de « comparer des choux et des carottes ». Aussi ces tableaux ont-ils été construits avec les directions métiers, un travail qui prend du temps, ce qui a conduit la collectivité à se focaliser sur quatre types de données : service aux familles, données techniques et patrimoniales, RH et finances.

Tous les budgets décortiqués

Les finances tout d’abord dont les tableaux de bord ont pour particularité de consolider les données du budget principal et des budgets annexes. Parmi les indicateurs, la consommation des crédits, les délais de paiement, le suivi pluriannuel et, aussi, une vision analytique des dépenses et recettes par politique publique, vision qui sera utilisée très prochainement dans les revues de politiques publiques. « Le développement économique, par exemple, est analysé au travers des actions du service dédié réparties sur trois budgets. » Chaque direction aura également accès à son tableau RH comprenant effectifs, masse salariale, parité, absentéisme (…), « autant d’informations dont on ne disposait pas de manière si synthétique, en « bottom-up »

Côté services techniques, le logiciel de suivi des bâtiments et interventions (Atal), permet – par exemple – de connaitre les prestations fournies par la collectivité à une association (locaux, consommations énergétiques, stands…). Enfin les services à la population (Technocarte) sont passés au crible : cantines, crèches, centres de loisir, sports… Les tableaux de bord proposent notamment une vision de l’équité territoriale de l’accès aux services avec, par exemple, l’origine des utilisateurs. Est aussi mesuré, l’écart entre le nombre de repas produits et les repas consommés, facilitant ainsi la lutte contre le gaspillage alimentaire.

Du temps gagné

Ces tableaux de bord représentent un gain de temps important pour les directeurs. Car si les données préexistaient dans les logiciels métiers, il fallait auparavant extraire les données, les importer dans Excel, avec tous les risques d’erreur que cela représente, et ensuite les traiter. Désormais, chaque nuit, les applications métiers sont moissonnées – les données et chaque directeur trouve chaque matin les indicateurs mis à jour à partir des saisies de la veille. Dans cette phase d’appropriation de l’outil, le partage de ces données de pilotage est laissé au choix de chaque directeur, soit en interne avec son équipe, soit avec ses élus référents. Un temps d’acculturation au pilotage par la donnée. Un temps nécessaire pour que les indicateurs, bien maîtrisés, prennent leur place dans le dialogue de gestion.