Un procès-verbal de récolement des archives doit-il être établi lors du renouvellement des assemblées des EPCI ?

Comme pour les communes et leurs maires, les EPCI sont propriétaires de leurs archives et leurs présidents ont la responsabilité de leur conservation, de leur communication et de leur mise en valeur. Ce principe étendu aux groupements de communes a été conforté par l’article L 212-6-1 du code du patrimoine issu de la loi n°2008-696 du 15 juillet 2008.L’EPCI est propriétaire de ses archives c’est-à-dire de tous les documents qu’il reçoit ou produit dans le cadre de son administration quotidienne. Le président, exécutif de l’EPCI est responsable des archives du groupement et en est le gestionnaire. Il veille à leur conservation avec, le cas échéant, le conseil et sous le contrôle du directeur des archives départementales, qui agit par délégation du préfet.

À chaque renouvellement de l’exécutif de l’EPCI, le nouveau président doit obligatoirement dresser dans les meilleurs délais un procès-verbal contradictoire de l’ensemble des documents qui sont placés sous sa responsabilité. Il établit une liste précise, constituant un procès-verbal de prise en charge des archives de l’EPCI, assorti d’un récolement. Ce document contradictoirement établi est cosigné par le président entrant et le président sortant et décharge celui-ci de sa responsabilité avec copie au directeur des archives départementales (cf. autre fiche).

A noter que les EPCI ont la possibilité soit de créer un service pour gérer les archives qu’ils produisent soit de confier la conservation de celles-ci, par convention, au service d'archives de l'une des communes membres du groupement, disposant déjà d’un service pour accueillir les archives de l’intercommunalité, soit de les déposer au service départemental d'archives territorialement compétent.

Lorsqu’il est établi que la conservation des archives du groupement n'est pas convenablement assurée, le dépôt au service départemental d'archives est prescrit d'office par le préfet, après une mise en demeure restée sans effet.

A noter également que les destructions d’archives communales ou intercommunales sont soumises au visa écrit du directeur des archives départementales.