Arnaud Jesset, dirigeant de 5ème Face (Planot)

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Pourquoi avoir créé Planot  ?

Arnaud Jesset : au départ de la création de ce logiciel, il y avait un besoin non satisfait. Nous sommes en 2014. Une étude notariale dotée de plusieurs offices cherchait un outil pour piloter son activité. En l’absence de solution digitale appropriée, elle a fait le choix de faire développer son propre logiciel, en parfaite adéquation avec ses impératifs et ses exigences. Face à l’intérêt marqué de leurs confrères, les notaires ont alors souhaité mettre à disposition leur solution logicielle au plus grand nombre. Les notaires n’ayant pas vocation à assurer sa commercialisation, la société 5^ème Face a été créée à cet effet en 2019. Néanmoins, les notaires continuent d’apporter leur expérience et leur expertise juridique pour développer et améliorer le produit.

Concrètement, à quels besoins répond Planot ? Quels sont ses fonctionnalités et ses atouts différenciants ?

Arnaud Jesset : Planot est une solution d’organisation de la production et de la communication interne et externe pour les offices notariaux. L’organisation du travail est au cœur de notre outil. Planot rend tangibles les processus de l’étude. Il permet une harmonisation flexible des méthodes de travail grâce à un planning, au séquencement des tâches et une arborescence de classement. Chaque collaborateur peut adapter les processus à son besoin et de son fonctionnement. L’outil permet également la canalisation automatique et sécurisée des flux d’informations qu’ils soient internes ou externes. L’outil embarque aussi des services de data room et de signature électronique. Enfin, il permet le pilotage collaboratif des équipes et du travail. Les notaires peuvent connaître la charge de travail de chaque collaborateur et l’avancement des dossiers, gérer les absences et les objectifs… Il peut même aider au choix de l'affectation d'un collaborateur à l'ouverture d'un dossier en fonction de ses compétences par rapport aux missions et au domaine d'activité, et de sa charge de travail.

À l’heure de l’essor du travail à distance et dans un environnement très fluctuant, Planot constitue une réponse appropriée aux besoins d’efficience, de confort et de flexibilité des notaires et de leurs collaborateurs. De plus en plus, les notaires se positionnent comme de véritables chefs d’entreprise. Planot est un outil qui s’inscrit dans cette tendance de fond. Comme l’indique notre slogan, "avec Planot, ne pensez plus, réfléchissez !".

Comment les notaires ont-ils accueilli Planot ?

Arnaud Jesset : les débuts de l’outil sur le marché ont été prometteurs mais stoppés par la pandémie de Covid-19. Nous n’avons réellement repris la commercialisation qu’en 2022. Néanmoins, nous avons mis à profit cette période d’accalmie pour notamment briguer le label Etik du CSN (Conseil Supérieur du Notariat), que nous avons obtenu en septembre dernier.

Le bouche-à-oreille demeure une source majeure d’opportunités. Nous misons également sur un réseau de prescripteurs. Les professionnels du conseil en organisation et management du changement ont la légitimité pour préconiser la mise en place de Planot.

Pourquoi avoir fait le choix de la labellisation Etik ?

Arnaud Jesset : décerné pour trois ans avec un audit de suivi annuel, ce label représente un gage de crédibilité et de confiance pour nos prospects et clients. Il est d’autant plus important pour un nouvel entrant, comme nous. Il va nous permettre de faire communiquer Planot avec d’autres outils du notariat, tels les logiciels de rédaction d’actes notariés. Dans cet objectif, nous sommes en train de travailler sur les API, ou interfaces de programmation d'application. Ainsi, les clients pourront utiliser tous leurs outils à partir d’un environnement de travail unique. Cela représente un véritable gain en termes d’expérience utilisateur.

Cette labellisation est loin d’être anodine car le cahier des charges pour prétendre au label est relativement élevé en matière de sécurité et d’éthique. Elle a nécessité un an de travail et d’investissement. Mais, au-delà de l’obtention du label, ce travail a été bénéfique pour structurer et développer les bonnes pratiques dans l’entreprise.

Quelles sont vos ambitions à court et moyen terme ?

Arnaud Jesset : pour l’heure, nous visons un déploiement dans les études notariales françaises. Le potentiel est énorme ! En parallèle, nous continuons à améliorer l’outil, en lui adjoignant notamment de nouvelles fonctionnalités. Nous sommes par exemple en train de développer un outil de facturation permettant de quantifier automatiquement le temps de travail passé sur un dossier et de pouvoir le facturer.

À terme, nous pouvons imaginer une diversification de nos cibles. Il est vrai que Planot peut tout à fait être transposé à d’autres métiers, comme ceux du chiffre et du droit, et plus largement à d’autres secteurs d’activité.

Selon vous, comment se situe le notariat en termes de digitalisation ?

Arnaud Jesset : le notariat a mis du temps à se mettre en mouvement sur le sujet. Mais, il me semble qu’aujourd’hui il est en ordre de marche. La transformation digitale des études notariales avance de manière plutôt rapide et structurée, notamment sous l’impulsion du CSN. Le notariat fait souvent bien les choses même si d’aucuns trouvent que cela ne va pas assez vite…

Le CSN s’est d’ailleurs largement emparé de la question et, à travers son label Etik en particulier, il propose un outil fort appréciable et apprécié permettant de valoriser les acteurs vertueux et soucieux de la protection des intérêts de ses utilisateurs. En revanche, il est dommage que ce label, bien pensé et exigeant, ne soit pas plus mis en avant par le CSN.