Dans quelles conditions le procès-verbal de récolement des archives intercommunales est-il établi ?

A chaque renouvellement de l’exécutif de l’EPCI un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives, accompagné d'un récolement est établi (voir autre fiche : récolement).

Le procès-verbal a pour effet de transférer la responsabilité des archives au président entrant qui devient responsable au plan civil et pénal de toutes les archives intercommunales. Il est dressé en trois exemplaires originaux : l’un est remis au président entrant, le second au président sortant, le troisième est adressé aux archives départementales.

Le document de récolement recense les principales catégories d’archives conservées par l’EPCI dans l’exercice de son activité, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel. Les archives intercommunales concernent notamment les documents suivants : registres de délibérations, arrêtés du président, documents budgétaires (budgets, comptes administratifs, taxes et redevances intercommunales…) documents électoraux, dossiers résultant de l’exercice des différents compétences statutaires (contrats…), les registres des délibérations du CIAS éventuel, etc.

Cette rédaction formalisant une passation de responsabilité, elle donne l’occasion de faire le point sur la situation des archives intercommunales : conditions de conservation, état matériel, lacunes éventuelles.

Il s'agit avant tout de vérifier l'exactitude des indications portées dans l'inventaire des archives intercommunales et de faire un état sommaire des archives transmises au nouveau président. Le formulaire reprend les principales catégories de documents d'archives suivant un cadre de classement alphabétique réglementaire : de la date la plus ancienne à la date la plus récente d'une même catégorie de documents, avec indication du nombre de registres ou d'articles, et mention en observations des documents qui ont disparu, le cas échéant accidentellement (incendie, inondation…) après comparaison avec le précédent procès-verbal de récolement ou le dernier rapport d'inspection du directeur des archives départementales.

A noter que cette obligation est aussi valable dans le cas d’une réélection. Dans ce cas, le président réélu signe en tant que président sortant et en tant que président nouvellement élu.