Vous êtes secrétaire de séance et responsable du procès-verbal. Que doit contenir ce dernier ?

Cette fiche question/réponse est extraite du document publié par Mairie-conseils en avril 2014 : Les 101 questions que vous allez vous poser … et leurs réponses – Manuel à destination des élu(e)s des communes de moins de 3 500 habitants.

En début de réunion vous venez d’être désigné secrétaire de séance par le conseil municipal (1). Vous allez donc être chargé de rédiger (ou de faire rédiger sous votre contrôle) le procès-verbal (PV).

Ce document qui est rédigé pendant toute la durée de la réunion n’est encadré par aucun texte légal.

Si son contenu n’est pas réglementé, un contenu minimum est cependant préconisé (2). Il est recommandé de faire apparaitre le jour et l’heure de la séance, la présidence, les conseillers municipaux présents, le quorum, la désignation du secrétaire de séance, l’ordre du jour, les opinions exprimées sur chaque point porté à l’ordre du jour, les votes et les décisions prises par le conseil.

Du point de vue de sa présentation, aucune règle n’est imposée même s’il parait préférable que le PV prenne la forme d’un écrit que vous signerez ensuite. Le PV peut parfois prendre la forme d’enregistrements sonores ou visuels (3).

Il ne s’agit pas d’une formalité imposée par la loi, mais ce PV sera généralement approuvé par les conseillers municipaux lors d’un vote à la séance suivante. Par ailleurs, et il s’agit d’une obligation légale cette fois-ci, les délibérations qui en sont tirées doivent être signées par les conseillers présents à la séance où elles ont été prises (4) ; dans le cas contraire, mention sera faite de la raison qui les a empêchés de signer (5). Ce PV sera ensuite consigné au registre des délibérations. Toute modification ultérieure du PV ne pourra alors se faire qu’avec votre accord et celui des conseillers municipaux présents (6).
 

(1) CGCT, art L2121-15 et L2541-6 (Moselle, Bas-Rhin, Haut-Rhin)
(2) CE, 27 avril 1994, commune de Rancé, n°145597
(3) RM n°57167 JOAN 22 mars 2005
(4) CGCT, art L2121-23
(5) RM n°25340 JO Sénat 1er mars 2007
(6) RM n°01574 JO Sénat 10 octobre 2013