Mutualisation de l'ADS au sein de la communauté de communes de Montesquieu (33)

Le mouvement de mutualisation est engagé depuis de nombreuses années au sein de la communauté de communes de Montesquieu (13 communes, 38.000 habitants) : prêt de matériel, groupements de commandes, système d’information géographique, formations, gestion du patrimoine bâti (crèches, office du tourisme, centre technique…). Le président de la communauté de communes, Christian Tamarelle, rappelle un principe fondateur de l’intercommunalité : "Faire à plusieurs ce que l’on ne peut pas faire seul."
C’est en cohérence avec cette logique que s’inscrit la mutualisation du service d’instruction du droit des sols (ADS) en place depuis le 1er juillet 2015. "Nous souhaitions proposer aux communes un service gratuit, comme le sont les autres services mutualisés de l’intercommunalité, et assurer une transition en douceur en garantissant une prestation de qualité. Je précise que si le service est mutualisé, les communes gardent l’autorité sur le processus et le contact avec les pétitionnaires", poursuit le président.

Enquêter sur le savoir-faire de la DDTM et les besoins des communes

Dès septembre 2014, Les élus de la communauté de communes décident de créer un service mutualisé ADS. Sur les treize communes, onze sont dotées d'un PLU, une d'un POS et une est sous le régime du RNU ; dix acceptent. Parmi les trois qui refusent, deux disposent de leur propre service instructeur et une dont les autorisations sont toujours instruites par les services de l'Etat.

"En vue de nous organiser, Nous avons rencontré le service ADS de la DDTM [direction départementale des territoires] en Gironde, pour nous renseigner sur le nombre et le type de dossiers instruits chaque année sur le territoire de la communauté, ainsi que les outils et méthodes utilisés" explique le responsable du service Urbanisme et Planification, Gaël Lassalle.
Durant l’hiver, la communauté de communes recrute un responsable de la cellule ADS au sein du service Urbanisme et Planification. Sa première mission consiste à se rendre dans les communes, avec son responsable de service, afin de cerner au plus près les attentes des élus et de leurs collaborateurs.

Convention et logiciel organisent le travail

Une convention répartissant les tâches entre les communes et la communauté est rédigée conformément aux recommandations de l’AdCF (voir modèle de convention). Applicable à toutes les communes du territoire de la communauté, elle est approuvée dans les premiers mois de 2015 par les dix conseils municipaux des communes volontaires.
Restait également à se doter d’un logiciel qui soit à la fois performant pour l’instruction et suffisamment souple d’utilisation pour les communes. "Nous avons dû choisir un outil informatique différent de celui de la DDTM, car celui-ci n’a pas été mis à disposition des collectivités, indique le responsable du service. Le choix s’est porté sur un logiciel permettant aux communes d’accéder à distance aux données sur l’instruction de leurs actes et l’avancement des dossiers." En juin, les personnels communaux concernés ont été formés à l’utilisation de ce logiciel.

Les communes gardent la compétence et le contact avec les pétitionnaires

La répartition des rôles entre intercommunalité et communes est claire. Ces dernières conservent la relation de proximité. Elles accueillent les pétitionnaires, leur fournissent un récépissé, numérisent les documents, les intègrent au logiciel commun afin que le service instructeur ADS mutualisé puisse les consulter.
Celui-ci dispose de la délégation de signature des maires. A ce titre il peut par exemple demander des pièces complémentaires directement au pétitionnaire, mais en l’effectuant au nom de la commune concernée. Le pétitionnaire répond à la commune qui intègre ces nouvelles pièces sur le logiciel. Ce système de communication électronique permet de gagner un temps substantiel par rapport aux échanges courrier pratiqués par la communauté de communes et réduit coûts d’affranchissement de ces dossiers, souvent volumineux.

Actes instruits, effectif et budget du service mutualisé

Les actes d’urbanisme instruits par le service ADS sont : les certificats d’urbanisme type b (les type a sont traitées directement en commune), les déclarations préalables, les permis de construire, de démolir et d’aménager. Les dispositions des PLU difficilement applicables à des cas particuliers remontent aussi au service ADS. Au total, les actes à instruire s’élèvent à un millier par an, dont une bonne moitié de permis de construire.
Un effectif de 4,5 personnes équivalents plein temps les prend en charge. Chaque membre de l’équipe ADS a des compétences dans l'instruction et des expériences complémentaires en matière d’urbanisme. Le responsable de la cellule ADS exerçait déjà dans un service ADS mutualisé à l'échelle intercommunale avant son recrutement.
Le budget du service ADS s’élèvera la première année à environ 300.000 euros, (achat de matériels compris), et devrait être ensuite ramené autour de 250.000 euros, soit 250 euros par acte.

Expertises complémentaires : deux conventions d’assistance juridique et technique

En cas de difficulté juridique sur les dossiers complexes, le service ADS peut s’appuyer sur l’aide d’un organisme d’assistance juridique via une convention passée avec le  syndicat de l'aire métropolitaine de Bordeaux  (Sysdau)  qui prend en charge le Scot de 98 communes.
Pour l’assistance technique une convention a été passée par la communauté de communes avec la chambre d’agriculture.

"À ce jour, des évolutions du service ADS sont d’ores et déjà envisagées par les élus, conclut le responsable du service urbanisme "Nous pourrions élargir nos missions au contrôle de la conformité des constructions et à la gestion les déclarations d’intention d’aliéner (DIA)."

Législation
La loi Alur promulguée stipule la fin de la mise à disposition gratuite des services de l’Etat pour l’instruction des autorisations d’urbanisme au 1er juillet 2015 pour les communes appartenant à des communautés de plus de 10.000 habitants.

Victor Rainaldi pour la rubrique Expériences des sites www.mairieconseils.net et www.localtis.info