Notes de synthèse dans les communes de plus de 3 500 habitants : bien veiller à leur précision

Réponse : L'article L. 2121-12 du CGCT prévoit qu'une note explicative de synthèse sur les affaires soumises à délibération doit être jointe à la convocation dans les communes de 3 500 habitants et plus. Si le contenu et le degré de précision attendus de cette note restent encore incertains pour beaucoup, la jurisprudence nous éclaire.

Cette note doit permettre aux conseillers de disposer d'une information suffisante leur permettant de remplir leur mandat, et doit préciser les motifs, les conditions et la portée de la décision que le conseil municipal est appelé à prendre (1).

Le juge administratif n’impose pas de formalisme particulier et se concentre sur le contenu de l’information. Ainsi, l’exposé des motifs d’une délibération peut valoir note de synthèse et, en l’état d’un raisonnement assez détaillé, information suffisante (2).

Ainsi, même en l’absence d’une note explicative, le juge considère que la convocation est régulière dès lors que les conseillers ont reçu préalablement des documents préparatoires comportant suffisamment d’informations (3). Toutefois, la seule note de présentation ne donnant qu’une indication générale sur l'objet du projet de délibération est insuffisante (4).

La note explicative trop synthétique au regard de l'objet de la délibération (5) est ainsi irrégulière, de même que l’envoi de la totalité des pièces jointes à la délibération, qui ne permet pas une information utile, compte tenu du trop grand nombre de documents (6). Le risque est en effet réel pour la collectivité, le tribunal pouvant annuler la délibération (7).

Un faisceau d’indices peut être appliqué pour savoir si la note remplit les conditions de précisions, il s’agira de vérifier si :

• Les conseillers municipaux ont pu consulter les pièces et documents nécessaires à leur information (8) ;

• L'information fournie n’a pas induit en erreur les élus (9).  (CE, 1er octobre 1997, Avrillier)

La cour d’appel de Douai récapitule ce que le juge attend d’une note de synthèse : “cette obligation, qui doit être adaptée à la nature et à l’importance des affaires, doit permettre aux intéressés d’appréhender le contexte ainsi que de comprendre les motifs de fait et de droit des mesures envisagées et de mesurer les implications de leurs décisions. Elle n’impose pas de joindre à la convocation adressée aux intéressés, à qui il est au demeurant loisible de solliciter des précisions ou explications (…), une justification détaillée du bien-fondé des propositions qui leur sont soumises. » (10).