La communication de documents administratifs aux administrés peut-elle être tarifée ?

Cette fiche question/réponse est extraite du document publié par Mairie-conseils en avril 2014 : Les 101 questions que vous allez vous poser … et leurs réponses – Manuel à destination des élu(e)s des communes de moins de 3 500 habitants.

La communication de documents administratifs doit se faire dans le respect de la loi et selon les modalités du demandeur (1).

Vous pouvez lors de cette communication faire payer les frais correspondant au coût de reproduction et le cas échéant d’envoi de ces documents (2).

L’administré devra être informé des frais qu’il devra acquitter et dont le paiement préalable pourra être demandé.

Ces tarifs sont fixés par le conseil municipal et doivent correspondre aux coûts réels de reproduction. Pour trois types de supports, le conseil sera limité par des tarifs fixés par un arrêté indiquant le montant maximum qu’il est possible de facturer aux administrés.

Ces tarifs sont de :
0,18 Euro par page de format A 4 en impression noir et blanc ;
1,83 Euro pour une disquette ;
2,75 Euro pour un cédérom.
Pour ces trois supports, le conseil ne peut donc décider une tarification supérieure, même si les coûts de reproduction les dépassent. Par ailleurs, il ne pourra pas fixer un tarif aux limites de l’arrêté (3) si les coûts sont inférieurs. Pour les autres supports tel que DVD, clés USB ou impressions couleur, aucun tarif fixe n’est imposé.
Pour l’application de ces frais, vous devrez mettre en place une régie de recettes afin d’encaisser le produit des frais de reproduction. A défaut, les documents devront être remis gratuitement (4).
 

(1) Loi 78-753 du 17 Juillet 1978
(2) Décret 2005-1755 du 30 Décembre 2005
(3) Arrêté du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d'un document administratif
(4) Avis de la commission d’accès aux documents administratifs n° 20074485 du 22 Novembre 2007