Le Pays Mellois sur la voie de la dématérialisation (79)

Le syndicat mixte Pays Mellois (Deux-Sèvres, 85 communes, 4 communautés de communes, 47.902 habitants au 1er janvier 2014) avait déjà franchi une étape quelques années plus tôt, en mettant en réseau toutes les communes et EPCI du territoire pour les relier par un même serveur de messagerie. L’opération avait pu être réalisée sans trop de difficulté grâce au savoir-faire d’un agent expérimenté, particulièrement chevronné et bon connaisseur de l’informatique. Encouragés par ce premier pas, les élus ont souhaité aller plus loin. Notamment dans le domaine de la dématérialisation des actes administratifs. "Plutôt que d’être à la traîne du mouvement, nous avons préféré en devenir les pilotes", confie Dorick Barillot, président du syndicat mixte du Pays Mellois. Début 2012, l’assemblée du pays a donc voté une délibération en faveur d’une mutualisation de la démarche d’envoi dématérialisé des procès-verbaux de réunions et de délibérations émis par les EPCI ou communes membres du syndicat mixte.

Une démarche volontariste du Pays Mellois

La dynamique a bien fonctionné puisque plus de quarante collectivités membres du pays se sont déclarées intéressées par le projet. "Reste qu’il a fallu une démarche très volontariste du pays pour mettre en place une telle technologie qui réclame beaucoup de rigueur et un accompagnement très fort. La présence de l’agent qui avait déjà pris en charge le chantier de mise en réseau a été essentielle. Si le pays ne s’était pas engagé à fond dans cette procédure, les communes n’auraient vraisemblablement jamais sauté le pas d’elles-mêmes", souligne le président du syndicat mixte. Le pays a été désigné autorité d’enregistrement déléguée des certificats électroniques remis aux collectivités volontaires. Grâce à cette approche collective, le syndicat mixte a pu mener toutes les démarches administratives auprès de l’autorité de certification homologuée - la chambre de commerce - en vue d’obtenir les certificats électroniques des quarante communes ou EPCI . Avec à la clé une réduction des coûts. "La réduction de cotisation pour obtenir le certificat, obtenue par le syndicat du pays, a été un élément important pour nos membres qui ne disposent que de maigres ressources, souligne le président du syndicat mixte. L’agent a ensuite assuré un accompagnement complet auprès des communes : depuis l’installation du système d’authentification dans chaque commune jusqu’à la formation du secrétaire de mairie à la procédure."

Prochaine étape : les documents budgétaires du syndicat mixte

Si le dispositif s’est mis en place sans encombre, les difficultés vont peut-être apparaître avec le départ de ce collaborateur. "Le pays compte sur les collectivités pour s’accaparer pleinement le dispositif, avec l’aide d’un prestataire extérieur", explique le président. Le syndicat mixte souhaite pour sa part réaliser maintenant la prochaine étape de ce processus : la dématérialisation de ses propres documents comptables (bordereaux de mandats et titres) lors de la transmission au Trésor public.

Michel Léon / Titres & chapos pour la rubrique Expériences des sites www.mairieconseils.net
et www.localtis.info