Téléphonie et internet : des économies d'échelle grâce au groupement de commandes

En 2006, la communauté de communes du Pays santon (46.000 habitants) et la ville de Saintes, avec son centre communal d'action sociale, avaient signé ensemble deux marchés pour des prestations de service d’opérateurs de télécommunication pour l’équipement et les communications de la téléphonie fixe, de la téléphonie mobile et l’accès à internet. Les conditions étaient propices, puisque le service Informatique de la ville de Saintes est commun au CCAS et à la communauté de communes, ces derniers ayant passé une convention avec la ville à cet effet.

Associer davantage de communes à une première démarche

"La communauté a saisi l’occasion du terme du marché pour réfléchir en amont sur nos systèmes de télécommunications, les moyens d’améliorer leur performance et les pistes pour en maîtriser les coûts", résume Pierre-Marc Lis, directeur informatique pour la ville de Saintes. Cette réflexion, engagée dès mars 2009, débouche rapidement sur l'idée d'associer les autres communes membres de la communauté, dans le cadre d’un groupement de commandes (tel que prévu par le Code des marchés publics). Sous l’impulsion de Sylvie Barre, adjointe déléguée aux nouvelles technologies et de Pierre-Marc Lis, le projet est présenté aux maires du territoire qui sont rapidement séduits. A la communauté de communes, c’est Christophe Dourthe, le vice-président délégué à la communication, qui fait le lien. Un groupement de commandes est alors constitué. Le syndicat informatique du département, séduit lui aussi par l’idée, prend le train en marche.
En plus de la ville de Saintes, son CCAS et la communauté de communes, treize communes ont choisi d'adhérer au groupement de commandes. Sur les cinq communes n'ayant pas souhaité rejoindre le groupement, certaines sont très petites, et compte tenu de leur faible équipement n'y trouvaient pas d'intérêt financier. Le coût d'adhésion est fixé à 299 euros. "Ce montant correspond à la participation aux frais du bureau d’études", précise Pierre-Marc Lis. Le service informatique a en effet fait appel à un cabinet d'études spécialisé pour rédiger le cahier des charges. Ce dernier, élaboré après un travail de recensement des besoins et des équipements de chacun, prend en compte les demandes formulées par les membres du groupement et les dernières technologies. Le marché est lancé juin et le choix de l'opérateur est retenu en octobre.

Un déploiement progressif et une rationalisation des équipements 

Fin janvier 2010, les nouveaux systèmes de télécommunications étaient opérationnels à la ville de Saintes, son CCAS et la communauté de communes. "Sans aucun bug", se félicite Pierre-Marc Lis. Ce dernier pilote dans un second temps avec le service informatique l'installation des nouveaux systèmes de télécommunications dans les autres communes du groupement. L’achèvement du déploiement est prévu pour l’été 2010. "Nous en profitons pour rationaliser certains équipements. Par exemple, si une école est en face d'une mairie, plutôt que de prévoir deux abonnements internet, nous installons un wifi", précise Pierre-Marc Lis.

Des économies en vue et des atouts technologiques

L'effet "masse" a aidé à négocier des remises allant jusqu'à 45% (par exemple sur l'achat de mobiles avec un forfait de deux heures par mois). Le groupement d'achat a surtout permis de doter les communes d’une solution rendant possible le passage en téléphonie illimitée et internet. Résultat : leurs coûts de téléphonie et d'internet sont désormais forfaitisés. "Avant, pour la seule ville de Saintes (18.000 appels par mois et 450 utilisateurs d'internet), nous payions à la communication, maintenant 300 heures sont prévues dans l'abonnement", illustre Pierre-Marc Lis. La téléphonie classique a été en effet abandonnée au profit de la technologie "BIV " (Business internet voix ) ou son équivalent, qui fait converger voix et données sur une même ligne. Cela permet de centraliser les appels et l’accès à internet sur une "box" unique pour les sites principaux que sont Saintes, son CCAS et la communauté de communes. Pour les petits et moyens sites, un système identique au "BIV" et adapté à leur volume de communication a été mis en place. "Les estimations misaient sur des économies de l'ordre du 30%, et le pari semble gagné. Nous en aurons la certitude en fin d'année, nous sommes en bonne voie", assure Pierre-Marc Lis. Dernier avantage mis en avant par l'informaticien : la technologie du tout "IP", qui permettra en outre d’utiliser les services collaboratifs de demain, comme la réception de fax sur messagerie électronique.

Emmanuelle Stroesser pour la rubrique Expériences du site Mairie-Conseils