Urbanisme en Vallée du Loir : une dématérialisation à l’échelle intercommunautaire (72)

La Flèche et le Pays Fléchois s’appuyaient sur un service instructeur d’autorisation du droit des sols (ADS) pour répondre aux demandes de leurs habitants. Suite au retrait de l’État de l’instruction du droit des sols qui a laissé de nombreuses communes rurales démunies, ce service a été recalibré. Il traite depuis maintenant quelques années les demandes des deux communautés de communes avec lesquelles le Pays Fléchois forme le Pôle d’équilibre territorial et rural (PETR) de la Vallée du Loir, qui couvre un territoire de 57 communes pour 73.800 habitants.

La dématérialisation des ADS s’inscrit dans la mutualisation intercommunautaire

« La perspective de dématérialiser les ADS a mis en difficulté les petites communes du PETR qui avaient besoin d’une solution intercommunautaire », indique Nicolas Chauvin, vice-président de la communauté de communes du Pays fléchois, en charge de la commission Environnement. « Dès 2017, nous avons lancé le projet de dématérialisation des ADS et passé des contrats de mutualisation avec les deux autres communautés membres du PETR. Nous partageons le même Schéma de cohérence territorial mais chaque EPCI est doté de son propre Plan local d’urbanisme intercommunal. Nous avons par ailleurs pu bénéficier de l’appui d’un éditeur de logiciel, qui cherchait à mettre au point son produit dans un territoire présentant les problématiques rurales et intercommunautaires auxquelles nous étions confrontés. »

Développer le projet étape par étape

Le projet de dématérialisation a pris forme progressivement, en coopération avec l’éditeur de logiciel et en consultant l’ensemble des parties prenantes. Le responsable du service Urbanisme du Pays Fléchois, Sébastien Jousse, évoque une méthodologie fondée sur une succession d’étapes permettant de résoudre les uns après les autres les problèmes soulevés par la numérisation des ADS : « Nous avons déjà réglé les phases de dépôts et de réception des dossiers, le contrôle de légalité et notre connexion à la plateforme de l’État Plat’AU -autorisations d’urbanisme- qui permet aux différents logiciels utilisés de dialoguer sans que les données aient besoin d’être ressaisies. » L’objectif est de dématérialiser toute la chaîne de l’instruction. L’étape des signatures doit être franchie dans les prochains mois. Celle de l’archivage, moins urgente, le sera ultérieurement.

La phase d’expérimentation en voie d’achèvement

Un guichet numérique encore en phase d’expérimentation fonctionne depuis bientôt deux ans pour instruire les demandes d’ADS de La Flèche. En limitant cette nouvelle procédure à la ville centre, l’idée est de la sécuriser et de l’optimiser, avant de l’étendre à tout le territoire. En 2020, un tiers des 1.000 dossiers ADS de la ville centre ont été traités par voie dématérialisée, principalement ceux des professionnels (notaires, architectes…). « C’est plus difficile avec les particuliers », reconnaît le responsable du service Urbanisme. « Quand l’un d’eux se présente pour déposer un dossier nous évaluons sa familiarité avec les services numériques pour lui proposer l’accès à notre service en ligne. Sinon nous instruisons sa demande au format papier. »

Le guichet en ligne ouvert à tous les habitants au 1^er janvier 2022

« À l’échéance du 1^er janvier 2022 toutes les demandes des 14 communes du Pays Fléchois seront intégralement dématérialisées », assure Nicolas Chauvin. Le guichet en ligne sera accessible à tous sans tri préalable et les pétitionnaires qui ne seront pas en mesure d’effectuer les démarches par voie électronique pourront déposer leur demande ADS au format papier. Le service instructeur se chargera alors de la dématérialisation. Dans les deux autres communautés de communes associées au projet, la généralisation à toutes les communes est envisagée mais la décision définitive n’a pas encore été prise.

Service mutualisé, charges partagées

Actuellement le service ADS s’appuie sur un effectif de quatre agents instructeurs, un cinquième est en cours de recrutement. Son fonctionnement est financé par les trois EPCI qui refacturent ou non les prestations fournies à leurs communes membres. Les montants sont déterminés selon le volume de dossiers traités. Les principaux postes d’investissement concernent les moyens humains, les équipements et outils numériques ainsi que la formation des agents, dont les secrétaires de mairie qui sont les premiers contacts des pétitionnaires.

Éviter de brûler les étapes

Aux yeux de Sébastien Jousse, deux conditions principales sont à réunir pour mettre sur les bons rails un projet de dématérialisation des ADS. « Il faut d’une part associer les professionnels, impliquer les secrétaires de mairie comme tous les agents concernés et savoir écouter les habitants pour apporter une solution aux problématiques de chacun de ces publics. D’autre part, il me semble essentiel de prendre le temps nécessaire pour résoudre les difficultés les unes après les autres en avançant point par point, sans chercher à brûler les étapes. »