Un service intercommunal de rédaction des actes administratifs

Dans un territoire périurbain, les seize communes du Canton de Fronton (42.000 habitants) adhèrent au syndicat intercommunal dont les services se sont étoffés au fil des ans, des travaux de voirie au système d’information géographique, de la banque de données territoriales à l’instruction mutualisée des permis de construire. Parmi les prestations, le service de rédaction des actes administratifs est né en 2003.

Des besoins de régularisation et des acquisitions foncières

"En plus des questions de régularisation d’emprise de voirie et autres servitudes de canalisations, les services de voirie génèrent de plus en plus d’acquisitions foncières, par exemple pour la création d’un giratoire, explique Christian Faurie, président du syndicat intercommunal du Canton de Fronton et maire de Bouloc. Or ces petits actes de transfert de propriété n’intéressaient pas vraiment les offices notariaux. Comme mes collègues maires, je rencontrais des difficultés et nous avons estimé qu’un service intercommunal de rédaction des actes administratifs pouvait répondre à cette lacune." Une étude menée sur le territoire a évalué la masse de travail à environ 70 actes par an. En 2003, le syndicat a embauché une juriste dotée d’une formation d’urbanisme, contractuel de catégorie A, actuellement à 85% d’un temps plein.

Une procédure parfois complexe

A l’initiative de chaque maire, les communes font appel au service en fonction de leurs besoins. Ainsi une commune peut demander la régularisation d’une voie, ce qui représente par exemple, quinze actes à rédiger. La juriste se met ensuite en relation avec le secrétariat de la mairie pour connaître l’emprise de la voie, recenser les propriétaires concernés et lancer les recherches en vue du transfert de propriété. Il n’existe pas de délai imparti pour compléter un dossier et réaliser l’acte. En effet, certains dossiers sont simples et rapides, tandis que d’autres nécessitent de retrouver les successeurs du propriétaire, de réaliser des recherches lorsque des parcelles ont été refondues. Un dossier peut rester ouvert plus de deux ans, si par exemple il manque une signature dans le cas des indivisions. Une fois le dossier complet, l’acte est rédigé et présenté aux hypothèques pour y être enregistré.

Des services qui évoluent

Lors de sa création, le service traitait les demandes de régularisation issues uniquement des seize communes, puis il a étendu son périmètre aux demandes d’un syndicat des eaux situé sur le territoire. "En effet, ce syndicat n’avait jamais régularisé les servitudes de passage de ses canalisations, soit 340 dossiers consistant en des autorisations de passage, certaines signées il y a plus de 40 ans", indique Robert Tagliaferro, directeur général des services. Désormais, toute convention passée entre un acteur public et un propriétaire privé est publiée aux hypothèques et en cas de vente du terrain, le notaire a connaissance de toutes les servitudes officielles. Si au départ, le service de rédaction se chargeait uniquement de régularisation, il traite aujourd’hui l’achat et la vente de terrain pour les communes. "Toutefois, nous ne voulons pas aller à l’encontre des notaires : nous effectuons les petites transactions et nous n’avons pas les moyens de faire tous les actes des seize communes", précise le DGS.

Transformation du syndicat intercommunal en communauté de communes

Depuis 2011, quatre des seize communes ont rejoint la communauté urbaine du Grand Toulouse pour la voirie, tout en demeurant adhérentes au syndicat pour les autres prestations de services. En 2013, le syndicat devrait lui-même se transformer en communauté de communes. "Dans ce cadre, dix communes sur les seize adhérentes au syndicat actuel vont reprendre les compétences de ce dernier, indique Christian Faurie. Nous réfléchissons actuellement à la façon dont les six communes extérieures à la communauté de communes pourront continuer à bénéficier de la mutualisation de services, par exemple via des conventions de prestations."

"La mutualisation offre aux plus petites communes un appui juridique et des prestations de services qu’elles ne pourraient pas financer seules, estime Christian Faurie. C’est un système qui permet de tirer tout le monde vers le haut !"

Cécile Perrin pour la rubrique Expériences des sites www.mairieconseils.net et www.localtis.info