Saint-Ouen dématérialise les actes administratifs soumis au contrôle de légalité

En matière de dématérialisation, Saint-Ouen est l'une des premières communes de Seine-Saint-Denis, avec Drancy et Tremblay en France, à dématérialiser ses échanges d'actes administratifs soumis au contrôle de légalité. En décembre 2005, dans le cadre du projet Actes (Aide au contrôle et à la télétransmission électronique sécurisée) impulsé par le  ministère de l'Intérieur, la préfecture de Seine-Saint- Denis, a organisé une réunion pour lancer une opération pilote concernant  la possibilité pour les collectivités territoriales de transmettre par voie électronique leurs actes soumis au contrôle de légalité. Une fois mesurés les avantages et les contraintes de la proposition, la ville a décidé de s'engager dans le processus, explique Karine Nous, directrice des affaires générales et juridiques.

Transmettre de façon instantanée

Tous les actes administratifs soumis au contrôle de la légalité (plus de 800 par an à Saint-Ouen) nécessitent il est vrai de nombreuses opérations (photocopies, disponibilité d'un chauffeur pour transporter les actes quotidiennement de la mairie à la préfecture..). L'objectif de la télétransmission par le biais d'une plate-forme est d'envoyer de façon instantanée, sept jours sur sept, plusieurs dossiers, d'un seul clic à la préfecture.
Saint-Ouen est entré dans le projet en tant que ville pilote. Le principe de télétransmission est en fait l'aboutissement d'une démarche communale déjà bien entamée. Saint-Ouen avait déjà mis en place, depuis 2004, une procédure dématérialisée de validation hiérarchique des actes en utilisant un logiciel métier appelé "Airs délib".  L'enjeu est donc de taille car il s'agit bien sûr de gagner du temps en simplifiant la procédure, grâce aux technologies modernes permettant d'économiser  du  papier... Pour la commune, le coût avoisine les 15.000 euros d'investissement. Soit un module pour adapter le logiciel déjà en place, couvrir le coût du tiers de confiance, intermédiaire obligatoire qui simplifie et sécurise l'échange de l'ensemble des actes administratifs effectués en lien avec la préfecture et enfin le coût des certificats nominatifs des personnes mandatées au sein de la mairie pour effectuer les envois. Quatre personnes détiennent un certificat à Saint-Ouen.
A terme, au-delà des décisions et délibérations du conseil municipal, la transmission d'autres types de documents comme les arrêtés du maire se développera. Mais la commune ne compte pas en rester là et envisage de poursuivre l'initiative en télétransmettant au Trésor public les actes financiers au moyen du système Hélios. La commune est liée avec la préfecture par une  convention (signée le 13 février 2007), aboutissement d'une étroite concertation et première étape de la mise en oeuvre opérationnelle du dispositif. La mise en place de ce dispositif implique néanmoins l'application d'une nomenclature nationale (soit un classement des actes par matière), chaque  commune signant sa propre convention qui tient compte d'aménagements locaux. La phase de test  dure en principe un mois.
Cette nouvelle façon de travailler entraîne de nombreux changements pour la préfecture comme pour la commune. A l'évidence la télétransmission contribue à faire gagner du temps, même si actuellement, à Saint-Ouen, au cours de cette phase de test, le fonctionnement est double avec le système traditionnel et la dématérialisation. Le premier constat est positif. A la préfecture également, même si ces nouveaux modes d'échanges nécessitent de part et d'autre une réorganisation des services.

Savoir qui élabore et qui valide

Avant de se lancer dans ce type d'opération, plusieurs étapes sont à franchir. La première est de mettre à plat le système interne de la collectivité concernant les échanges d'actes administratifs soumis au contrôle de la légalité. Il s'agit de savoir exactement qui et dans quel ordre élabore et valide chaque acte, et ce  au sein de l'ensemble de l'organisation. C'est un exercice indispensable avant d'engager le processus de dématérialisation. Ensuite il faut anticiper les inscriptions auprès du tiers de confiance, organisme auquel les mandataires transmettent les actes, qui les sécurise et les  envoie à la préfecture. Le choix du tiers de confiance fait bien sûr l'objet d'un marché public. Ces organismes sont tous agréés par le ministère de l'Intérieur et liés par contrat aux collectivités. La ville de Saint-Ouen a opté pour la société Fast, offre de service développée par la société CDC Confiance électronique européenne (CDC CEE), une filiale de la Caisse des Dépôts. Enfin, l'obtention des certificats individuels en faveurs des agents télé transmetteurs, désignés dans la commune, prend également un certain temps, et doit être en conséquence pensée en même temps. Toutes ces étapes se sont déroulées en seize mois à Saint-Ouen. L'ensemble de ces opérations ne peut se faire sans une collaboration étroite et de confiance entre l'équipe de la commune, celle de la préfecture et les fournisseurs de matériels. Les partenaires ont  intérêt à ce que le projet avance et qu'il fonctionne !
La convention avec la préfecture doit être suivie avec minutie, de façon à ce que les communes restent maîtresses de leurs conventions. La nomenclature étant nationale, elle peut être déclinée au niveau départemental mais ne correspond pas exactement avec la réalité locale. Il faut donc être attentif aux termes et viser ensemble une convention "sur mesure" en avançant préfecture et collectivités, progressivement, ensemble et tendre vers l'excellence avec suivi et évaluation.

Nathalie Froissart, pour la rubrique Expériences des sites Mairie-conseils et Localtis