Droits des sols : la plateforme en ligne du Grand Dijon adoptée par les notaires (21)

Au sein du Grand Dijon (24 communes, 254.387 habitants), les services travaillent depuis longtemps sur des documents d’urbanisme numérisés. Dès 2007 en effet, la gestion des autorisations d’urbanisme se fait via un logiciel connecté au système d’information géographique (SIG). "Lorsque le logiciel devient accessible par le web, la communauté urbaine lance le projet de plateforme en ligne pour les notaires, indique le premier vice-président, Pierre Pribetich. Avant son lancement, le projet a été anticipé, testé avec plusieurs études de notaires et approuvé." Une approche qui explique sans doute la bonne appropriation de la plateforme en ligne par les professionnels

Certificat d’urbanisme en trois clics

Jusque-là, lorsqu’un notaire souhaite vendre un bien, il demande le certificat d’urbanisme par courrier au service Droit des sols du Grand Dijon qui instruit les dossiers pour l’ensemble des communes de la communauté urbaine. "Pour y répondre, un agent doit trier, saisir le dossier, puis éditer et affranchir l’enveloppe, précise la responsable du service, Christine Gauthé. La seule mise sous enveloppe requérait une demi-journée par semaine à l’agent en charge des certificats d’urbanisme."
Grâce à l’interface dématérialisée, les notaires ont accès en ligne à la cartographie de l’ensemble du territoire de la communauté urbaine. Ils formulent leur demande en cliquant directement sur une parcelle sélectionnée ou en renseignant le numéro de parcelle. L’agent responsable génère une réponse sous format PDF et la renvoie directement par mail via l’interface.

Délais réduits, facilité d’usage, gratuité… et augmentation de 20% des demandes

Alors qu’il fallait entre 2 et 3 semaines pour obtenir un certificat, le service répond en une semaine aujourd’hui. Le dispositif est gratuit et facile d’utilisation : après une inscription en ligne, l’étude notariale peut posséder un ou plusieurs comptes.
"La simplification du service a eu une conséquence inattendue : l’augmentation des demandes qui sont passées de 5.500 à 6.500 par an", constate l’élu. L’explication ? Alors que par le passé, les notaires attendaient d’être certains d’une vente pour faire une demande d’information, ils la font aujourd’hui en amont de l’opération.

Gain de temps pour les services du Grand Dijon

Outre la valeur ajoutée pour les professionnels du territoire, le Grand Dijon fait des économies de papiers, d’impression et d’affranchissement. Et surtout, les collaborateurs de la communauté urbaine gagnent du temps, c’est le cas pour le service du droit des sols, mais aussi pour le service de la voirie qui n’a plus à envoyer les certificats de numérotage, ni les arrêtés d’alignement, car ces informations sont fournies dans le certificat d’urbanisme.

Information et démonstration dans les études notariales

Le Grand Dijon a fait en sorte que le service soit rapidement connu par les professionnels. Tout d'abord un test est lancé dans trois études notariales (voir en fin de texte), ensuite trois journées ont été consacrées à la démonstration de l’interface, soit une journée par étude et enfin une plaquette d’information expliquant le dispositif a été largement diffusée.

"Lorsque j’ai présenté la plateforme en ligne à l’occasion de l’assemblée générale de la chambre des notaires de la Côte-d’Or en mai 2015, j’ai évoqué les retours d’expérience très positifs des trois études, explique la responsable. Ce qui a convaincu leurs pairs." Dès les jours suivants, de nombreux notaires se sont inscrits.

Pour ceux qui continuent à faire des demandes papier, le service Droit des sols glisse dans l’enveloppe de réponse une plaquette de présentation de la plateforme en ligne.

Un an après, 80% des échanges sont dématérialisés

Moins d’un an après son lancement, la plateforme en ligne recueille 80% des demandes émanant des notaires. Les demandes papier devenues marginales, sont principalement le fait de notaires hors du département de la Côte-d’Or.
"Les perspectives de développement sont importantes puisque l’e-administration rationalise les coûts, se félicite l’élu. Toutefois, il faut rester vigilant. L’enjeu est de réussir à simplifier le service pour les professionnels, tout en respectant la liberté et le droit de propriété de tous."

Projet anticipé et testé pendant trois mois
Lorsqu’en 2013, le fournisseur de logiciels présente son portail notaires, le service Droit des sols lui demande de l’adapter pour être plus simple d’accès. En 2014, l’outil est testé en interne en lien avec le service informatique, notamment pour sécuriser les connexions. Puis, le Grand Dijon souhaite expérimenter le dispositif auprès de trois offices notariaux pendant trois mois. En lien avec la chambre des notaires de la Côte-d’Or, les trois études sont sélectionnées en décembre 2014.

Cécile Perrin pour la rubrique Expériences des sites www.mairieconseils.net et www.localtis.info