Dans le Neubourg, les secrétaires de mairie s'organisent en réseau de compétences

Sur les trente-quatre communes de la communauté de communes du Pays de Neubourg (16.516 habitants), l’une, Le Neubourg, compte 4.203 habitants tandis que les trente-trois autres ne dépassent pas 700 habitants. Pour contribuer à compenser ce décalage, une vice-présidence "Soutien à la vie locale" a été décidée par le conseil communautaire issu des élections 2008. Martine Saint-Laurent, maire de Houetteville et élue à cette vice-présidence explique : "Les différentes modifications législatives sur les droit des sols, les marchés publics, l’internet exigent des différentes communes des compétences de plus en plus spécialisées que celles-ci, compte tenu de leur faible poids démographique, ne peuvent évidemment détenir en interne. Notre intercommunalité a choisi d’apporter un soutien au fonctionnement des municipalités. Antérieurement, les moyens mis à disposition des communes étaient surtout matériels. Avec l’évolution des compétences communautaires et l’arrivée de personnel qualifié, le conseil communautaire a voulu individualiser cette mission d’assistance en tant que telle. Une lettre de mission définit ce que doit être ce soutien : par exemple, l’aide des techniciens intercommunaux pour aborder des dossiers pointus comme l’élaboration d’un PLU ou la rédaction d’un appel d’offres pour l’installation de feux tricolores Mais aussi l’organisation des secrétaires de mairies en un réseau professionnel."

Recenser les compétences détenues par les secrétaires de mairie

Pour organiser ce réseau, Martine Saint-Laurent a commencé par faire le tour des communes afin d’y rencontrer, à chaque fois, le maire et la secrétaire de mairie. En premier lieu, il s’agissait de connaître le temps hebdomadaire de ce poste administratif par mairie (plein temps, mi-temps ou tiers-temps). En effet, on trouve, par exemple, un agent qui assure le secrétariat de trois mairies. Dans un second temps, l’inventaire recensait le type de questions, en particulier juridiques, pour lesquelles les secrétaires sont demandeuses de formation et/ou d’informations. Enfin, il s’agissait de repérer si la (ou le) secrétaire de mairie était détenteur d’un savoir spécialisé. Par exemple, l’une des secrétaires est très pointue sur le statut de la fonction publique territoriale, une autre sur l’état civil, telle autre sur les élections... En septembre 2009, ce tour de table s’achève et va donner lieu à la rédaction d’un tableau des compétences sous forme de fiches distribuées dans les mairies et indiquant vers qui se tourner sur tel ou tel problème.
Cette tournée des mairies a aussi fait apparaître une forte demande exprimée par les secrétaires des communes de la communauté : celle de se connaître entre elles. C’est pourquoi une série de rencontres sera organisée sur des sujets qui ressortent de l’inventaire : l’archivage, l’état civil, l’utilisation du budget comme outil d’aide à la décision apporté aux élus ou la façon de partager, sur internet, un même nom de domaine tout en ayant des adresses distinctes. A chacune des rencontres, un intervenant spécialisé fera le point des connaissances, puis les débats permettront la connaissance mutuelle. "Pour conforter cette organisation en réseau, ajoute Martine Saint-Laurent, nous pourrions être amenés à recruter une secrétaire de mairie 'volante', afin d’assurer la permanence du service dans les communes : congés, arrêts maladie, formation, etc. La mise à disposition passerait par la signature d’une convention entre la commune demandeuse et la communauté de communes. Quant à la charge de l’animation du réseau des secrétaires de mairie, elle serait assurée par le budget communautaire."

François Poulle, pour la rubrique Expériences du site Mairie-conseils