Une commune dématérialise toute la chaîne financière et comptable (31)

À Castelginest (11.000 habitants), la modernisation de la gestion de la commune est une volonté politique forte. En 2006, cette commune de Toulouse Métropole était déjà pilote pour la dématérialisation du contrôle de légalité. Fin 2007, le maire prend la décision de lancer le processus de dématérialisation comptable.

Accompagnement au plus près des agents

Un comité de pilotage est créé, qui rassemble le maire, le directeur général des services, des responsables du service informatique et du service comptabilité, ainsi qu’un représentant du Trésor public avec lequel un partenariat est créé. "Pour mettre en place une telle démarche, souligne Nicolas Bégué, DGS et chef de projet dématérialisation, il faut un environnement propice, notamment des services comptable et informatique suffisamment dotés en personnel, une grande motivation et une constante adaptation des agents impliqués. Le comité de pilotage s’est réuni une fois par mois pendant deux ans, pour accompagner la mise en œuvre de la démarche, qui s’est déroulée de 2008 à 2010. Ce dispositif a permis de résoudre les points de blocage techniques au fur et à mesure, et de mettre en œuvre des actions pédagogiques vis-à-vis des agents."

2008-2009 : une mise en œuvre par étapes

La démarche a nécessité une grande minutie (voir détails techniques dans le document joint). Les premiers mois sont consacrés à la reprise des données et à l’appropriation du nouveau logiciel E-compta par les quatre agents du service comptable. Le service informatique de la commune (équivalent d’une personne et demie) rédige un référentiel pour harmoniser la saisie et le traitement des pièces. À partir de mi-2008, les actes de gestion sont effectués avec le nouveau logiciel, alors que les flux de documents restent encore matériels. Le service informatique procède alors aux paramétrages et aux tests en collaboration avec la plate-forme de dématérialisation nationale, dont le rôle est de garantir la conformité technique des données. L’année 2009 voit les premiers aboutissements. D’abord la dématérialisation totale de la paie des 180 agents de la commune, formalisée par la convention signée avec le Trésor Public et la Chambre régionale des comptes. Puis les premiers flux corrects, sans pertes de données, de titres et mandats vers la plate-forme nationale. A ce stade, les bordereaux sont dématérialisés, mais les pièces justificatives sont toujours en papier.

2010-2011 : deux évolutions pour aller plus loin.

La dématérialisation, en bonne marche, doit évoluer encore pour être totalement finalisée. En premier lieu, une évolution du logiciel E-Compta est nécessaire afin d’intégrer les pièces justificatives. Cette adaptation a nécessité de fréquentes réunions avec le service Informatique de la commune, qui a participé au développement du logiciel. Ensuite, la mise en place d’une gestion numérique du courrier par le pool secrétariat s’impose pour éviter que les agents de la comptabilité aient à scanner eux-mêmes les pièces. Courant 2011, tous les flux de bordereaux avec leurs pièces sont enfin dématérialisés, soit entre 5.000 et 6.000 titres et mandats par an. Le système est complété par la mise en place d’un parapheur électronique. Ainsi, de la saisine des mandats et des pièces par le service financier, jusqu’au paiement par le Trésor public, en passant par le visa du DGS et la signature de l’élu, la procédure est dématérialisée de bout en bout.

La commune a estimé le coût de la dématérialisation (achats de matériel et logiciel, temps de travail affecté au projet, temps de formation) à 41.000 euros et prévoit de nouveaux investissements pour augmenter la puissance de stockage informatique. "Nous avons investi du temps pendant trois ans et nous commençons à le regagner aujourd'hui, conclut le DGS. Le gain s’estime aussi en qualité de traitement : harmonisation des pratiques, traçabilité, réactivité en cas d’erreur, raccourcissement du délai global de paiement. Aujourd'hui, une collectivité devrait pouvoir dématérialiser sa comptabilité en moins de deux ans, car beaucoup de bugs informatiques de la plate-forme nationale ont été corrigés."

Sophie Daguin / L’Œil à la Page, pour la rubrique Expériences des sites www.mairieconseils.net et www.localtis.info.