Un site intranet pour la communauté de communes

Dès sa création, en 1999, les élus de la communauté de communes du Coeur de Caux, qui regroupe vingt-deux communes, ressentent le besoin de disposer d'un outil pour échanger entre eux facilement. Ils construisent tout d'abord, entre onze communes, un réseau élaboré à partir des NTIC qui favorise l'accès des élus et des personnels administratifs à l'information et leur permet de travailler de manière participative.
Les élus créent leur premier réseau intranet en 2003. Baptisé 3W4C (pour World Wide Web et communauté de communes Coeur de Caux), le comité de pilotage du réseau travaille sur son ouverture dans chaque mairie et pour tous les élus du territoire. Ceux-ci sont épaulés par un chargé de mission pour mettre en place l'intranet et les accompagner. Le conseil consultatif qui regroupe les conseillers communautaires et d'autres élus du territoire est associé à chacune des étapes. Il est décidé que le serveur sera situé dans les locaux de la communauté de communes, laquelle mettra à la disposition des communes membres le matériel dont elles ont besoin pour se relier. Pour les techniciens, le premier défi est technologique : il n'existe pas d'accès au haut débit sur le territoire et il faut donc trouver des solutions pour que chaque mairie accède au serveur. Ayant choisi un système de liaison sécurisée, via un opérateur unique, les communes organisent une commande groupée auprès de la société qui réalise la mise en réseau. L'exploitation de l'intranet est réalisée au moyen du logiciel Lotus. Le site se compose d'une page d'accueil, sur laquelle des informations peuvent être diffusées, d'un système de messagerie et d'un répertoire pour faire circuler des documents. La communauté de communes a réservé un nom de domaine (cc-coeurdecaux.fr) qui permet de faire apparaître le nom du territoire dans les adresses électroniques. Les élus et techniciens concernés ont accès au réseau depuis les postes configurés. Chaque secrétaire de mairie peut mettre en ligne les comptes rendus de réunions, les délibérations du conseil communautaire et les autres documents intercommunautaires à mettre en commun. Cet outil est également à la disposition des élus via un système de"news" (courts messages affichés sur la page d'accueil de l'intranet) et via la messagerie électronique pour échanger entre eux des informations relatives aux dossiers communaux ou intercommunaux.
La communauté a organisé plusieurs sessions de formation pour les élus et les personnels administratifs des communes et de la communauté elle-même. Quarante-quatre personnes au total ont suivi soit la formation "utilisateur", qui donne les bases nécessaires à l'utilisation de l'outil, soit la formation "référent", plus poussée, qui aborde la question de la gestion du matériel et du réseau. Ces formations ont créé une dynamique de groupe au sein du personnel administratif communal et intercommunal.

Un effort financier collectif qui porte ses fruits

Le montant des investissements matériels s'est élevé à 8.718 euros hors taxes. La communauté de communes a bénéficié du soutien de l'Etat au moyen de la dotation globale d'équipement qui a couvert environ 60% des investissements (à l'exception du serveur dont le financement était plafonné à 30%). Le conseil général a également appuyé le projet via un plan de développement local représentant environ 13% des investissements. Tout en demandant un effort budgétaire non négligeable à la communauté de communes, cette démarche collective et participative a coûté moins cher que si chaque commune s'était équipée seule.
Le système est opérationnel depuis septembre 2004. L'outil intranet est globalement bien utilisé : un tiers des communes s'est beaucoup investi dans ce projet, un tiers utilise l'outil couramment et un dernier tiers l'utilise encore très peu. Il s'agit maintenant de développer des usages différents pour que les élus et le personnel des communes y recourent plus systématiquement. Les effets du réseau sont difficilement quantifiables, mais il est possible de mettre à son actif un gain de temps, avec moins de déplacements des élus, une réduction des dépenses de courrier et des photocopies et une plus grande participation des communes à la vie communautaire.

Et bientôt un site internet

L'arrivée imminente de l'ADSL sur le territoire apporte de nouvelles perspectives, notamment pour faciliter l'accès des communes au réseau et permettre de libérer les lignes téléphoniques mobilisées par l'ancien système. Une deuxième phase de déploiement de l'outil prévoit l'accès à l'information pour chaque délégué communautaire, grâce à un extranet : ce système permet d'accéder à l'intranet de la communauté depuis n'importe quel ordinateur ayant une connexion à internet. Cela permettra d'assurer la cohésion du groupe d'élus communautaires, composé de soixante-quatorze personnes. Une ouverture pour le public est également prévue et le comité de pilotage y travaille assidûment. Le futur site internet sera la vitrine de la communauté et de ses communes. Il permettra d'offrir au public un certain nombre de services : actes administratifs en ligne, informations sur les équipements communautaires... Si les financements départementaux sont maintenus, dans le cadre d'un contrat de pays, les élus envisagent également de prolonger le site par la création d'un espace public numérique, ou cyber-centre, à destination de la population locale.

Willy Chéneau, chargé de projet au CPIE Vallées de la Sarthe et du Loir

Le conseil des élus

"Il est très important pour l'élu porteur du projet d'avoir le soutien des autres élus de la communauté de communes, afin que l'outil soit valorisé par la suite. Il faut aussi s'assurer de l'adhésion des personnes qui vont utiliser l'outil si on veut développer un vrai travail coopératif."