Aix-en-Provence mise sur les nouvelles technologies pour gérer les délibérations

C'est l'un des symboles de l'administration que la ville d'Aix-en-Provence s'apprête à ranger au placard : le parapheur, qui contient les projets de délibérations et passe entre les mains des directeurs de services. Il va céder la place à l'informatique. De la rédaction à l'adoption en conseil municipal, l'ensemble de ce que l'on appelle la "chaîne" de la délibération sera dématérialisé à partir du printemps 2006.
Concrètement, les agents saisiront le texte du projet de délibération sur une application informatique. Leur directeur le consultera directement à partir de son ordinateur. Il le validera sous forme électronique. Le directeur général des services et les élus procéderont ensuite à une validation électronique avant le passage en conseil municipal et l'archivage de la délibération.
La gestion informatique va améliorer le travail de l'administration qui, pour chaque conseil municipal, doit préparer entre 80 et 100 délibérations. Les délais seront raccourcis puisque le parapheur transitait auparavant par des navettes reliant des sites distants parfois de plusieurs kilomètres. Désormais, les agents rédigeront des projets de délibération semblables dans leur présentation. Le directeur des services informatiques, Jérôme Richard, salue cette "homogénéisation" et rappelle que jusqu'à présent, "chaque service possédait ses propres caractères typographiques".

Dématérialiser les échanges avec le contrôle de légalité

Les nouvelles technologies simplifient la gestion des délibérations. Il faut cependant pour cela "que tous les individus de la chaîne soient acteurs", estime Jérôme Richard. "Par exemple, les personnes habilitées à valider le projet de délibération doivent procéder à cette étape sans quoi le document ne poursuivra pas son chemin." Autre avantage : des économies sur l'impression et le papier sont prévisibles, même si certains agents continuent à imprimer une version papier pour relire plus aisément la délibération.
La ville d'Aix-en-Provence a choisi la technologie développée par la société marseillaise Digitech. Depuis l'automne, elle teste son logiciel de gestion des délibérations, AIRS3 Délib, installé sous Linux. L'outil sera déployé en grandeur réelle à partir du mois d'avril. Les 150 premiers utilisateurs ont déjà été formés. Le coût global de la facture (logiciel, serveur et prestations) s'élève à 30.000 euros.
Le produit bénéficiera encore d'améliorations, comme la possibilité pour les élus de consulter les délibérations à partir d'un extranet. De plus, l'objectif de la ville est de parvenir d'ici à la fin de l'année à dématérialiser la transmission des délibérations au service du contrôle de légalité de la sous-préfecture. Elle place clairement cette initiative dans le sillage du conseil général des Yvelines, pionnier en cette matière depuis qu'il a lancé, en 2003, une expérimentation sur la plate-forme électronique Fast.

Les grandes villes s'y intéressent

La ville d'Aix-en-Provence n'en est pas à son premier essai en matière de dématérialisation de la gestion des délibérations. De 1992 à 1995, elle avait déjà utilisé des solutions électroniques dans ce domaine. "Les utilisateurs avaient trouvé que le produit était compliqué, déclare Jérôme Richard. C'est pourquoi la mairie était revenue à une gestion traditionnelle." Le retour l'année dernière à des solutions de type électronique pour la gestion des délibérations est le signe d'un regain de confiance.
L'un des principaux fournisseurs du secteur, la société Digitech, indique qu'elle a équipé de son logiciel une vingtaine de villes et communautés et pas moins de trente conseils généraux. En revanche, dans les petites villes, "la gestion électronique des délibérations ne correspond pas à un besoin stratégique", analyse Grégoire de Préneuf, directeur de la société informatique Deuzzi. "Ces communes vont d'abord acquérir un logiciel de comptabilité. Si elles souhaitent en plus disposer d'une solution électronique des délibérations, elles auront recours aux logiciels libres plutôt qu'à un produit du marché", poursuit-il. A terme, le recours aux nouvelles technologies pour la gestion des délibérations semble promis à un bel avenir.

Thomas Beurey / EVS Conseil pour Localtis

Gestion électronique des délibérations : Palaiseau dresse le bilan

Depuis plus d'un an, la commune de Palaiseau (Essonne) dématérialise le processus de gestion de ses délibérations.

A Palaiseau, le logiciel de gestion des délibérations a considérablement réduit les délais, constate le directeur des services informatiques de la mairie, Robert Massonneau. "Pour certaines décisions, dix jours sont aujourd'hui nécessaires, contre un mois auparavant", déclare-t-il. En 2004, la ville s'est équipée d'un logiciel de gestion grâce auquel tout le circuit de la délibération est désormais dématérialisé. Le coût de l'investissement était élevé, de l'ordre de 90.000 euros HT. Il a fallu compter 45.000 euros HT pour le logiciel et les licences d'utilisation et 40.000 euros pour diverses prestations (suivi du projet, paramétrages, etc.). "Le retour sur investissement se fera après plusieurs années", commente Robert Massonneau, qui souligne les avantages de l'outil : rapidité, souplesse et simplification du circuit des délibérations, mais également possibilité de rechercher ces dernières par mots clés et stockage facilité.
Malgré ces atouts, le produit n'a pas encore convaincu tous les agents. "Certains ont du mal à accepter qu'on leur impose des méthodes de travail", observe le directeur des services informatiques. Aussi, le service des instances municipales est-il parfois obligé de saisir lui-même les projets de délibérations à la place des agents récalcitrants.
L'année dernière, la ville a par ailleurs ouvert le chantier de la dématérialisation de la gestion du courrier. C'est là une tâche plus difficile que la dématérialisation de la gestion des délibérations, car "le processus de gestion apparaît moins évident", note Robert Massonneau.

Aller plus loin sur le web :
 
Le site internet de la ville d'Aix-en-Provence
http://www.mairie-aixenprovence.fr