La Legaltech au service de votre conformité RGPD

Des fonctionnalités multiples

Ces logiciels permettent un pilotage global des obligations légales découlant du RGPD :

- diagnostic de conformité,

- cartographie des données et des traitements,

- tenue du registre des traitements,

- étude d’impact PIA,

- gestion de l’exercice des droits des personnes,

- gestion et notification des violations de données personnelles,

- évaluation des tiers,

- fourniture de la documentation,

- tableau de bord de suivi avec des KPI…

Le credo de ces Legaltechs ? Proposer un environnement user friendly pour mener les utilisateurs, même sans bagage juridique, sur le chemin de la conformité en toute simplicité. « Ces logiciels viennent pallier le manque de temps, de moyens et de compétences dédiées des organisations, met en exergue Bertrand Bucelle. Bien souvent, face au cadre législatif relativement complexe, elles ne savent pas par quel bout commencer. En s’équipant d’un logiciel RGPD, elles mettent plus facilement le pied à l’étrier. »

Un peu comme des délégués à la protection des données (DPO) externalisés

Les logiciels prennent en effet les utilisateurs par la main et les accompagnent avec pédagogie. Par exemple, le logiciel Data Legal Drive guide les utilisateurs étape par étape à grand renforts d’astuces et conseils. Mission RGPD, quant à lui, propose un plan d’action détaillé et priorisé déterminé en fonction du diagnostic initial, agrémenté d’alertes et d’un mode guidé. Thomas Vini Pires ajoute : « certaines organisations sont frileuses quant à l’idée de s’équiper d’un logiciel et préfèrent travailler à l’ancienne avec un tableur Excel. Mais, elles se privent d’un réel gain de temps. »  En effet, les outils misent sur l’automatisation et fournissent des modèles préremplis (clauses, contrats, emails, registre avec fiches de traitement…) qu’il suffit d’adapter. Leto va plus loin dans l’automatisation et promet par exemple d’effectuer l’inventaire des données directement depuis les différents outils de l’organisation. « Au-delà du gain de temps, l’idée est d’éviter les erreurs et les oublis », ajoute Benjamin Lan Sun Luk.

Des outils pour maintenir un bon niveau de compliance et insuffler une culture de la protection des données

« Mais, même le meilleur outil du monde ne peut garantir le respect de la législation : les collaborateurs sont le maillon faible de la compliance !, reconnaît Benjamin Lan Sun Luk. Leur sensibilisation en continu est capitale pour qu’ils intègrent durablement la protection des données dans leurs pratiques. » C’est pourquoi l’outil Leto permet de mesurer le niveau de connaissance des salariés, via l’envoi de questions, et d’appliquer des piqûres de rappel en cas de besoin. Les autres plateformes ne sont pas en reste. Par exemple, Data Legal Drive propose un kit de sensibilisation, constitué de fiches pratiques pouvant être diffusées aux collaborateurs. L’outil intègre également des modules d’e-learning, courts, simples et ludiques. La Legaltech propose en option de la formation pouvant être financée par les Opco grâce à sa certification Qualiopi.

Les start-up n’hésitent pas à partager leur savoir avec tout un chacun : webinaires et vidéos pédagogiques, intitulées "1 minute pour tout comprendre" présentant simplement les principes et bonnes pratiques du RGPD pour Mission RGPD ; veille, guides et livres blancs pour Leto ; livres blancs, infographies, FAQ ou encore carte d’Europe des sanctions et jurisprudences avec un descriptif détaillé des décisions pour Data Legal Drive. Cette dernière réserve à ses clients une veille réalisée en partenariat avec les Éditions Législatives. Quant à Mission RGPD, l’éditeur met à disposition de ses clients un service d’assistance. Au cours de ces quatre rendez-vous annuels, les organisations ont tout le loisir de poser leurs questions et d’échanger avec un consultant RGPD. « La dimension humaine nous paraît essentielle pour rassurer et pour maintenir une dynamique de mise en conformité, estime Bertrand Bucelle. Pour conclure, j’ajouterai que, grâce aux Legaltechs, la conformité RGPD est enfin accessible à toutes les organisations. »