Un secrétariat intercommunal à la disposition des communes du territoire et de leurs voisines

Au départ...

Au moment de la création du Sivom en 1969, les élus ont souhaité mettre en place un service de secrétariat disponible "à la demande" des communes. La communauté de communes a succédé au Sivom en janvier 1994 en conservant le fonctionnement de ce service qui avait fait la preuve de son utilité.

En cours de route...

Huit secrétaires employées à temps plein, salariées par la communauté de communes, interviennent à la demande dans les mairies, les associations foncières et les syndicats de communes, qu'ils appartiennent ou non au territoire intercommunal. Le service de secrétariat est proposé aux communes de la communauté ainsi qu'à quelques communes proches demandeuses. Les statuts précisent ainsi : "La communauté de communes pourra fournir, par convention, pour le compte des communes non-adhérentes ou les établissements publics intercommunaux et des associations foncières qui en feraient la demande, les prestations de services exercées habituellement au profit des communes membres". Ces prestations sont définies dans les statuts, parmi lesquelles le secrétariat, en précisant qu'il s'agit d'une rétribution à l'heure.
Sur les huit secrétaires, six sont titulaires. Les deux autres personnes sont des secrétaires contractuelles débutantes, formées par la communauté avec l'appui du Centre national de la fonction publique territoriale (CNFPT).
Le service est facturé à un coût horaire intégrant les frais de déplacement, calculé en fonction du niveau d'expérience de la secrétaire et de l'appartenance ou non du demandeur à la communauté. En 2002, la communauté facturait à ses communes 17,50 euros de l'heure pour une secrétaire débutante et 22 euros de l'heure pour une secrétaire confirmée. Un syndicat, une association foncière ou une commune extérieure payait pour les mêmes services, respectivement, 19 euros de l'heure et 24 euros de l'heure.
En plus de ce service, la communauté de communes peut mettre à la disposition des structures demandeuses le matériel et les consommables informatiques ainsi que les logiciels. Ce service fait l'objet d'une convention particulière et d'une facturation supplémentaire permettant de répartir l'amortissement en fonction du nombre d'habitants et des communes.

Les moyens mobilisés et les partenaires...

La gestion de ce service est assurée par la secrétaire générale de la communauté de communes dans le cadre de ses fonctions administratives générales et s'appuie uniquement sur le financement intercommunal. Le fonctionnement est équilibré chaque année et fait l'objet d'un budget analytique.

Pour quels résultats...

Existant depuis 1969, le service de secrétariat est apprécié en particulier des nouveaux élus, qui sont rapidement informés par leur secrétaire expérimentée du fonctionnement de leur collectivité et de l'intercommunalité.
Toutefois, ce service étant offert à des communes extérieures à la communauté, des problèmes de priorité se posent parfois dans la gestion des remplacements. Il est, en effet, impossible de priver une commune non-adhérente à la communauté d'une secrétaire pour pallier l'absence d'une autre secrétaire dans une commune du groupement. Par ailleurs, certaines secrétaires confirmées ont été recrutées directement par leur maire pour un emploi communal et sont ainsi sorties du secrétariat intercommunal.

Et aujourd'hui ?

La mise en place d'un réseau intranet va permettre de renforcer ce service de qualité en améliorant l'information et la coordination entre les secrétaires. L'agenda de la secrétaire générale et les dernières délibérations du conseil communautaire seront ainsi consultables par chaque secrétaire.

Stéphane Bellenoue, directeur du Centre permanent d'initiatives pour l'environnement du Pays de Soulaines