Le conservatoire intercommunal communique avec ses élèves par SMS

Le conservatoire Caux vallée de Seine, en Haute-Normandie, communique désormais avec ses élèves par SMS. Jusque-là, les absences des professeurs étaient indiquées dès que possible sur le site internet de la communauté de communes (47 communes, 68.000 habitants). Mais ce mode d'information pose un problème en termes de réactivité et d'efficacité. "Souvent, les élèves n'ont pas le temps ou le réflexe de consulter le site avant de partir à un cours. Il fallait donc trouver un moyen plus fiable et dans l’air du temps pour leur apporter l'information", explique Maïté Hédou, vice-présidente en charge de l’enseignement artistique. Or, le conservatoire dispose de tous les numéros de portable des élèves ou de leurs parents, communiqués au moment de l'inscription. Un système d'information par SMS paraissait donc facile à mettre en place. Pour cela, la communauté de communes a négocié avec trois sociétés spécialisées dans l'envoi de SMS et a conclu un forfait pour 20.000 SMS/an, au prix de 2.120 euros TTC. Dans le cadre de ce forfait, le prix du SMS est de 95 centimes.
En pratique, dès qu'un professeur signale son absence, une assistante du service administratif du conservatoire extrait de son ordinateur la liste des élèves du cours concerné et l'envoie sur une plateforme dédiée via internet. Les SMS sont aussitôt expédiés et le numéro du conservatoire s'affiche sur le téléphone de l'élève pour qu'il identifie clairement la provenance du message. "Cet outil est plus économique qu'un mode d'information classique. Il fait gagner un temps précieux à l'assistante, qui n'a plus à contacter chaque élève par téléphone, et coûte moins cher que les communications locales, explique Baptiste Dumouchel, le webmaster de la communauté de communes. En outre, le fait de passer par un prestataire externe n'a nécessité aucun développement, aucune main-d'oeuvre, aucun achat de logiciel, ni de frais d'entretien." Trois assistantes sont aujourd'hui formées à l'utilisation de cette plateforme.

Une utilisation envisagée pour d'autres services

Le premier mois, 119 SMS ont déjà été envoyés. Mais ce chiffre devrait bientôt grimper puisque le dispositif sera également utilisé pour informer les élèves des manifestations culturelles organisées par le conservatoire et notamment les concerts. Il est prévu d'envoyer un à deux SMS d'information par mois aux 1.000 élèves inscrits.
Facile à mettre en place et à utiliser, ce dispositif devrait prendre une place plus large dans les moyens de communication de la communauté de communes. "Le conservatoire est en quelque sorte le pilote de ce dispositif. Nous pourrons par la suite acheter d'autres comptes à ce même prestataire pour d'autres services de la collectivité", explique Baptiste Dumouchel. Cela permettrait, par exemple, d'informer les habitants des changements de dates de ramassage des ordures ménagères. Mais il faudra alors que les intéressés communiquent leur numéro de téléphone portable en s'inscrivant sur le site internet.

Aude Rambaud / PCA pour la rubrique Expériences du site Mairie-conseils