Que recouvre l'obligation de dématérialisation des échanges en matière de marchés publics ?

Constat

Les procédures de marché public dont la valeur estimée est égale ou supérieure à 40 000 HT lancées par les acheteurs publics autres que les centrales d’achat sont soumises à de nouvelles obligations en matière de dématérialisation (1).

Réponse

Cela signifie en premier lieu que les acheteurs publics doivent impérativement être munis d’un profil d’acheteur leur permettant de satisfaire à ces obligations (2). Le profil d’acheteur est la plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires (3). Pour répondre aux exigences légales et prétendre à la qualification de profil d’acheteur, ce dernier doit remplir un certain nombre de fonctionnalités a minima qui sont exposées dans l’arrêté du 22 mars 2019  relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs. Il doit notamment permettre à l’acheteur de s’identifier et s’authentifier, de publier des avis d’appel à la concurrence et de mettre à disposition des documents de la consultation qui pourront gratuitement être téléchargés par les opérateurs économiques, de réceptionner et conserver des candidatures, d’échanger des courriers électroniques et de réaliser une traçabilité de la procédure (4).

Ainsi, toutes les communications et tous les échanges d’informations sont effectués par des moyens de communication électronique (5). Par conséquent, l’utilisation du papier dans les procédures de marchés publics n’est plus envisageable d’une manière générale (sauf exceptions relatives à la copie de sauvegarde). Ce qui implique également qu’il n’est plus possible de refuser la réception des candidatures et des offres transmises par voie électronique (6). Les candidats ne sont plus tenus de fournir les documents justificatifs et moyens de preuve que l’acheteur peut obtenir directement par le biais d’un système électronique officiel et gratuit ou qui avaient déjà été transmis à l’acheteur dans le cadre d’une précédente consultation à condition que ces documents soient complets et demeurent valables (7).

Même s’il est fortement recommandé d’y recourir, la signature électronique n’est pas rendue obligatoire par les textes (8). Cependant, l’acheteur peut choisir de l’imposer dans les documents de la consultation sans que cela ne constitue une mesure discriminatoire à l’égard des opérateurs économiques et risquer une condamnation devant le juge (9).

Il en ressort aussi que l’acheteur doit s’assurer que les dispositifs qu’il utilise pour communiquer par des moyens électroniques ainsi que leurs caractéristiques techniques ne sont pas discriminatoires et ne restreignent pas l’accès des opérateurs économiques à la procédure de passation. Ils doivent être communément disponibles et compatibles avec les technologies de l’information et de la communication généralement utilisées (10). Par exemple, le profil d’acheteur doit être compatible avec un certain nombre de formats de fichiers les plus courants et à la portée du commun des opérateurs économiques. De plus, la confidentialité et la sécurité des transactions électroniques est de la responsabilité des acheteurs publics. En effet, le profil d’acheteur doit permettre de sécuriser les échanges et de conserver l’intégrité des documents qui y transitent (11).

Enfin, l’acheteur public doit offrir, sur son profil d’acheteur, un accès libre, direct et complet aux données essentielles de tous les marchés publics qu’il a passés et qui sont d’un montant supérieur à 25 000 € HT (12).