www.collectivites-aube.fr, la plateforme mutualisée de services des collectivités

En 1988, plusieurs mairies de petites tailles contactent le conseil général de l'Aube pour obtenir de l'aide pour gérer leurs listes électorales. La solution vient du minitel, puis les technologies évoluant, le service est informatisé dès 1988. Depuis 2005, une plateforme extranet sécurisée propose sans cesse de nouveaux services aux quatre cent trente communes et soixante-quinze EPCI que compte le département.
Le projet prend forme à l'initiative du conseil général, de l'Association des maires et du centre de gestion qui gère l'ensemble du personnel des collectivités du département excepté du conseil général et de la ville de Troyes. En janvier 2005, ils signent une convention pour mettre en place un guichet unique présentant toute l'information dédiée aux collectivités du département, chaque partenaire apportant idées ou informations. Par exemple, l'Association des maires alimente une partie information par des fiches juridiques, le centre de gestion présente une bourse d'emplois.

Adapter le service pour les collectivités

Le conseil général de l'Aube a investi 1,2 million d'euros pour couvrir dès 2006 le territoire en haut débit, pour atteindre une couverture de 98,4% de la population et de 405 de ses 433 communes. En 2007, les dernières zones blanches disparaissent. Après avoir fourni l'ADSL et donc l'accès à internet, le département se penche sur la fourniture de contenus à travers le portail extranet. Celui-ci est totalement financé par le conseil général, ce qui correspond à l'hébergement du site, au matériel, aux postes du chef de projet et des trois administratifs chargés de l'assistance en ligne et des développements informatiques pour créer ou adapter les systèmes et logiciels aux différents projets. Le budget de fonctionnement s'élève à 20.000 euros pour l'hébergement de la plateforme auquel s'ajoute l'équivalent de deux postes et demi. L'investissement est variable selon les services. Par exemple la numérisation du cadastre a coûté 150.000 euros.
Le principe de fonctionnement est simple : chaque fois qu'un service est développé pour le conseil général, l'équipe réfléchit sur les développements supplémentaires à réaliser pour que le service serve également aux collectivités. Pour obtenir un droit d'accès gratuit à la plateforme, il suffit de signer la convention avec le conseil général et de disposer d'une configuration de matériel informatique avec un accès à Internet, un navigateur et une adresse de messagerie. Un mot de passe est alors délivré au maire, qui décide ensuite de sa diffusion. Chaque collectivité accède uniquement aux données correspondant à son territoire et aux services pour lesquels elle a optés. Depuis l'ouverture du portail en juin 2005, 409 communes sur 433 ont adhéré.

Gestion des listes électorales, consultation du cadastre, aide à la rédaction des appels d'offres...

"Cinq services sont actuellement en fonctionnement et les projets ne manquent pas", explique Philippe Ricard, le chef de projet. Le premier service correspond à la gestion des listes électorales, il facilite la tenue et la mise à jour des fichiers et est utilisé par 370 collectivités. Le second service est celui des marchés publics. Il propose non seulement de déposer des appels d'offres mais également d'apprendre à les rédiger. Pour les très petites communes qui ont rarement ce type de démarche à effectuer, un outil d'aide à la rédaction a été spécialement conçu. Le maire ou le secrétaire de mairie qui l'utilise est accompagné pas à pas pour rédiger l'appel d'offres. Autre service offert par la plateforme : la possibilité pour les communes de consulter leur cadastre pour connaître la taille des parcelles, obtenir le nom du propriétaire (par le biais des impôts). La numérisation de l'ensemble du territoire a été prise en charge par le conseil général suite à des demandes répétées de subventions pour que soit réalisé ce travail de la part de nombreuses intercommunalités. Aujourd'hui, plus de 220 collectivités utilisent ce service. Un autre service concerne la dématérialisation du contrôle de la légalité. Trente deux mille actes, notamment les délibérations de conseils municipaux, sont transmis annuellement dans le département à la préfecture qui en vérifie la légalité. Le portail offre la possibilité aux communes de transférer ces actes en faisant jouer au conseil général le rôle de tiers de télétransmission (dispositif baptisé demat-aube). Cinquante collectivités utilisent ce service dénommé Actes (Aide au contrôle et à la télétransmission électronique sécurisée) et impulsé par le ministère de l'Intérieur depuis décembre 2005. Pour encourager les communes vers l'aire numérique, le conseil général prend en charge les trois premières années du certificat (signature numérique de la commune) dont le prix est de 200 euros environ par collectivité. Enfin, "L'alerteur citoyen", est un nouveau service en cours de test sur trois communes. Il permet à toutes les collectivités qui en sont équipées de prévenir leurs concitoyens, par exemple, de l'arrivée de leur nouvelle carte d'identité à la mairie, par le simple envoi d'un SMS ou d'un e-mail. Ce système rapide permet d'économiser du temps et des frais téléphoniques ou postaux.
En projet, la transmission des flux comptables au payeur (projet Helios). La commune de Vendeuvre-sur-Barse sera commune pilote en 2008, avec l'assistance de l'equipe technique du conseil général. Egalement, la mise à disposition d'un parapheur électronique permettant de recueillir la signature des élus avant la transmission de certains documents (flux comptables, actes, ...).

La mutualisation est indispensable

Provoquer  des rencontres de bilan entre services et repérer leurs problématiques est important pour être au cœur des attentes des communes et des intercommunalités. L'ouverture de chaque nouveau service sur le portail est ainsi une occasion d'information et de formation. Un guide de l'utilisateur est disponible et les demi-journées de présentation, sous forme d'ateliers pratiques, remportent un vif succès. Pour l'ensemble des services, une assistance en ligne a été développée avec un outil permettant de "prendre la main à distance" sur l'ordinateur de la mairie concernée. Cette forme d'accompagnement est très adaptée et appréciée. La mutualisation est indispensable pour mettre en place ce type de plateforme et de nombreux partenaires (préfecture, trésorerie générale, CNFPT, syndicat départemental des eaux...) ont rejoint les trois fondateurs. Chacun apporte contenus et savoir-faire et devient moteur à son tour selon le service développé.

Nathalie Froissart, pour la rubrique Expériences des sites Mairie-conseils et Localtis