Cloud municipal dans une petite commune (55)

Depuis 2008, Julien Didry, le maire de Bras-sur-Meuse (750 habitants), par ailleurs membre de la commission TIC (technologies de l'information et de la communication) de l’AMF, partageait déjà un espace virtuel avec sa secrétaire, qui le prévenait par chat dès qu’elle lui déposait un document à signer. En 2011, il propose aux quinze élus municipaux d’ouvrir un espace virtuel sur un "cloud" pour y déposer l’ensemble des documents numérisés utiles à leur prise de décision. Il a aussi choisi d’investir dans une table connectée à sept d’écrans avec accès à tous ces documents, autour de laquelle se réunit désormais le conseil municipal.

• Espace numérique protégé et partagé pour la circulation des documents

Le cloud de Bras-sur-Meuse a été vite adopté par les quinze élus : "Ils y ont tout de suite trouvé leur intérêt, individuel et collectif", explique le maire. Aujourd’hui, tous les élus ont pris l’habitude de s’y connecter pour consulter sur leur ordinateur, à leur domicile ou ailleurs, les éléments nécessaires à la prise de décision collective : y sont disponibles l’ensemble des dossiers à traiter, les devis, les études, les documents intercommunaux ou les archives des conseils municipaux classés par année et par date. "Celui qui veut s’informer, convient le maire, en sait autant que moi." Jusqu’à l’ordre du jour détaillé du conseil municipal mensuel qui fait l’objet d’une co-construction point par point grâce aux échanges via le cloud qui permet à chacun d’y ajouter un sujet.

• Cloud gratuit, économies d’impression et table connectée

Pour le cloud, la mairie utilise pour l’instant la version gratuite d’une plate-forme grand public. La mairie dispose désormais d’un photocopieur-scanneur relié au cloud pour numériser et faire circuler immédiatement les documents reçus. Grâce à ce dispositif, la commune a réalisé une économie d’impression de 90%. Quant à la table connectée, elle a été construite sur mesure (budget : 2.000 euros) avec incrustations de sept écrans de 23’ légèrement inclinés pour visualiser le contenu du cloud, évitant aux élus de venir avec leur propres appareils. Grâce à ce matériel, les délibérations sont affichées en temps réel en cours de conseil, enregistrées dès leur adoption, imprimées et signées pour transmission dès la fin du conseil.

• Une commune tout numérique et des habitants sur le cloud

La population s’est accaparée, elle aussi, des espaces du cloud auxquels elle a accès : des habitants consultent les délibérations, le PLU, les comptes-rendus jusqu’à la déclaration d’indemnité du maire… "Techniquement, notre dispositif est simple, à condition de vouloir partager l’information. D’ailleurs, pour moi, la e-démocratie, le partage, le cloud ou l’accès à l’information sont plutôt liés à une volonté politique qu’à des moyens techniques dont Bras-sur-Meuse, avec ses 750 habitants, ne dispose pas. Il faut rester pragmatique et convenir que la e-démocratie commence par le partage de l’information en conseil municipal. En convenant qu‘une petite municipalité comme la nôtre, où la transparence s’impose, nous éloigne des lourdeurs technocratiques ou juridiques. J’ajoute qu’une organisation de ce type est rapidement transposable à toute collectivité !"
Reste que ce cloud et cette table connectée ne sont que la partie visible de l’organisation numérique de la municipalité mise en place progressivement au fil des ans (lire encadré ci-dessous).

Michel Léon, Titres & chapos pour la rubrique Expérience des sites www.mairieconseils.net et www.localtis.info

•  Cloud : comment ça marche ?

Synchronisé en instantané et d’accès protégé par code, le cloud est installé sur une plate-forme grand public, qui offre 2 Go de mémoire gratuits à chaque utilisateur (soit 18 Go pour le cloud de Bras-sur-Meuse). Pour l’instant, la commune utilise la version gratuite mais n’exclue pas, en cas de besoin, de s’abonner à la version professionnelle qui propose en plus l’accès aux différentes versions modifiées de texte (environ 100 dollars/an, soit 72 euros).

• Les trois piliers du numérique

Dès son élection en 2001, le maire de Bras sur Meuse, se tourne vers le numérique : "Sans cette technologie et compte tenu de mes activités professionnelles, concède-t-il, je n’aurais pas pu être maire. Il m’aurait fallu quarante ans de mandat pour réaliser ce que j’ai fait en dix ans !". Son travail en mairie repose sur trois piliers numériques : une organisation à distance pour rendre compatible son mandat d’élu avec son activité professionnelle ; un désir de e-démocratie avec participation tous azimuts des citoyens ; la priorité donnée aux enjeux économiques dont témoigne l’ouverture, le 1er septembre 2013, d’un espace de coworking, dont les cinq bureaux ont été loués en quinze jours !