Les membres du bureau ou d'autres délégués peuvent-ils obtenir le remboursement de frais engagés au nom du syndicat mixte ?

Constat :

Dans le cadre des réunions ou d’activités exceptionnelles accomplies par un membre du bureau ou tout délégué ne bénéficiant pas d’indemnités de fonction (réunions, manifestation de grande ampleur, festival, exposition, lancement d’une opération nouvelle, d’un chantier important...) un surcroît de travail momentané peut être de nature à justifier l’octroi d’indemnités ou le remboursement des frais engagés.

Réponse :

Pour les syndicats mixtes fermés et les syndicats mixtes ouverts associant exclusivement des communes, des EPCI, des départements et des régions, le remboursement des frais dus à un déplacement ou à une mission de tout délégué est possible, mais reste subordonné à l’exécution d’un mandat spécial. Celui-ci, qui exclut de simples activités courantes, doit correspondre à une opération déterminée accomplie dans l’intérêt du syndicat mixte et limitée dans le temps. Les remboursements sont subordonnés à l’intervention d’une délibération du comité attribuant ce mandat spécial et précisant l’objet, la durée de la mission, l’étendue des pouvoirs éventuels de l’intéressé et bien sûr la prise en charge par le syndicat des frais engagés pour l’exécution d’un tel mandat. Les frais remboursés pourront comprendre les frais de séjour appelés frais de mission (hébergement et restauration) et les frais de transport, sur présentation d’un état de frais, selon les modalités prévues au Code général des collectivités territoriales (art. L5721-8, L5211-14 et L2123-18).

Par ailleurs, l’article L5211-13 modifié du CGCT prévoit la possibilité pour les membres du comité d’un syndicat mixte fermé ou associant exclusivement des communes, des EPCI, des départements et des régions, qui ne bénéficient pas d’indemnités au titre de fonctions de président ou vice-président au sein de ce syndicat mixte, d’être remboursés des frais de transport qu’ils engagent à l’occasion de leurs déplacements pour la participation aux réunions suivantes : comité, bureau, commissions instituées par délibérations dont ils sont membres, comités consultatifs, commission consultative en matière de service public, organismes extérieurs où ils représentent le syndicat mixte. Il faut que la réunion se tienne en dehors de leur commune. La dépense est à la charge du syndicat mixte (qui organise la réunion). La prise en charge est assurée dans les conditions définies par décret du 28 mai 1990.

En l’absence de précision sur le régime applicable aux syndicats mixtes ouverts élargis à d’autres établissements publics (chambres consulaires, OPHLM...), ceux-ci peuvent prévoir dans leurs statuts de telles possibilités de remboursement selon des modalités qu’il peut être utile de rapprocher de celles exposées ci-dessus.

En dernier lieu, il convient de noter que la loi du 27 février 2002 introduit un article L2123-18-1 du CGCT qui permet aux membres d’un conseil municipal de bénéficier du remboursement des frais de transport et de séjour qu’ils ont engagés pour se rendre à des réunions dans des instances ou organismes où ils représentent leur commune ès qualités, lorsque la réunion a lieu hors du territoire de celle-ci.

Source
Art. L5721-8, L 5211-13, L5211-14, L2123-18, L2123-18-1, D5211-5 du CGCT ; loi 2002-276 du 27 février 2002 relative à la démocratie de proximité.