Culture - Un décret facilite la mutualisation entre collectivités des archives publiques numériques
Pris en application des articles 60 à 62 de la loi du 7 juillet 2016 relative à la liberté de création, à l'architecture et au patrimoine (LCAP), un décret du 2 mai 2017 précise les modalités de la mutualisation entre services publics d'archives en vue de la conservation d'archives publiques numériques. Accompagnant ainsi une évolution technologique de fond, il adapte les règles générales applicables à la mutualisation des archives au cas particulier des archives numérisées.
Une mutualisation entre collectivités, sous le contrôle de l'Etat
Le décret commence curieusement par introduire dans le Code du patrimoine une définition des services publics d'archives, qui n'y figurait pas encore. Le texte précise ainsi qu'"un service public d'archives a pour missions de collecter, de conserver, d'évaluer, d'organiser, de décrire, de communiquer, de mettre en valeur et de diffuser des archives publiques [...]".
Pour le cas particulier des archives numériques, le décret du 2 mai précise qu'un service public d'archives peut mutualiser, sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat, avec un autre service public d'archives "tout ou partie des tâches techniques ou fonctionnelles mises en œuvre dans un système d'archivage électronique. Cette mutualisation donne lieu à la mise en commun d'infrastructures, de personnel ou de moyens matériels, logistiques ou financiers". Le décret précise au passage que chaque service partie prenante à la mutualisation demeure responsable de ses données.
La mutualisation s'effectue dans le cadre d'une convention qui "détermine le périmètre de la mutualisation, la répartition des missions entre les parties et le niveau de service attendu, les moyens de fonctionnement et les compétences des agents en charge de l'exécution des tâches techniques ou fonctionnelles". La convention doit être validée, dans un délai de quatre mois, par le directeur du service départemental d'archives. Un exemplaire de la convention signée lui est ensuite transmis par la commune qui effectue le dépôt.
Une conservation "dans les règles de l'art"
La convention prévoit aussi des indicateurs de suivi, qui doivent figurer dans un rapport annuel établi par le service responsable de la mutualisation et adressé à toutes les parties prenantes au dispositif. Ce rapport est également transmis à la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives.
La convention détermine, par ailleurs, le cadre financier dans lequel s'exerce la mutualisation, sur la base d'un coût de fonctionnement, et définit la méthode retenue pour la détermination de ce coût. Le décret prévoit d'ailleurs expressément la possibilité de "compensations financières".
Dernière précision apportée par le décret du 2 mai 2017 : la conservation mutualisée d'archives numériques doit répondre à des normes "conformes aux règles de l'art". Celles-ci portent notamment sur la sécurité et la redondance des infrastructures logicielles et matérielles, la gestion du cycle de vie des données et de leurs métadonnées, la présence de mécanismes destinés à assurer l'intégrité et la lisibilité dans le temps des informations, la traçabilité de l'ensemble des actions effectuées dans le système d'archivage électronique et, enfin, la garantie de restitution de tout ou partie des données et de leurs métadonnées, ainsi que des informations de traçabilité afférentes.
Référence : décret n°2017-719 du 2 mai 2017 relatif aux services publics d'archives, aux conditions de mutualisation des archives numériques et aux conventions de dépôt d'archives communales (Journal officiel du 4 mai 2017).
