Analyse des besoins sociaux : les CCAS martiniquais créent un groupement de commandes (97)

Jusqu'à présent, aucun de ces 14 CCAS martiniquais (voir encadré ci-dessous) n'avait eu les moyens de réaliser cette analyse des besoins sociaux (ABS). Pourtant, ainsi que le souligne Louisa Lucien, la directrice du CCAS de Le François, commune qui a coordonné la démarche, l’ABS est un outil fort utile, "car cette démarche permet de faire émerger des propositions de solutions au plus près du terrain en matière de santé, logement, etc.". Plutôt que de continuer à s'en passer, les élus ont donc décidé de trouver une alternative. "Le groupement de commandes s'est avéré la solution la plus adaptée à nos contraintes budgétaires car il nous permet de faire des économies d'échelle", poursuit la directrice du CCAS.

Une procédure commune d’appel d’offres avec un comité de pilotage

Une convention constitutive du groupement de commandes a prévu que le CCAS coordonnateur soit celui de la commune de Le François. Elle a permis de déterminer, conformément aux dispositions du Code des marchés publics, les modalités de fonctionnement du groupement et de préciser les obligations de l’ensemble des parties, et notamment les missions du coordonnateur (voir encadré ci-dessous). Pour la réalisation de l’objet du groupement, ce dernier est chargé du recueil des besoins et de l’organisation des opérations de sélection des cocontractants, tandis qu’il assure parallèlement une mission de conseil juridique et technique aux membres.
Chaque CCAS a ensuite pris une délibération pour spécifier son adhésion au groupement de commandes. Dans une autre délibération, chaque CCAS a désigné un membre pour composer la commission d'appel d'offres spéciale. Ensuite, la procédure a suivi le cheminement classique d'un appel d'offres. Un comité de pilotage composé de quatre directeurs de CCAS a rédigé le cahier des charges du marché. Tous ces documents ont été soumis à l'expertise de la responsable du service Commande publique de la ville de Le François pour éviter toutes les failles juridiques et techniques. Le CCAS de Le François a lancé l'appel d'offres. En 2011, la candidature du mieux-disant a été retenue.

Diagnostic par commune et problématique d’ensemble

Les ABS ont été menées à partir de l'automne 2011 suivant un calendrier mis au point avec le cabinet retenu. "Ce n'est pas une ABS générale, mais bien des ABS spécifiques à chaque commune qui ont été réalisées et rendues", souligne Louisa Lucien. La liste de ces communes figurait d'ailleurs comme "lieu d'exécution et de livraison" de l'appel d'offres. Depuis, "chaque partenaire mène ses travaux de son côté sur les propositions et pistes de travail découlant de l'ABS" poursuit la directrice du CCAS. En janvier 2013, un séminaire a réuni l'ensemble des CCAS partenaires pour creuser une problématique commune, la prise en charge des personnes âgées.

Coût mutualisé évitant les frais de gestion

La participation financière des communes est calculée au prorata du nombre d’habitants. Sur un total de 83.816 euros TTC, la moitié des CCAS en ont acquitté chacun 3,23% (2.707,26 euros), deux autres ont chacun versé 6,45 % du montant total (5401,96 euros) et les cinq plus gros (dont Le François) ont payé 12,9 % (10.812,30 euros). Chaque CCAS a directement payé sa quote-part auprès du cabinet pour éviter d'alourdir la gestion si le CCAS de Le François avait dû avancer les sommes et récupérer leur remboursement. Aujourd'hui, fort de l'expérience de ce groupement de commandes, une douzaine d'autres communes martiniquaises ont décidé de suivre la même démarche pour se payer leur ABS.

Emmanuelle Stroesser / Agence Traverse pour la rubrique Expériences des sites www.mairieconseils.net et www.localtis.info
 

Les 14 CCAS du groupement de commande
Les Anses d’Arlet, Basse-Pointe, Le Carbet, Case-Pilote, Le Gros-Morne, Le François, Le Lorrain, Le Marigot, Le Marin, Saint-Esprit, Saint-Joseph, Sainte-Marie, La Trinité et Le Vauclin

Les missions du coordonnateur
Pour la réalisation de l’objet du groupement, le coordonnateur est chargé des missions suivantes :
- recueil des besoins : le coordonnateur recense les besoins de l’ensemble des membres du groupement de commandes, en vue de la passation du marché public. Il assiste, si nécessaire, les membres du groupement dans la définition de leurs besoins, opérée conformément aux dispositions des articles 1-1 et 5 du Code des marchés publics ;
- organisation des opérations de sélection des cocontractants : le coordonnateur est chargé d’assister les membres dans la définition de leurs besoins et de centraliser ces besoins sur la base d’une définition préalable établie par lui en concertation avec les membres ; définir l’organisation technique et administrative des procédures de consultation. ; élaborer l’ensemble des dossiers de consultation en fonction des besoins définis par les membres ; assurer l’ensemble des opérations de sélection de cocontractants (publication des avis d’appel public à la concurrence (AAPC) et d’attribution, envoi des dossiers de consultation des entreprises (DCE) ; réception des offres, analyse des offres, rapport de présentation, convocation et réunion de la commission d’appel d’offres (CAO), etc. ; choisir le titulaire du marché et de signer l’acte d’engagement ; notifier le marché ; transmettre les marchés aux autorités de contrôle ; transmettre aux membres des documents nécessaires à l’exécution du marché en ce qui les concerne ;
Le coordonnateur s’engage à adresser un exemplaire du DCE à chaque membre du groupement dans la semaine qui suit l’envoi de la publication de l’AAPC. Le coordonnateur s’engage également à adresser une copie du registre d’arrivée des offres avant la réunion de la CAO.
Le coordonnateur assure parallèlement une mission de conseil juridique et technique aux membres.