Le Haut-Minervois alerte et communique via téléphones mobiles et courriels

"En 2007, la commune de La Redorte donne l’exemple en s’équipant d’un service de diffusion d'informations qui permet d'envoyer des messages par mél, SMS et téléphone à l'ensemble de nos contacts", explique Pierre-Henri Ilhes, maire de La Redorte et vice-président de la communauté de communes du Haut-Minervois (17 communes, 14.000 habitants) chargé des finances et de la communication. Les inondations qui ont frappé le département de l’Aude en 1999 ne sont pas étrangères à cette décision. "La moitié de la commune est exposée à ce risque, soit près de 600 habitants. Il était donc important de trouver un moyen de prévenir rapidement les foyers en cas d’alerte" Le service a ainsi été utilisé en janvier 2009 pour informer la population de l’arrivée de la tempête Klaus.

L’envoi des convocations aux élus par SMS

En 2008, confortée par l’exemple de La Redorte, la communauté de communes s’est elle aussi tournée vers cette solution, avec la volonté d’élargir la diffusion des informations à d’autres publics. Première cible, les élus : "Désormais, en plus du courrier, les convocations au conseil communautaire sont envoyées sur le téléphone portable des conseillers quelques jours avant la séance, et un texto de rappel leur est adressé le matin de la réunion". Cette solution permet un réel gain de temps car les secrétaires ne sont plus obligées de relancer individuellement les élus par téléphone. Tous ayant accepté de communiquer leurs numéros de portable, une seule opération est nécessaire pour procéder à l’envoi du message à l’ensemble des destinataires. Cette méthode présente un autre avantage, reconnaît Pierre-Henri Ilhes : "Depuis que nous mettons cette solution en œuvre, l’absentéisme a fortement diminué et nous ne sommes plus confrontés au risque de ne pas atteindre le quorum indispensable pour délibérer".

Des SMS pour alerter des agents de l’intercommunalité et des communes

Les personnels des cantines scolaires, des centres de loisirs associés à l’école ou des services d’aide à domicile bénéficieront bientôt de ce service. "Pour le personnel qui intervient à domicile, nous envisageons d’envoyer des messages sur les risques éventuels associés à la circulation – conditions météo, présence de travaux… –, ainsi que des rappels d’information sur des gestes et des mesures de prévention sanitaire. Enfin, avec la mise en place, en 2010, d’un office intercommunal du tourisme, la communauté de communes entend diffuser des informations sur les manifestations et les événements en cours auprès des partenaires de la filière (chambres d’hôtes, gîtes…)."

Un coût raisonnable

En termes de coût, le recours à cette forme de communication reste raisonnable : le droit d’entrée auprès de l’opérateur de téléphonie s’élève à 300 euros par média. Cela revient donc à 900 euros pour utiliser courriel, SMS et téléphone ; à cela s’ajoute un coût d’environ 350 euros par trimestre, lié à l’utilisation du service. "Aujourd’hui, cette solution répond à nos attentes en matière de souplesse, de simplicité et rapidité. Deux heures de formation suffisent à maîtriser l’outil informatique, les envois peuvent être planifiés et la plate-forme de gestion des messages est accessible depuis n’importe quel ordinateur via un compte client sécurisé", conclut Pierre-Henri Ilhes.

Pascal Clouet/ PCA pour la rubrique Expériences du site Mairie-conseils