Administration numérique - Des listes électorales à la base élèves, la démat avance... plus ou moins vite

La dernière réunion de l'Instance nationale partenariale (INP) de développement des échanges numériques, qui s'est tenue le 25 juin dernier à Paris en présence des associations d'élus et des services de l'Etat, a traité plusieurs sujets liés à la dématérialisation (sur la précédente réunion, voir ci-contre notre article du 26 mars). Au sommaire : l'archivage électronique, un nouveau train de procédures et le point sur la base élèves du 1er degré.
Ce rendez-vous de concertation trimestriel des administrations nationales et locales, préparé et piloté par le Secrétariat général pour la modernisation de l'action publique (SGMAP), atteint progressivement son régime de croisière. Programmes et champs d'interventions se sont diversifiés avec l'arrivée de l'interministériel. Aux yeux des élus et des fonctionnaires, l'INP est déjà le lieu privilégié de résolution de problèmes, de résorption des "couacs" numériques entre l'administration centrale et les administrations locales. Peu à peu, il devient aussi une instance d'information, de suivi et de transparence des actions de modernisation. Ainsi alternent désormais les dossiers à "traiter", avec des comptes-rendus d'étape, des panoramas et des retours d'expériences. Ce qui permet aux acteurs de partager progressivement la même culture, de mélanger "le régalien" et "le local". Le programme de la réunion du 25 juin présentait cette configuration "hybride" et propice à l'aide à la décision.

Toujours l'arrêté Cnil…

Les participants ont souhaité préalablement faire le point sur la publication - imminente - de "l'arrêté Cnil" relatif aux traitements de données personnelles dans le cadre des téléservices de l'administration.
La Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil) avait accepté les grandes lignes d'un projet d'arrêté initialement destiné à limiter les démarches déclaratives des collectivités pour le déploiement des téléservices. Elle avait en revanche rejeté le principe d'une gestion unifiée des identifiants. Sept familles de téléservices avait été définies dans le but d'établir des cloisonnements et interdire, de la sorte, tout recoupement d'identité (voir ci-contre notre article détaillé du 29 mars). Au final, la règle imposera aux communes de recourir à des solutions de fédération d'identité (ou équivalentes) pour simplifier l'accès des usagers à ces téléservices.
L'arrêté est désormais rédigé dans sa forme définitive. Il est repassé, entretemps, de sept à dix catégories de téléservices et sera publié dans les prochains jours, après signature du ministre de l'Intérieur. On mesure encore assez mal les effets de l'application des nouvelles règles. Certains participants à la réunion de l'INP s'en sont inquiétés. D'autres ont déjà identifié des risques de blocages. Ainsi par exemple, la réalisation de "passes" touristiques multiservices risque d'en être affectée. Plusieurs villes proposent déjà sur des cartes "sans contact" des services culturels (accès musées) couplés à des prestations de transports (bus, vélos-partage), deux catégories qui entrent bien dans la logique de cloisonnement de l'identité. Or les responsables de l'implémentation des systèmes de billettique n'auraient semble-t-il pas séparé identité et rôles dans les puces, ce qui rendrait difficile, voire impossible, le cloisonnement et interdirait de fait la diffusion de tels produits dans leur configuration actuelle. Ce point reste toutefois à vérifier mais constitue bien une alerte. Les échanges ont également donné l'occasion d'évoquer la transposition de mon service public.fr (MSP) aux collectivités locales et, notamment, les conditions techniques de mise à disposition des briques de services. Plusieurs collectivités sont mobilisées, notamment Lyon, Troyes, Paris ainsi que le conseil général de l'Aube qui sera, début juillet, l'une des premières collectivités opérationnelles.

Archivage électronique

Autre dossier abordé, celui de l'archivage électronique. La direction des archives de France et le conseil général de l'Aube ont présenté un état des lieux de ce vaste chantier, qu'il s'agisse des procédures en cours, des conditions de réussite ou de l'offre de progiciels, tout en apportant des éléments de coûts utiles aux évaluations budgétaires. Les représentants du groupe de travail TIC de l'Association des maires de France ont mis l'accent sur la mutualisation des projets afin d'obtenir une baisse substantielle des coûts (Localtis reviendra sur le sujet dans une prochaine édition).

Etat civil (Comedec)

Dans la foulée, le représentant du ministère de la Justice a présenté un état des lieux du déploiement du projet Comedec (Communication électronique de document d'état civil). Il a confirmé la généralisation, dès la fin de l'année, des échanges dématérialisés (voir notre article du 20 juin), mais sur le principe du volontariat. Une fois leur candidature déposée, les communes devront encore attendre trois à quatre semaines pour obtenir les cartes de signature nécessaires au fonctionnement de la procédure.
Des précisions ont été également apportées sur la dématérialisation des certificats de décès, à la demande de l'AMF qui souhaite une accélération de la mise en œuvre de ce téléservice. Une remise à plat sera préalablement nécessaire. En effet, le certificat comprend un premier volet, délivré par les acteurs de la santé, déjà dématérialisé, et un second transmis à l'administration, cette fois dans un format papier. Cette dualité rallonge les délais de délivrance et peut entraîner des complications administratives pour les familles, ce qui rend le sujet effectivement sensible.

Dématérialisation des demandes de procuration de vote

La direction de la modernisation et de l'action territoriale du ministère de l'Intérieur a présenté la future procédure de demande de procuration de vote qui se déroulera en deux phases. Pour établir une telle demande, l'électeur doit aujourd'hui se rendre dans un commissariat (ou encore dans une gendarmerie, un tribunal d'instance ou auprès d'autorités consulaires) et remplir sur place un formulaire qui est ensuite transmis en recommandé ou par porteur à la mairie. Dès les prochaines élections municipales de 2014, tout mandant pourra remplir une demande sur un formulaire en ligne à son domicile, l'imprimer, prendre rendez-vous sur internet et se rendre au commissariat afin de le signer et de le remettre en mains propres. Dans une deuxième étape, à compter des élections départementales et régionales de 2015, le formulaire pourra être rempli et envoyé électroniquement au commissariat mais le mandant devra toujours effectuer un déplacement pour authentifier le formulaire avant son acheminement par voie électronique, à la mairie. Il faudra attendre la généralisation des outils de signature électroniques (un jour, peut-être...) pour éviter à l'usager de se déplacer…

Transmission des listes électorales vers les préfectures

Un travail en cours réalisé par le bureau des élections du ministère de l'Intérieur concerne la normalisation du format d'échanges des applications de gestion des listes électorales. Aujourd'hui, une assez grande liberté est laissée aux éditeurs de logiciels. Résultat, selon les communes, les listes comportent de 9 à 26 champs. La normalisation répond à un souci de simplification, sur la base des informations attendues par les préfectures. L'objectif étant de rendre possible des extractions plus fines et de faciliter la mise en œuvre des boucles de mise à jour. Un décret fixant des règles plus contraignantes pour les éditeurs devrait être prochainement publié (juillet ou août).

Interfaçage de la base élèves du 1er degré avec les logiciels des mairies

La Fédération des villes moyennes (FVM) a signalé de nombreux dysfonctionnements dans la procédure de constitution de la base élèves. A sa demande, un état des lieux a été réalisé sur les conditions du déploiement de la procédure.
La constitution de la base élèves, qui s'effectue à partir des inscrits en début ou en cours d'année scolaire, relève de la responsabilité du maire. Sa maintenance et sa mise à jour sont assurées ensuite par l'Education nationale qui, sur la base des informations saisies par les directeurs d'école, renvoie un fichier corrigé et à jour, à la mairie.
Le protocole d'échange réalisé par l'Education nationale est désormais stabilisé, y compris sur la procédure. Les échanges s'effectuent soit par flux - à partir des progiciels scolaires des éditeurs ou de ceux que les villes ont développés spécifiquement -, soit manuellement pour les plus petites communes, via un portail mis à disposition par le ministère. Les problèmes résultent du retard pris par certains éditeurs dans la mise à jour des progiciels, ce qui complique les échanges. Actuellement quatre éditeurs "et demi" sur six sont qualifiés pour les interfaces d'échanges (Teamnet, Carte+, JVS, Sditec et Technocarte mais de manière partielle pour ce dernier) et un "et demi" sont encore en phase projet (Arpège et Technocarte pour la version web de son logiciel). Côté applications spécifiques, la plupart des villes sont désormais opérationnelles (Bordeaux, Brive, Limoges, Paris, Parthenay, Reims, Dieppe et Le Havre), à l'exception de Marseille encore en phase de développement. Le portail est utilisé par 6.000 communes de moins de 10.000 habitants. Ce qui induit qu'une part non négligeable de communes continuent à transmettre les informations soit par fichier informatique, soit même par courrier, sans qu'il soit encore possible d'en préciser le volume. Un groupe de travail est constitué pour identifier les problèmes "persistants" et pour relancer la communication sur les conditions et le mode d'emploi du déploiement.