Partager ses secrétaires de mairie

Dès 1959, un Sivom mettait à disposition des communes trois secrétaires de mairie. Ce dispositif a été repris à la création en 1993 de la communauté de communes du Pays de Saint-Seine-l'Abbaye. "Nous avons donc une longue expérience dans le domaine de la mutualisation de services, déclare Chrystelle Mitaine, directrice générale des services de la communauté. La volonté des élus de transférer ce service du Sivom à la communauté tient au fait que nos petites communes - l'une d'elles compte trente habitants - éprouvaient des difficultés à recruter seules un secrétaire de mairie." Aujourd'hui, et ce depuis 2001, par conventions de mise à disposition, une équipe de neuf secrétaires de mairie assure le service pour vingt communes et cinq syndicats intercommunaux.
Les vingt communes définissent entre elles le nombre d'heures dont elles ont besoin. Le temps de travail se répartit entre la mairie, pour la tenue des permanences, l'accueil du public et le traitement des dossiers et les bureaux de la communauté pour la comptabilité des communes. Chaque secrétaire y dispose d'un bureau. Une fois par semaine, tous les secrétaires de mairie se retrouvent dans les locaux de la communauté et peuvent ainsi échanger sur leurs pratiques.
Par le recours à ce service mutualisé, les petites communes, qui souvent ne disposent pas d'une compétence suffisamment large pour une gestion optimale des différents dossiers de leur collectivité, bénéficient de la collaboration de secrétaires qui suivent des formations permanentes et sont mieux informés sur le fonctionnement communautaire. "Dans le cas de modification de textes de loi sur l'urbanisme, il est possible de réunir l'ensemble des services concernés et de faire ensemble le décryptage, apportant ainsi une meilleure compréhension du texte", précise Chrystelle Mitaine.

La mise à disposition d'un secrétaire varie en fonction des besoins de la commune 

Le temps de travail hebdomadaire d'un secrétaire de l'équipe peut se décomposer de la façon suivante : cinq heures pour le secrétariat d'une commune - dont deux heures de permanence à la mairie et trois heures dans les bureaux de la communauté -, et le reste pour le secrétariat et la gestion de la communauté. En outre, chaque secrétaire travaille dans le même temps avec un président de commission de la communauté sur le thème de son choix : culture, enfance, sport, etc. La mise à disposition d'un secrétaire est variable selon les besoins de la commune : si le maire de Champagny (30 habitants) conventionne pour moins de cinq heures par semaine, en revanche la commune de Saint-Seine (355 habitants) participe à hauteur de trente heures. Un secrétaire de mairie apporte ses services à deux ou trois communes.
Par cette mutualisation, les maires et secrétaires de l'équipe bénéficient de divers avantages. Ainsi, la communauté prend en charge les chèques-vacances des secrétaires, leurs frais de déplacement et leur assurent une formation permanente. De leur côté, les municipalités bénéficient de logiciels de comptabilité qui ne leur sont pas facturés. Par la disponibilité permanente de deux secrétaires, les communes ont toujours la sécurité du remplacement en cas de formation, congés ou maladie. Les secrétaires de mairie peuvent ainsi travailler selon un coût horaire identique pour tous, à plein temps pour un seul employeur, la communauté. Par l'attractivité des postes offerts, il est aussi plus aisé pour la communauté de recruter des agents de catégorie B, voire de catégorie A.
La mutualisation a été étendue à trois agents techniques chargés des espaces verts selon le même principe : la communauté, unique employeur, met à disposition des communes, par convention, ses agents selon un nombre d'heures déterminés par chaque commune. En cas de chantier présentant des difficultés, les trois agents peuvent intervenir ensemble. Neuf communes sont déjà concernées et les autres le seront au moment du départ en retraite du cantonnier en place.

Xavier Toutain, pour la rubrique Expériences des sites Mairie-conseils et Localtis